Szervezetek átvilágítása

Dolgozzunk együtt!

    Ennyi hiba halmozódhat fel szervezetében, ha nem figyel!

    Milyen hibákra figyel a belső ellenőr a belső ellenőrzés során? Mi számít egyáltalán hiányosságnak egy szervezetben? Mire kell figyelnie önnek első számú vezetőként?

    A következő esettanulmányt azért osztom meg önnel, hogy a fentebb feltett kérdésekre megkaphassa a választ. Talán nem is hinné, mennyi hibát fel lehet fedezni, amelynek következtében elfolyik a pénz, az idő és az energia.

    Most azonban végre teljes képet kaphat!

    Az egyik társaságnál a támogatások felhasználását ellenőriztem. A cél az volt, hogy megállapítsam, a költségvetési támogatás elszámolása megfelel-e a jogszabályi előírásoknak és a minisztérium által előírt elszámolási követelményeknek.

    Érdekes eredmények születtek…

    A belső ellenőrzés lépései a következők voltak

    1. Megbízólevél átvétele.
    2. Ellenőrzésre való felkészülés.
    3. Ellenőrizendő folyamat vagy szervezeti egység megismerése.
    4. Ellenőrzési program összeállítása.
    5. A vizsgálat lefolytatása.
      1. Nyitó megbeszélés.
      2. Dokumentumok vizsgálata.
      3. Interjúk, helyszíni ellenőrzések lefolytatása.
      4. Jelentéstervezet egyeztetése, a jelentés lezárása.
    6. Nyomon követés.

    Az ellenőrzés részletes feladatai [H2 kiemelés]

    Először meg kellett vizsgálnom a megállapodásban meghatározott támogatás elszámolási feltételeit és módjait.

    Ezt követően a felhasználások alapját képező szerződéseket, valamint a bizonylatok tartalmi és alaki helyességét is ellenőriztem.

    Átnéztem továbbá:

    • a felhasználások könyvelését,
    • az analitikus nyilvántartásokat,
    • az adott évre vonatkozó közhasznúsági beszámoló és jelentés adatait,
    • a közhasznú társaságra és gazdálkodására vonatkozó valamennyi szabályt,
    • a felhasználásra vonatkozó szerződéseket, számviteli bizonylatokat, elszámolásokat, analitikai kimutatásokat,
    • a Vezetőségi és Felügyelő Bizottsági jelentéseket és jegyzőkönyveket és határozatokat,
    • egyéb okmányokat.

    Az ellenőrzés során a következő anomáliákat tapasztaltam az intézménynél.

    Az ellenőrzési környezet anomáliái [H2 kiemelés]

    Egyrészt probléma volt az értékteremtés elvárásával, az értékmegőrzéssel, és kapacitásgondokra is felfigyeltem. Emellett nagyságrendi különbségek voltak a követelmények és az erőforrások között.

    Feltűnt a vezetői ellenőrzés hiánya, a problémák takargatása és halogatása a munkavállalók és a vezetés egyes tagjainak részéről. A társaságnál a legjelentősebb költségtényező és erőforrás az emberi erőforrás (mint általában), amely érzékeny terület a hozzáállás, a motiváltság, a képzettség és a fluktuáció miatt.

    A folyamatok komplexek, bonyolultak, több szereplősek voltak. A társaság vezetésére erős összefonódás volt jellemző, az információk hiányosak és tévesek voltak, a dokumentumok áramlása időigényes volt – keresgélés, keveredés, felesleges adminisztrációk.

    Több IT-rendszert is alkalmaztak, többszörös volt az adatbevitel, ugyanakkor hiányoztak a megfelelő szoftverek. Hiányos volt az ellenőrzési nyomvonal és a kockázatkezelési rendszer, félreértéseket tapasztaltam továbbá a belső kontrollrendszerrel kapcsolatban is. Azt gondolták, hogy annak kiépítése a belső ellenőr dolga.

    Nem volt megoldva a helyettesítés, szabálytalanságok és párhuzamos munkavégzések voltak, hiányoztak bizonyos mutatószámok, a kontrolling, és egyes tevékenységek gazdaságtalanul működtek.

    Látja, milyen sok hiba keletkezhet a társaságon belül?

    Érti már, miért van szükség rendszeres belső ellenőrzésre?

    Milyen további hibákra leltem még a belső ellenőrzés során?

    A teljesség igénye nélkül…

    A támogatási megállapodásban nem rögzítették, hogy milyen működési (kizárólag bér, járulékok és dologi kiadások kifizetésére) kiadásokra és programokra fordítható a támogatás. Az elszámolás nem történt meg határidőre, az adóigazolásokat nem mellékelték a megállapodáshoz, illetve az elszámolásából nem állapítható meg, hogy a társaság ténylegesen mennyi pénzt fordított a közhasznú tevékenységéhez kapcsolódó működési kiadásaira.

    A megállapodásban nem volt utalás arra, hogy annak mellékletét képezi a Nyilatkozat és Felhatalmazó levél az azonnali beszedési megbízás megadására. A szerződéseknél nem minden esetben rögzítették a szerződés lényeges tartalmát (tárgya, teljesítés ideje, módja, díjazása).

    A munkaköri leírás két személy részére nem készült el. A könyvvitelt végző szervezetnek nem adták át rendszeresen az okmányokat. A társaság szabálytalanul fizetett ki túlmunkadíjazást, tiszteletdíjakat, költségtérítést és költségelszámolást összesen 3 millió forint összegben.

    És ez még mindig nem minden…

    A top hibák, avagy a kedvenceim, amiket eddig tapasztaltam

    • Már kilépett dolgozótól nem vették el az informatikai hozzáféréseket és saját bankszámlára utalt folyamatosan nagyobb összegeket.
    • Bérbeadásnál a szerződésben rögzített területi adatok a valóságostól eltértek.
    • Egy kiadvány értékesítése havi 300 ezer forint juttatásért. 4 év alatt 200 db-ot értékesítettek összesen 300 ezer forint összegben. Több mint 10 millió forint a kár?
    • Gépjárművek engedély nélküli saját használata.
    • Az iratkezelő szoftver nem rendelkezett tanúsítvánnyal.
    • A garázskártya után a szükséges adókat nem fizették meg.
    • Egy személy és egy szervezeti egység egyáltalán nem végzett munkát, 20 millió forint mégis kifizetésre került.
    • A vezetői megbízás határozott idő helyett határozatlan időre szólt.

    Ezekből a hibákból pontosan látható, hol folyhat el a társaság pénze, és milyen szabálytalanságok történtek rendszeresen. Biztos vagyok abban, hogy első számú vezetőként ön is tudni akarja, mi folyik a szervezete falai között.

    Ezzel nemcsak a felesleges kiadásokat spórolhatja meg, de abban is biztos lehet, hogy minden úgy működik, ahogy működnie kell.

    Tudja, van az a mondás, hogy „a bizalom jó, de az ellenőrzés jobb”. Én azt mondom, hogy higgyen a munkavállalóiban, de ellenőrizze is őket! Így biztosíthatja a hatékony, eredményes és jövedelmező működést!

    Tóth Dezső
    Belsőkontrollrendszer-szakértő
    Keressen bizalommal!
    Referenciák
    Copyright © 2021 Minden jog védve
    cross