Az ellenőrzési nyomvonalakat a jogszabályi előírás szerint többféle változatban is el lehet elkészíteni: szöveges, táblázatokkal, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírással. Én személy szerint a táblázatos formát javaslom és készítem el, azért, mert az integrált kockázatelemzéshez ez jobban használható, mint a szöveges és az ábrás megoldás. Ennek első oszlopát átmásolva ugyanis már rendelkezésre is áll az integrált kockázatelemzés táblázatának elő oszlopa, még, ha szöveges vagy táblázatos ellenőrzési nyomvonal áll rendelkezésre, akkor szükséges a folyamatokat begépelni a táblázatba. Egy ellenőrzési nyomvonal mérete változó lehet. Készítettem már 40 db sort és 1.000 db sort tartalmazó ellenőrzési nyomvonalat is.

Az elkészítés menete röviden

Bekérem a vonatkozó jogszabályokat, folyamatokat meghatározó szabályzatokat és előírásokat. Igény esetén először elkészítem a folyamat-felelősség mátrixot, a főbb döntési pontokkal. A szabályzatok és a legjobb gyakorlat alapján kitöltöm az ellenőrzési nyomvonal táblázatot. Szükség esetén workshopot tartok az érintettek számára, és a folyamatgazdákkal interjút készítek. Az rendelkezésemre álló információk alapján elkészítem az anyagot, majd véleményezésre és a hiányzó információk pótlására (mely legtöbbször a tevékenység alapjául szolgáló jogszabályokra vonatkozik), megküldöm azt a folyamatgazdák részére. Az észrevételek figyelembevételével elkészül a végleges ellenőrzési nyomvonal.

Az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálat alkalmával áttekintem a meglévő ellenőrzési nyomvonalat és a vonatkozó szabályozást. Gyakorlatilag ugyanazt végzem el, mint ha egy új ellenőrzési nyomvonalat készítenék. A gyakorlatban az a tapasztalatom, hogy korábban a FEUVE keretében elkészített ellenőrzési nyomvonalak vannak a szervezeteknél, amelyek szinte kizárólag a gazdasági terület folyamatait tartalmazzák. A szakmai folyamatokra és az egyéb támogató és irányító folyamatokra nem jellemző az ellenőrzési nyomvonal megléte.

Egy ellenőrzési nyomvonal részlet–Letöltés