Ez egy általános kérdés.
Általánosabb, mint hinné.

Azért kell róla beszélni, mert első számú vezetők egy része ellenségként tekint a belső ellenőre. Egy olyan veszélyforrásként, aki háborgatja a szervezetét és minden sarkon hibát keres. Pedig – nem győzőm hangsúlyozni, hogy – a belső ellenőr barát és nem ellenség. A szervezetért van.

Ezt most be is bizonyítom.

Mi lehet egy teljesítmény-ellenőrzés hozadéka?

Teljesítmény-ellenőrzést végeztem egy projektekkel foglalkozó szervezetnél. A vizsgálat a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség jegyében zajlott. Hát nem erre vágyik minden vezető?

Hogy a szervezete hatékonyan működjön?

Hogy eredményes legyen?

Arról nem beszélve, hogy a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség jogszabályi követelmény is. Ez alapján a vezetés köteles a rá bízott eszközöket és forrásokat gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen felhasználni.

Nézzük meg egyesével a konkrét hozadékokat!

Húszmilliós kár, amely elkerülhető lett volna

Az ellenőrzés során kiderült, hogy az egyik szervezeti egység munkatársai egész évben nem dolgoztak rendesen. Reggel bementek, este pedig hazamentek. Ennyi. Ezzel összesen húszmilliós kárt okoztak az intézménynek.

Ha a vezetőjük tudja, hogy nincs feladatuk, akkor tudott volna nekik munkát adni. De a vezető nem tudta… És ez húszmillió forintos többletkiadást jelentett neki, ami elkerülhető lett volna. Szerencsére felhívtam rá a figyelmét és több pénzt nem kellett kidobnia az ablakon.

Kérdem én: tényleg ellenség a belső ellenőr?

Egy egység, két egységkód

A következő hiba, amely kivéreztette a hatékonyságot és az eredményességet, az a szervezeti egység volt, amelynek két egységkódja is volt. Lekérdezéskor mindig eltérő számok jöttek ki attól függően, hogy aki a lekérdezést végezte, melyik kódot ütötte be.

Mit eredményezett ez?

Azt, hogy a szervezeti egység számai nem voltak átláthatók.

Nem voltak relevánsak.

A problémát úgy oldották meg, hogy ezt a két kódot összevonták és átkönyvelték az adatokat. Onnantól kezdve nem volt probléma lekérdezésnél.

Ám a belső ellenőrzés itt még nem ért véget…

Hiba a projektek könyvelésében

A projektek könyvelésében nem a valós adatok szerepeltek. Ezzel sérült a számviteli törvényben megfogalmazott valódiság elve.

Hogyan derült ki mindez?

Az intézmény dologi kiadása hárommillió forint volt. Ennek fele, másfél millió forint, kapcsolódott a projektekhez. Mégsem került a projektek költségei közé!

De volt itt még más is.

Megvizsgáltam az irodák 1 m²-re jutó dologi kiadásait. Az átlagos költség 20 000 forint/ m²-es. Ez volt az elfogadható. Viszont az egyik szervezeti egység irodájában ez az összeg 100 000 forint/ m² volt. Egy másik egység irodájában pedig: 200 000 forint / m² .

Ennek oka az volt, hogy: más szervezeti egységek kiadását ennek a két szervezeti egységnek a kiadásai közé könyvelték le – több hónapon keresztül. Ezt utólag javították és ma már a valós adatokat tartalmazza.

Sőt, több munkatárs a projekten töltött idejének költsége, illetve a gépjárművek futásának költsége szintén nem került be a projektek költségei közé.

Felülvizsgált szoltáltatások

Amikor az ellenőrzés elkezdődött, a vezetők írtak egy levelet a beszállítóknak adategyeztetés miatt. Ennek következtében derült ki, hogy négy cég önként felülvizsgálta a szolgáltatását. Ezek közül három 40%-kal, egy pedig 17%-kal csökkentette az árait. Az így elért árkedvezmény 1 év alatt 5 millió forint volt.

Ez csak néhány konkrét példa, amiért megéri belső ellenőrt fogadni és teljesítmény-ellenőrzést végeztetni.