A belső kontroll kézikönyv készítésére nem kötelez jogszabály. Azonban jó, ha a szervezet rendelkezik a belső kontrollrendszerre vonatkozóan egy összefoglaló dokumentummal, amely segíti az első számú vezető, az ellenőrök és a belső kontrollrendszerrel foglalkozó munkatársak munkáját. Amennyiben én készítem el a kézikönyvet, az elkészítéshez szükséges ismeretek megszerzéséhez szükséges egy belső kontrollrendszerre vonatkozó gyors átvilágítás, és néhány vezetővel interjú készítése is.

Vállalom a már meglévő belső kontroll kézikönyv vagy a korábbi jogszabályban foglaltak miatt elkészített FEUVE szabályzat felülvizsgálatát, illetve helyette belső kontrollkézikönyv készítését is. Itt szükséges megemlíteni, hogy a jelenlegi jogi szabályozás és a szakirodalom nem ismeri a FEUVE szabályzatot, mint önálló szabályzat típust. A FEUVE korábbi 3 eleme közül a szabálytalanságkezelésből az integritást sértő események eljárásrendje lett, az ellenőrzési nyomvonal a kontrollkörnyezet része lett (A folyamatok meghatározása és dokumentálása), a kockázatkezelés pedig önálló elem lett, integrált kockázatkezelési rendszer név alatt.

Az egyik általam készített belső kontroll kézikönyv tartalomjegyzéke az alábbi:

1. Általános rendelkezések
2. A szabályzat célja
3. A szabályzat hatálya
4. Értelmező rendelkezések
5. A Belső kontrollrendszer kialakítása, működtetése és fejlesztése
6. Kontrollkörnyezet

1.1 Célok és szervezeti felépítés
1.2 Belső szabályzatok
1.2.1. A szervezeti integritást sértő események kezelésének eljárásrendje
1.3 Feladat- és felelősségi körök
1.4 A folyamatok meghatározása és dokumentálása – Ellenőrzési nyomvonal
1.5 Humánerőforrás
1.6 Etikai értékek és integritás

2. Integrált kockázatkezelési rendszer - Integrált kockázatkezelési eljárásrend

3. Kontrolltevékenységek
3.1. Kontrollstratégiák és -módszerek
3.2. Feladatkörök szétválasztása
3.3. A feladatvégzés folytonossága

4. Információs és kommunikációs rendszer
4.1. Információ és kommunikáció
4.2. Iktatási rendszer

5. Nyomon követési rendszer (Monitoring)
5.1. A szervezeti célok megvalósításának nyomon követése
5.2. A belső kontrollok értékelése
5.2.1. Vezetői nyilatkozat a belső kontrollrendszer működéséről
5.3. Belső ellenőrzés – Belső ellenőr

6. A belső kontrollrendszerrel kapcsolatos továbbképzési kötelezettség

7. Hatályba lépés

A tanácsadás történhet alkalomszerűen vagy rendszeresen. Ilyen tanácsadási téma lehet például a belső kontrollrendszer rövid összefoglalása, belső kontrollrendszer ellenőrzésekor tapasztalt hiányosságok, a belső kontrollrendszer kiépítésével kapcsolatos legjobb gyakorlatok ismertetése.

Ha ismertek a szervezet szűk keresztmetszetei, esetleg a belső/külső ellenőrzés javaslatot tartalmazó megállapítást tett valamelyik rész működésére, akkor célirányosan is megvalósítható a konkrét belső kontrollrendszer elem fejlesztése. Ha szükséges, akkor gyorsátvilágítás is lehet a kiindulópontja a belső kontrollrendszer fejlesztésnek. Ilyenek lehetnek például:

• folyamatok meghatározása, dokumentálása
• folyamatgazdák kijelölése
• ellenőrzési nyomvonal készítése
• kontrolltevékenységek meghatározása
• szabályzatok aktualizálása
• mutatószámrendszer kidolgozása
• integrált kockázatkezelési rendszer szabályozása, kialakítása
• integrált kockázatkezelés végzése
• belső vagy külső kommunikációs rendszer kialakítása
• nyomonkövetési rendszer kialakítása

Koordinációs tevékenységem biztosítja a szervezeti egységek bevonását és támogatja a szervezet vezetőjét a belső kontrollrendszer megfelelő kialakításában, működtetésében és fejlesztésében.

A koordináció a belső kontrollrendszer mind az 5 elemének működtetésével kapcsolatos feladatokra (pl.: belső szabályzatok aktualizálása, munkaköri leírások tartalma, munkaköri átadás-átvétel dokumentációja, vezetői megbízások pályáztatása, teljesítményértékelés, ellenőrzési nyomvonalak, integrált kockázatkezelés végzése, ellenőrzési tevékenységek feladatkörök szétválasztása, mutatószámok elemzése, intézkedési tervek megvalósítása, vezetői nyilatkozat elkészítése) vonatkozóan az alábbiakat jelenti:

• Információt kérek be
• Információt és feladatot továbbítok
• Megbeszélést tartok
• Munkacsoportot alakítok ki
• Munkacsoport megbeszélést hívok össze
• Rögzítem a megbeszélteket és azok eredményeit
• Részanyagokat gyűjtök össze és azokat egységes anyaggá dolgozom össze
• Dokumentumokat állítok össze, azokat megküldöm véleményezésre és véglegesítem, felterjesztem jóváhagyásra, valamint az érintettekkel megismertetem

Belső kontrollrendszert a szervezeti sajátosságok figyelembevételével a magyarországi államháztartási belső kontroll standardoknak megfelelően alakítom ki.

• 1. Kontrollkörnyezet
• 1.1. Célok és szervezeti felépítés
• 1.2. Belső szabályzatok
• 1.3. Feladat- és felelősségi körök
• 1.4. A folyamatok meghatározása és dokumentálása
• 1.5. Humánerőforrás
• 1.6. Etikai értékek és integritás

• 2. Integrált kockázatkezelési rendszer
• 2.1. A kockázatok meghatározása és felmérése
• 2.2. A kockázatok elemzése és értékelése
• 2.3. A kockázatok integrált kezelése
• 2.4. A kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálata
• 2.5. Súlyos szervezeti integritást sértő események

• 3. Kontrolltevékenységek
• 3.1. Kontrollstratégiák és módszerek
• 3.2. Feladatkörök szétválasztása
• 3.3. A feladatvégzés folytonosság

• 4. Információs és kommunikációs rendszer
• 4.1. Információ és kommunikáció
• 4.2. Iktatási rendszer
• 4.3. Szervezeti integritást sértő események jelentése

• 5. Nyomon követési rendszer (Monitoring)
• 5.1. A szervezeti célok megvalósításának nyomon követése
• 5.2. A belső kontrollok értékelése
• 5.3. Belső ellenőrzés

A kialakítást a belső kontrollrendszer átvilágításával kezdem, ami a terjedelemtől függően állhat a vezetők által kitöltött öntesztből, interjúkból és ellenőrzési tevékenységből is. Ennek végeredménye egy táblázat, amely az adott pillanatban lévő belső kontrollrendszer állapotát tartalmazza; mely elemek vannak meg és melyek hiányoznak, valamint melyek működnek megfelelően és melyek azok, amiket fejleszteni szükséges.

Egy példa a felmérést követő adott időpontban lévő belső kontrollrendszerre jellemzőkről Letöltés

Javaslat intézkedési terv készítésére

1. A belső kontrollrendszer gyorselemzéséből látható, hogy a GtBkr. jogszabálynak való megfelelés érdekében soron kívül szükséges az alábbi kötelezettségek, tevékenységek megfelelő szintre történő emelése és a hiányzó elemek kialakítása:
2. A szervezeti célok, stratégia meghatározása
3. Folyamatok rögzítése
4. Teljesítménymérési rendszer kialakítása, mutatószámrendszer kidolgozása
5. Etikai kódex kiadása
6. Integrált kockázatkezelési rendszer működtetése
7. A döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottsági vizsgálatának kialakítása
8. Információs és kommunikációs rendszer kialakítása
9. Bejelentőrendszer kialakítása
10. Nyomonkövetési rendszer kialakítása
11. Belső ellenőrzés kialakítása