[oxy-header-search ct_sign_sha256='c0bdb1cf463c95bd70d007a83d4609647784e932e02f75cb78fbe695a4e8f363' ct_options='{"ct_id":1,"ct_parent":0,"selector":"-header-search-317-5","original":{"oxy-header-search_search_type":"overlay","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_color":"#ffffff","oxy-header-search_search_icon":"FontAwesomeicon-search","oxy-header-search_icon_search_margin_margin-left":"20","oxy-header-search_placeholder_text":"oxy_base64_encoded::S2VyZXPDqXMgYSB3ZWJvbGRhbG9uIChTem9sZ8OhbHRhdMOhc29rLCBCbG9nYmVqZWd5esOpc2VrLCBSZWZlcmVuY2nDoWsga8O2esO2dHQp","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_color":"color(7)","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"60","oxy-header-search_close_icon":"Lineariconsicon-cross","box-shadow-inset":"false","margin-bottom":"0"},"activeselector":false,"nicename":"Header Search 317","media":{"phone-portrait":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"9","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30"}},"phone-landscape":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"10","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30"}}}}'][/oxy-header-search]
[oxy-header-search ct_sign_sha256='c0bdb1cf463c95bd70d007a83d4609647784e932e02f75cb78fbe695a4e8f363' ct_options='{"ct_id":1,"ct_parent":0,"selector":"-header-search-317-5","original":{"oxy-header-search_search_type":"overlay","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_color":"#ffffff","oxy-header-search_search_icon":"FontAwesomeicon-search","oxy-header-search_icon_search_margin_margin-left":"20","oxy-header-search_placeholder_text":"oxy_base64_encoded::S2VyZXPDqXMgYSB3ZWJvbGRhbG9uIChTem9sZ8OhbHRhdMOhc29rLCBCbG9nYmVqZWd5esOpc2VrLCBSZWZlcmVuY2nDoWsga8O2esO2dHQp","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_color":"color(7)","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"60","oxy-header-search_close_icon":"Lineariconsicon-cross","box-shadow-inset":"false","margin-bottom":"0"},"activeselector":false,"nicename":"Header Search 317","media":{"phone-portrait":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"9","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30"}},"phone-landscape":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"10","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30"}}}}'][/oxy-header-search]

Ellenőrzési jelentés tervezetek, ellenőrzési jelentések megfelelőségének vizsgálata, véleményezése

Miért van szükség a folyamatok azonosítására?

Mik a folyamatok? Miért van szükség a pontos azonosításukra? Meddig tart a folyamatgazdák felelőssége? Ezek mind fontos kérdések, ám van egy, ami még inkább az: Milyen előnyökhöz juttatja szervezetét a folyamatok azonosítása? Erről lesz szó ebben a bejegyzésben.

Mi a folyamat?

A folyamat az ÁBKSGYÚ szerint:

„A szervezeti célok megvalósulása érdekében tudatosan megtervezett lépések, tevékenységek és cselekedetek sorozata, amelyek oly módon lettek kialakítva és szabályozva, hogy kiszámítható és elvárások szerinti eredményt produkáljanak.”

A szervezet eredményes és tudatos működéséhez elengedhetetlen a folyamatok azonosítása és rendszerezése. Mindez szükséges a belső kontrollrendszer kiépítéséhez is, hiszen keretet ad neki.

Általa lehetővé válik az átlátható működés, a folyamatgazdák kijelölése pedig tisztázza a felelősségi kérdéseket.

A folyamatok feltérképezése

A szervezeti stratégia és célrendszer alapján kell összeállítani a folyamatokat. Meg kell határozni továbbá a főfolyamatok és részfolyamatok listáját, majd összekapcsolni a szervezeti célokkal. Ez fogja megadni a folyamattérképet.

Elengedhetetlen a kulcsfolyamatok azonosítása, amelyek eredményessége és hatékonysága jelentősen befolyásolja a célok elérését.

A folyamatok azonosítását követően tanulmányozzuk át őket alaposan, majd jelöljük ki a folyamatgazdákat. Végül pedig készítsük el a részletes folyamatleírásokat és ellenőrzési nyomvonalakat.

A hatékony folyamatmenedzsment szempontjából elengedhetetlen:

  • a szervezet vezetőinek és munkatársainak aktív részvétele;
  • anyagi és erkölcsi ösztönzők alkalmazása;
  • a szabályok folyamatos betartása;
  • a változások dokumentálása;
  • a hibák és hiányosságok rögzítése;
  • a monitoring rendszer alkalmassága.

Milyen előnyei vannak a folyamatmenedzsmentnek?

A folyamatok azonosításával és rendszerezésével számos előnyhöz juttathatja szervezetét. A teljesség igénye nélkül:

  • megnövelheti szervezete hatékonyságát,
  • elősegítheti a célok elérését,
  • egyszerűsíthetők a folyamatok,
  • feltárhatók a standardizálási lehetőségek,
  • kiszűrhetőek a felesleges kontrollok,
  • a teljesítménykövetelmények kialakítása is lehetségessé válik.

Ám a folyamatok azonosítása, feltérképezése, illetve a folyamattérkép (vagy más néven folyamatlista), a folyamatleírások és az ellenőrzési nyomvonalak elkészítése nagyon alapos előkészületeket igényel.

Ahhoz, hogy az alapos és részletes kidolgozás megvalósulhasson, érdemes ütemtervet készíteni.

A folyamatgazdák szerepe

A folyamatok azonosítása és a folyamatleírások elkészítése után kijelöljük a folyamatgazdákat. Ez egy kulcsfontosságú lépés, hiszen így tisztázva vannak a felelősségi körök.

Folyamatgazdának mindig azt kell kijelölni, aki a legfontosabb szerepet tölti be az adott folyamat levezénylésében, megvalósulásában. A folyamatgazda lehet például egy szakmai felelős, egy projektgazda, egy kisvezető stb.

Mivel minden főfolyamatnak és részfolyamatnak van folyamatgazdája, nemcsak a főfolyamatgazda felelős az adott folyamat megfelelő működéséért – szoros együttműködésben dolgoznak.

Meddig tart a folyamatgazda felelőssége?

Az ÁBKSGYÚ szerint:

„Ha egy adott folyamatban több szervezeti egység is részt vesz, akkor a folyamatgazda az ő bevonásukkal készíti el a folyamatleírást, az ellenőrzési nyomvonalat, illetve azonosítja a kockázatokat és tesz javaslatot a kezelésükre.

A folyamatgazdáknak mindenképpen támaszkodniuk kell a folyamatban részt vevő munkatársak tapasztalataira.”

Tehát a folyamatgazda a folyamat kialakításáért, dokumentálásáért és természetesen a fejlesztéséért is felel. Ugyanakkor fontos megjegyezni, hogy a folyamatban résztvevő munkatársak saját munkájukért vállalt felelőssége nem száll át a folyamatgazdára.

A folyamatgazdának kötelessége ismerni az általa irányított folyamatot – átfogóan és részletesen. Tudnia kell, milyen külső és belső behatások jelentkezhetnek a folyamatban, milyen kockázatok üthetik fel a fejüket, illetve jelezniük kell a változásokat is.

„Kötelességüknek a folyamatgazdák csak abban az esetben tudnak teljes egészében megfelelni, ha a jogszabályi környezet változásaiból a feladatkörükre vonatkozó előírásokhoz azok megjelenését, hatálybalépését követően azonnal hozzájutnak, és folyamatosan tanulmányozzák”

– mondja az ÁBKSGYÚ.

Mindezt azonban a vezetőségnek rögzítenie kell a munkaköri leírásban is.

[oxy-fluent-form ct_sign_sha256='65aa5b3c62e512986cd86b50fd417d1e0a6ac99c3d06ba4a29ce57d011fd87d0' ct_options='{"ct_id":21,"ct_parent":20,"selector":"-fluent-form-21-701","original":{"background-color":"color(7)","padding-left":"20","padding-right":"20","padding-top":"20","padding-bottom":"20","oxy-fluent-form_slug_fluentformffelinputlabellabel_color":"#685c5c"}}'][/oxy-fluent-form]
Tóth Dezső
Belsőkontrollrendszer-szakértő
Keressen bizalommal!
Referenciák
_OXY_OPENING_BRACKET_oxy-copyright-year ct_sign_sha256='62150cd83f410c49e1f28b34600723f29a062ee7643857b15a8d64187bfdfc74' ct_options='{"ct_id":156,"ct_parent":464,"selector":"-copyright-year-156-5","original":{"oxy-copyright-year_text_after":"oxy_base64_encoded::TWluZGVuIGpvZyB2w6lkdmU=","oxy-copyright-year__typography_font-size":"13","oxy-copyright-year__typography_text-align":"center"},"activeselector":false}'_OXY_CLOSING_BRACKET__OXY_OPENING_BRACKET_/oxy-copyright-year_OXY_CLOSING_BRACKET__OXY_OPENING_BRACKET_oxy-back-to-top ct_sign_sha256='7daf68b20fc6b929af75ea3642bed4b516be1c481ffd5f3f1c85cb1ba7ead809' ct_options='{"ct_id":441,"ct_parent":464,"selector":"-back-to-top-441-5","original":{"oxy-back-to-top_type":"icon","oxy-back-to-top_icon":"FontAwesomeicon-arrow-up","oxy-back-to-top_icon_size":"48","oxy-back-to-top_-oxy-back-to-top-icon_border_border_radius_border-radius":"50","oxy-back-to-top_scrolling_back_up":"true","oxy-back-to-top_scrolled":"30","oxy-back-to-top_slug_oxybacktotopicon_color":"color(14)","background-color":"color(9)","padding-left":"10","padding-top":"10","padding-right":"10","padding-bottom":"10","border-radius":"100","border-radius-unit":"%","box-shadow-inset":"false","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-color":"color(13)","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-horizontal-offset":"0","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-vertical-offset":"0","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-blur":"30","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-spread":"0","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-inset":"false"},"activeselector":false}'_OXY_CLOSING_BRACKET__OXY_OPENING_BRACKET_/oxy-back-to-top_OXY_CLOSING_BRACKET_