Mit várhat el a vezető a belső ellenőrtől?
Meddig tart a felelőssége?

Úgy gondolom, ezen alapkérdésekre minden elsőszámú vezetőnek tudnia kellene a választ, mielőtt belső ellenőrhöz fordul. A későbbiekben mindez nagyban megkönnyíti a kommunikációt és az elvárásokat egymás felé.

A belső ellenőr egy független, kontrolltevékenységet végez, amelyet belső ellenőrzésnek hívunk. A feladata, hogy fejlessze a szervezet működését, növelje az eredményességét, értékelje a folyamatait és a belső kontrollrendszerének hatékonyságát. Az elvégzett munkáért felelősséget kell, hogy vállaljon.

A belső ellenőr tanácsadó tevékenységet is nyújt a megbízóval történő megállapodás fényében. Közben végig meg kell őriznie a tárgyilagosságát, a függetlenségét és nem vállalhatja át az első számú vezető felelősségét.

A belső ellenőr felelőssége

A belső ellenőrzési feladatokat a 370/2011. (XII.31.) és a 339/2019. (XII.23.) számú kormányrendeletek határozzák meg. A belső ellenőröknek sok kritériumnak kell megfelelnie, sok szabályt kell betartania – hatályos jogszabályok, belső szabályzatok, előírások, belső ellenőrzési alapszabály, szakmai etikai kódex és belső ellenőrzési kézikönyv. A szervezet első számú vezetője nem kérheti az ettől való eltekintést.

Megeshet, hogy az ellenőr olyan jelentést ír – persze a valóságnak megfelelően –, amely nem tetszik az első számú vezetőnek. Ennek leginkább három oka van:

• nem ismeri a belső kontrollrendszer lényegét;
• szerinte az intézménye működik enélkül is;
• nem akar a javításokba munkát fektetni.

Ilyenkor előfordulhat, hogy a vezető ki sem küldi a jelentést az ellenőrzött szervezeti egységnek az intézkedési terv elkészítése céljából. Inkább beteszi az asztalfiókba és szépen megfeledkezik róla.

Mert nem tartja fontosnak.

Csak plusz teherként nyomja a vállát.

Mi történik, ha kiderül a vezető mulasztása?

Pedig, ha nem intézkedik, akkor az bizony ki fog derülni. Mert a felügyeleti szerv is ellenőrzi az intézményt. Plusz a belső ellenőrnek évente beszámolót kell készíteni az elvégzett feladatokról.

Az ellenőrzött szervezeti egység így akár 2-3 jelentést is kaphat. Ám a sok megállapítás között már át sem látja a helyzetet, ezért inkább segítséget kér az intézkedési terv elkészítésére.

A belső ellenőr további felelősségei

• Az ellenőrzés megfelelő szintű és minőségű biztosítása.
• A vezetőnek törekednie kell arra, hogy a belső ellenőr a kritikus területeken dolgozzon. A korábban már vizsgált és jól működő folyamatokhoz nem sok plusz értéket tud adni. Ezeket a részeket a belső ellenőrnek alacsony kockázatúnak kell ítélnie.
• A kockázatelemzés nem indokolja, hogy az alacsony kockázatú területeket ellenőrizze a belső ellenőr.
• Ahol a belső ellenőr az ellenőrzést végezte, nem vehet részt a kontrollrendszer kialakításában. Maximum tanácsadóként segíthet.
• Az ellenőrzés után készült jelentést a belső ellenőrnek egy meghatározott formátumban kell elkészítenie.
• Az ellenőr nem írhatja át a jelentést csak azért, mert az első számú vezető erre kéri.

A belső ellenőr hitelessége

Fontosnak tartom kiemelni, hogy egy belső ellenőr igenis végezze etikusan és hitelesen a munkáját. Vannak olyan esetek, amikor egyes szakemberek nem így tesznek… én mégis azt mondom, hogy a tiszta munka nemcsak az ellenőr, hanem az első számú vezető érdeke is.

Hiszen maga a belső ellenőr a szervezetért/társaságért van. Az ellenőrzés során feltárja azokat a hibákat, amely a szervezet céljaira, pénzügyeire, létére negatívan hatnak. Mondja, önnek első számú vezetőként nem az a célja, hogy az intézménye megfelelően működjön és ne véreztesse ki sehol se a pénzt, se a hatékonyságot?

Ezt érdemes legalább gondolatban megválaszolni…