A folyamattérkép a siker egyik záloga
Mi a folyamattérkép?
Miért van rá szükség?

Hogyan hat az intézmény sikerességére?

Az Államháztartási Belső Kontroll Standardok és Gyakorlati Útmutató (továbbiakban: ÁBKSGYÚ) megfogalmazása szerint a folyamattérkép „egy áttekinthető ábrában tartalmazza a szervezet összes tevékenységét az azokhoz kapcsolódó szervezeti célokkal együtt”.

Tehát a lényege, hogy felvázoljuk az intézmény üzleti és támogató folyamatait az elvégzendő munkafolyamatokkal és lépésekkel együtt, majd célokat rendelünk hozzájuk.

Gyakorlatilag kapunk egy kristálytiszta képet a szervezet működéséről, amelynek köszönhetően a vezetők és a projektmenedzserek pontosan látják, hogyan hangolják össze a munkákat, és hogyan kapcsolódnak össze a feladatok. A folyamattérkép megmutatja továbbá, hogy kinek mekkora szerepe van egy projektben, ki milyen feladatokért felelős.

Melyek a folyamattérkép előnyei?

Elengedhetetlen a folyamatok átláthatóvá és mérhetővé tétele, hiszen csak így lehetséges egy hatékony és eredményes működést kidolgozni, általa a szervezet céljait elérni.

A folyamattérkép előnyei a teljesség igénye nélkül:

• Láthatóvá válik, hol lehet hatékonyabbá tenni a folyamatokat, hol van szükség plusz lépésekre.
• Áttekinthetően ábrázolja a folyamatokat.
• Hatékonyabbá teheti az együttműködést, ha a munkatársak látják, hogyan kapcsolódnak össze a feladataik.
• Megkönnyíti a vezető vagy a projektmenedzser munkáját.
• A folyamatok pontos levezetése és tökéletesítése jobb eredményekhez vezethet.
• Hatékonyabban felismerhetők a potenciális problémák, hiányosságok és elakadások.

Hogyan épül fel egy folyamattérkép?

A folyamattérkép a folyamatok és részfolyamatok halmazából tevődik össze. Olyan mélységben kell elkészíteni, hogy minden folyamat jól látható legyen, minden lényeges folyamatot tartalmazzon, ugyanakkor átlátható és könnyen értelmezhető maradjon.

Az ÁBKSGYÚ szerint:

„Alulról, a végrehajtási szintről kiindulva úgy kell írásba foglalni a költségvetési szerven belül végzett feladatokat, hogy az egy folyamatba foglalható tevékenységeket jellemzőik alapján megfelelően csoportosítsák, megteremtve a rendszerré szervezés feltételeit is. Az egyes folyamatokat egymástól tartalmilag jól elkülönítve, de kapcsolódási pontjaikat meghatározva, a kontrollrendszer követelményeinek megfelelően kell rögzíteni.”

Egy minden szempontból pontos és összeszedett folyamattérkép elkészítéséhez a munkatársak és vezetők szoros együttműködésére van szükség. A tapasztalataik, javaslataik elengedhetetlenek ahhoz, hogy egyben lássuk a teljes képet.

A tevékenységeket a folyamatok alapján kell csoportosítani. A folyamatok rendszerezésénél fontos, hogy kialakítsunk olyan tevékenységcsoportokat, amelyek „összefoglalóan képesek leírni több elemi tevékenységet”.

A folyamattérkép kialakításánál továbbá figyelembe kell venni a folyamatok alá- és fölérendeltségét, egymásra épülését, egymásra utaltságát, illetve az egymást kiegészítő feladatokat és folyamatokat.

Íme egy konkrét példa a folyamatok rendszerezésére:

A folyamatok rendszerezés táblázat kiegészítése a kapcsolódó szervezeti célkitűzésekkel és a folyamatgazdával adja a folyamattérképet:

2. ábra. Forrás: Államháztartás

A folyamattérkép és a teljesítménymenedzsment

Egy átlátható folyamattérkép alapján elindulhatunk a szervezet teljesítményének feltérképzése útján. Minden vezető azt szeretné, ha intézménye eredményesen is profitábilisan működne. Ez azonban nem lehetséges, ha szervezetlenség uralkodik.

A folyamattérképet kiegészíthetjük a teljesítményre vonatkozó információkkal is, mint a költségek vagy az elvárások. A teljesítménymenedzsment a folyamatok elemzéséből indul ki, és a folyamatok javítását célozza a teljesítmény javítása érdekében.

Mikor kell egy folyamaton változtatni? Mit tekintünk hatékony folyamatnak? Hogyan mérhetjük a folyamatok eredményességét? Hogyan javíthatunk rajta? Milyen mutatószámokat rendeljünk hozzá? Ezek olyan kérdések, amelyeket elengedhetetlen időről időre feltenni és megválaszolni.

Érti már, miért a folyamattérkép a siker egyik záloga?