[oxy-header-search ct_sign_sha256='c0bdb1cf463c95bd70d007a83d4609647784e932e02f75cb78fbe695a4e8f363' ct_options='{"ct_id":1,"ct_parent":0,"selector":"-header-search-317-5","original":{"oxy-header-search_search_type":"overlay","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_color":"#ffffff","oxy-header-search_search_icon":"FontAwesomeicon-search","oxy-header-search_icon_search_margin_margin-left":"20","oxy-header-search_placeholder_text":"oxy_base64_encoded::S2VyZXPDqXMgYSB3ZWJvbGRhbG9uIChTem9sZ8OhbHRhdMOhc29rLCBCbG9nYmVqZWd5esOpc2VrLCBSZWZlcmVuY2nDoWsga8O2esO2dHQp","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_color":"color(7)","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"60","oxy-header-search_close_icon":"Lineariconsicon-cross","box-shadow-inset":"false","margin-bottom":"0"},"activeselector":false,"nicename":"Header Search 317","media":{"phone-portrait":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"9","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30"}},"phone-landscape":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"10","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30"}}}}'][/oxy-header-search]
[oxy-header-search ct_sign_sha256='c0bdb1cf463c95bd70d007a83d4609647784e932e02f75cb78fbe695a4e8f363' ct_options='{"ct_id":1,"ct_parent":0,"selector":"-header-search-317-5","original":{"oxy-header-search_search_type":"overlay","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_color":"#ffffff","oxy-header-search_search_icon":"FontAwesomeicon-search","oxy-header-search_icon_search_margin_margin-left":"20","oxy-header-search_placeholder_text":"oxy_base64_encoded::S2VyZXPDqXMgYSB3ZWJvbGRhbG9uIChTem9sZ8OhbHRhdMOhc29rLCBCbG9nYmVqZWd5esOpc2VrLCBSZWZlcmVuY2nDoWsga8O2esO2dHQp","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_color":"color(7)","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"60","oxy-header-search_close_icon":"Lineariconsicon-cross","box-shadow-inset":"false","margin-bottom":"0"},"activeselector":false,"nicename":"Header Search 317","media":{"phone-portrait":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"9","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30"}},"phone-landscape":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"10","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30"}}}}'][/oxy-header-search]

Szervezetek átvilágítása

Ennyi hiba halmozódhat fel szervezetében, ha nem figyel!

Milyen hibákra figyel a belső ellenőr a belső ellenőrzés során? Mi számít egyáltalán hiányosságnak egy szervezetben? Mire kell figyelnie önnek első számú vezetőként?

A következő esettanulmányt azért osztom meg önnel, hogy a fentebb feltett kérdésekre megkaphassa a választ. Talán nem is hinné, mennyi hibát fel lehet fedezni, amelynek következtében elfolyik a pénz, az idő és az energia.

Most azonban végre teljes képet kaphat!

Az egyik társaságnál a támogatások felhasználását ellenőriztem. A cél az volt, hogy megállapítsam, a költségvetési támogatás elszámolása megfelel-e a jogszabályi előírásoknak és a minisztérium által előírt elszámolási követelményeknek.

Érdekes eredmények születtek…

A belső ellenőrzés lépései a következők voltak

  1. Megbízólevél átvétele.
  2. Ellenőrzésre való felkészülés.
  3. Ellenőrizendő folyamat vagy szervezeti egység megismerése.
  4. Ellenőrzési program összeállítása.
  5. A vizsgálat lefolytatása.
    1. Nyitó megbeszélés.
    2. Dokumentumok vizsgálata.
    3. Interjúk, helyszíni ellenőrzések lefolytatása.
    4. Jelentéstervezet egyeztetése, a jelentés lezárása.
  6. Nyomon követés.

Az ellenőrzés részletes feladatai [H2 kiemelés]

Először meg kellett vizsgálnom a megállapodásban meghatározott támogatás elszámolási feltételeit és módjait.

Ezt követően a felhasználások alapját képező szerződéseket, valamint a bizonylatok tartalmi és alaki helyességét is ellenőriztem.

Átnéztem továbbá:

  • a felhasználások könyvelését,
  • az analitikus nyilvántartásokat,
  • az adott évre vonatkozó közhasznúsági beszámoló és jelentés adatait,
  • a közhasznú társaságra és gazdálkodására vonatkozó valamennyi szabályt,
  • a felhasználásra vonatkozó szerződéseket, számviteli bizonylatokat, elszámolásokat, analitikai kimutatásokat,
  • a Vezetőségi és Felügyelő Bizottsági jelentéseket és jegyzőkönyveket és határozatokat,
  • egyéb okmányokat.

Az ellenőrzés során a következő anomáliákat tapasztaltam az intézménynél.

Az ellenőrzési környezet anomáliái [H2 kiemelés]

Egyrészt probléma volt az értékteremtés elvárásával, az értékmegőrzéssel, és kapacitásgondokra is felfigyeltem. Emellett nagyságrendi különbségek voltak a követelmények és az erőforrások között.

Feltűnt a vezetői ellenőrzés hiánya, a problémák takargatása és halogatása a munkavállalók és a vezetés egyes tagjainak részéről. A társaságnál a legjelentősebb költségtényező és erőforrás az emberi erőforrás (mint általában), amely érzékeny terület a hozzáállás, a motiváltság, a képzettség és a fluktuáció miatt.

A folyamatok komplexek, bonyolultak, több szereplősek voltak. A társaság vezetésére erős összefonódás volt jellemző, az információk hiányosak és tévesek voltak, a dokumentumok áramlása időigényes volt – keresgélés, keveredés, felesleges adminisztrációk.

Több IT-rendszert is alkalmaztak, többszörös volt az adatbevitel, ugyanakkor hiányoztak a megfelelő szoftverek. Hiányos volt az ellenőrzési nyomvonal és a kockázatkezelési rendszer, félreértéseket tapasztaltam továbbá a belső kontrollrendszerrel kapcsolatban is. Azt gondolták, hogy annak kiépítése a belső ellenőr dolga.

Nem volt megoldva a helyettesítés, szabálytalanságok és párhuzamos munkavégzések voltak, hiányoztak bizonyos mutatószámok, a kontrolling, és egyes tevékenységek gazdaságtalanul működtek.

Látja, milyen sok hiba keletkezhet a társaságon belül?

Érti már, miért van szükség rendszeres belső ellenőrzésre?

Milyen további hibákra leltem még a belső ellenőrzés során?

A teljesség igénye nélkül…

A támogatási megállapodásban nem rögzítették, hogy milyen működési (kizárólag bér, járulékok és dologi kiadások kifizetésére) kiadásokra és programokra fordítható a támogatás. Az elszámolás nem történt meg határidőre, az adóigazolásokat nem mellékelték a megállapodáshoz, illetve az elszámolásából nem állapítható meg, hogy a társaság ténylegesen mennyi pénzt fordított a közhasznú tevékenységéhez kapcsolódó működési kiadásaira.

A megállapodásban nem volt utalás arra, hogy annak mellékletét képezi a Nyilatkozat és Felhatalmazó levél az azonnali beszedési megbízás megadására. A szerződéseknél nem minden esetben rögzítették a szerződés lényeges tartalmát (tárgya, teljesítés ideje, módja, díjazása).

A munkaköri leírás két személy részére nem készült el. A könyvvitelt végző szervezetnek nem adták át rendszeresen az okmányokat. A társaság szabálytalanul fizetett ki túlmunkadíjazást, tiszteletdíjakat, költségtérítést és költségelszámolást összesen 3 millió forint összegben.

És ez még mindig nem minden…

A top hibák, avagy a kedvenceim, amiket eddig tapasztaltam

  • Már kilépett dolgozótól nem vették el az informatikai hozzáféréseket és saját bankszámlára utalt folyamatosan nagyobb összegeket.
  • Bérbeadásnál a szerződésben rögzített területi adatok a valóságostól eltértek.
  • Egy kiadvány értékesítése havi 300 ezer forint juttatásért. 4 év alatt 200 db-ot értékesítettek összesen 300 ezer forint összegben. Több mint 10 millió forint a kár?
  • Gépjárművek engedély nélküli saját használata.
  • Az iratkezelő szoftver nem rendelkezett tanúsítvánnyal.
  • A garázskártya után a szükséges adókat nem fizették meg.
  • Egy személy és egy szervezeti egység egyáltalán nem végzett munkát, 20 millió forint mégis kifizetésre került.
  • A vezetői megbízás határozott idő helyett határozatlan időre szólt.

Ezekből a hibákból pontosan látható, hol folyhat el a társaság pénze, és milyen szabálytalanságok történtek rendszeresen. Biztos vagyok abban, hogy első számú vezetőként ön is tudni akarja, mi folyik a szervezete falai között.

Ezzel nemcsak a felesleges kiadásokat spórolhatja meg, de abban is biztos lehet, hogy minden úgy működik, ahogy működnie kell.

Tudja, van az a mondás, hogy „a bizalom jó, de az ellenőrzés jobb”. Én azt mondom, hogy higgyen a munkavállalóiban, de ellenőrizze is őket! Így biztosíthatja a hatékony, eredményes és jövedelmező működést!

[oxy-fluent-form ct_sign_sha256='65aa5b3c62e512986cd86b50fd417d1e0a6ac99c3d06ba4a29ce57d011fd87d0' ct_options='{"ct_id":21,"ct_parent":20,"selector":"-fluent-form-21-701","original":{"background-color":"color(7)","padding-left":"20","padding-right":"20","padding-top":"20","padding-bottom":"20","oxy-fluent-form_slug_fluentformffelinputlabellabel_color":"#685c5c"}}'][/oxy-fluent-form]
Tóth Dezső
Belsőkontrollrendszer-szakértő
Keressen bizalommal!
Referenciák
_OXY_OPENING_BRACKET_oxy-copyright-year ct_sign_sha256='62150cd83f410c49e1f28b34600723f29a062ee7643857b15a8d64187bfdfc74' ct_options='{"ct_id":156,"ct_parent":464,"selector":"-copyright-year-156-5","original":{"oxy-copyright-year_text_after":"oxy_base64_encoded::TWluZGVuIGpvZyB2w6lkdmU=","oxy-copyright-year__typography_font-size":"13","oxy-copyright-year__typography_text-align":"center"},"activeselector":false}'_OXY_CLOSING_BRACKET__OXY_OPENING_BRACKET_/oxy-copyright-year_OXY_CLOSING_BRACKET__OXY_OPENING_BRACKET_oxy-back-to-top ct_sign_sha256='7daf68b20fc6b929af75ea3642bed4b516be1c481ffd5f3f1c85cb1ba7ead809' ct_options='{"ct_id":441,"ct_parent":464,"selector":"-back-to-top-441-5","original":{"oxy-back-to-top_type":"icon","oxy-back-to-top_icon":"FontAwesomeicon-arrow-up","oxy-back-to-top_icon_size":"48","oxy-back-to-top_-oxy-back-to-top-icon_border_border_radius_border-radius":"50","oxy-back-to-top_scrolling_back_up":"true","oxy-back-to-top_scrolled":"30","oxy-back-to-top_slug_oxybacktotopicon_color":"color(14)","background-color":"color(9)","padding-left":"10","padding-top":"10","padding-right":"10","padding-bottom":"10","border-radius":"100","border-radius-unit":"%","box-shadow-inset":"false","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-color":"color(13)","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-horizontal-offset":"0","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-vertical-offset":"0","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-blur":"30","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-spread":"0","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-inset":"false"},"activeselector":false}'_OXY_CLOSING_BRACKET__OXY_OPENING_BRACKET_/oxy-back-to-top_OXY_CLOSING_BRACKET_