Gyakorlatilag elmondható, hogy minden orvosolandó problémának számít, amit a belső ellenőrzés vagy az ÁSZ felfed. Ugyanakkor van három olyan hiányosság, amely tapasztalataim szerint a legtöbb szervezetnél fennáll.

Ezek közül kettő orvosolásában bármikor a rendelkezésére áll egy tapasztalt szakember, egy megfelelő kompetenciákkal és tudással bíró belsőkontrollrendszer tanácsadó, ám a harmadik ebből a szempontból egy kakukktojás. Ezen ugyanis csak az elsőszámú vezető hozzáállása tud segíteni.

Az ön szervezetén belül melyik nincs rendben a három pont közül?

Ellenőrizze le!

1. Nincs folyamatalapú ellenőrzési nyomvonal

A folyamatalapú ellenőrzési nyomvonal fontosságáról már beszéltem a „4 dolog az ellenőrzési nyomvonalról, amit bár tudott volna az ÁSZ ellenőrzés előtt” című bejegyzésemben is. IDE kattintva tudja elolvasni. [LINK]

Annak ellenére, mennyire nélkülözhetetlen, az egyik legnagyobb probléma a három közül, hogy általában még sincs az intézményekben ilyen. Rengeteg önkormányzati és költségvetési szerv van ma Magyarországon, ugyanakkor úgy gondolom, hogy legalább a 10%-ának hiányzik ez az elem a belső kontrollrendszeréből.

2003-ban vezették be, hogy kötelezően el kell készíteni az ellenőrzési nyomvonalat. Ekkor elvileg mindenki megcsinálta, legalább is a pénzügyi területre vonatkozóan, de szervezeti egység alapon. Például osztályszinten leírták, hogy milyen feladatokat kell megcsinálni, ám ezek nem egyeznek meg a folyamatokkal. Jogszabály szerint az ellenőrzési nyomvonalnak folyamatalapúnak kell lennie.

Ezt azonban sokan nem érti meg…

2. Az integrált kockázatkezelési rendszer problémája

Az integrált kockázatkezelési rendszernek is folyamatalapúnak kell lennie. A folyamatalapú ellenőrzési nyomvonal kiinduló oszlopa megegyezik az integrált kockázatkezelési rendszer kiinduló oszlopával. Hiszen mindkettő a folyamatokat tartalmazza, ezeken alapszik, ezeket kell ellenőrizni.

Így derül ki, melyek azok a kockázatok, amelyek akadályozzák az intézmény célkitűzését és a célok elérését. Ha ez rendben van, utána jön a kockázatkezelés folyamata, vagyis a kockázatok és a negatív következmények mérséklése és kezelése.

3. A belső ellenőr mindent ellenőriz

Régen csak a gazdasági terület tartozott a belső ellenőrzéshez. Akkor úgy hívták a belső ellenőrt, hogy pénzügyi ellenőr. Több mint egy évtizede ez azonban megváltozott, és a belső ellenőr már nemcsak a gazdasági területet ellenőrzi, hanem az intézmény összes tevékenységét.

Sok vezető ezt sem tudta elfogadni. Mindenki azt hiszi, hogy csak a gazdasági területet kell ellenőrizni. Egy egyetemen, ahol korábban dolgoztam, a rektor például nem engedte az oktatási rendszer átvizsgálását.

Sőt, gyakran a céges kommunikációáramlásba sem láthatok bele, mert egyszerűen a vezető nem engedi meg, nem hív meg vezetői értekezletre. Ennek elsősorban az az oka, hogy az ellenőrnek van egy plusz kötelezettsége, amelyet szintén jogszabály ír elő. E szerint, ha talál valami gyanúsat az első számú vezetőnél, mint például a visszaélés, akkor azt jeleznie kell a felettes szervnek.

Ugyanakkor nekem látni kellene, hogy mit csinálnak, miről van szó egy-egy vezetőségi megbeszélésen. Mert, ha az információáramlásból kizárják a belső ellenőrt, ezzel gyakorlatilag ellehetetlenítik a jogszabályszerű munkavégzést.

Az éves ellenőrzés során meg kell csinálnom a kockázatelemzést az összes tevékenységre vonatkozóan. Ha kijön, hogy melyik terület kockázatos, azt ellenőriznem kell. De ha ezt nem engedik meg, akkor kockázatosnak kell ítélnem az adott területet, mert nem rendelkezek a megfelelő információkkal.

Ám az ördögi kör itt még nem zárult be, hiszen ahelyett, hogy segíthetnék az első számú vezetőnek hatékonyabbá tenni az intézményét, nem tudom, mert nem engedi. Ezért említettem korábban, hogy a harmadik problémát egyetlen szakember sem tudja orvosolni, mert a hiba a gondolkodásmódban és a hozzáállásban van.