Kételkedik abban, hogy szervezetének belső kontrollrendszerre lenne szüksége?

„Ha egy hivatal rosszul van szervezve és vezetve, az alárendeltek legnagyobb erőfeszítése és lelkiismeretessége sem fog teljes eredményt elérni.”

Magyary Zoltán idézete nagyon jól összefoglalja, miért van szüksége a szervezeteknek egy jól működő belső kontrollrendszerre. Azon túl, hogy a kialakítását jogszabály írja elő, még gazdasági előnyhöz is juttathatja intézményét.

Hiszen mindig vannak rések és apró sérülések a szervezeten belül, amelyeken keresztül elfolyik az idő, a hatékonyság és a pénz is. Szerencsére egy belső kontrollrendszerrel minden rést be lehet tömni.

Ezért ebben a bejegyzésemben a belső kontrollrendszer kialakításának és fontosságának főbb pontjait fogom önnel megismertetni. Ezekről lesz szó:

• A belső kontrollrendszerrel kapcsolatos szabályozások
• A belső kontrollrendszer fogalma
• Tapasztalatok a belső ellenőrzés és a belső kontrollrendszer kialakítása során
• A belső kontrollrendszer 5 fő komponense

A belső kontrollrendszerrel kapcsolatos főbb szabályozások

A belső kontrollrendszer kialakíttatása mindig az első számú vezető feladata és felelőssége. Ezért összegyűjtöttem önnek a belső kontrollrendszerre vonatkozó főbb szabályozásokat, hogy tisztában lehessen kötelezettségével.

1. 2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról
   • Ezt a törvényt az államháztartás egyensúlyának, valamint közpénz áttekinthető, hatékony, ellenőrizhető és gazdaságos felhasználásának céljából alkották meg.
2. 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről
3. Módszertani útmutatók a belső kontrollrendszer és az integritásirányítási rendszer fejlesztéséhez
4. Államháztartási Belső Kontroll Standardok és Gyakorlati Útmutató 2017

A belső kontrollrendszer fogalma

„Áht. 69. § (1) A belső kontrollrendszer a kockázatok kezelése és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy megvalósuljanak a következő célok:

a) a működés és gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan, eredményesen hajtsák végre,

b) az elszámolási kötelezettségeket teljesítsék, és

c) megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, károktól és nem rendeltetésszerű használattól.”

Ha eddig kételkedett abban, hogy az ön szervezetének belső kontrollrendszerre lenne szüksége, mostanra talán már elszálltak a kétségei.

Ez a fogalom ugyanis pontosan kifejezi, miért elengedhetetlen egy belső kontrollrendszer megléte, és hogyan érhet el vele az intézmény gazdasági előnyöket.

Ám, ha tovább olvas, még jobban megbizonyosodhat a belső kontrollrendszer szükségességéről.

Jogszabályi változások a belső kontrollrendszer kialakításában 

Nemrég módosították a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló 2009. évi CXXII. törvényt és kiadták a köztulajdonban álló gazdasági társaságok belső kontrollrendszeréről szóló 339/2019. (XII. 23.) kormányrendeletet.

Ez a rendelet kimondja, hogy annak a köztulajdonban álló gazdasági társaságnak kötelező belső kontrollrendszert kiépíteni, amely esetében a tárgyévet megelőző két üzleti évben a mérlegforduló napján a következő három mutatóérték közül legalább kettő a társaság elfogadott éves beszámolója, vagy a konszolidált éves beszámolója alapján meghaladja az alábbi határértéket:

a) a mérlegfőösszeg a 600 millió forintot,

b) az éves nettó árbevétel az 1 200 millió forintot,

c) az átlagosan foglalkoztatottak száma a 100 főt.

Tehát a jogszabályok alapján a köztulajdonban álló gazdasági társaságoknak 2020.07.01-től:

1. belső kontrollrendszert kell működtetniük, melyről az első számú vezetőnek évente nyilatkoznia szükséges,

2. belső ellenőrzési funkciót kell kialakítani,

3. megfelelést támogató szervezeti egységet kell létrehozni.

Kiknek kötelező MÉG a belső kontrollrendszer megléte? 

Költségvetési szerveknek, helyi önkormányzatoknak, helyi nemzetiségi önkormányzatoknak, országos nemzetiségi önkormányzatoknak, társulásoknak, térségi fejlesztési tanácsoknak és kormányzati szektorba sorolt egyéb szervezetek.

A belső kontrollrendszer komponensei

A belső kontrollrendszer öt komponensének megléte és eredményes működése elengedhetetlen ahhoz, hogy az intézmény valóban elérhesse a céljait és beteljesíthesse a küldetését.

Ezek a következők:

1. Kontrollkörnyezet
2. Integrált kockázatkezelési rendszer
3. Kontrolltevékenységek
4. Információs és kommunikációs rendszer
5. Nyomon követési rendszer (Monitoring)

Ha rám bízza szervezetét és a belső kontrollrendszere kialakítását, biztos lehet abban, hogy minden komponens hatékonyan fog működni.

Az intézmények nehézségei 

A munkám során számtalan ismétlődő nehézségbe belebotlottam a belső kontrollrendszer kiépítésével és működtetésével kapcsolatban.

Ezek közül szedtem össze néhányat, amelyek talán önnek is ismerősek lehetnek:

1. A szervezet nincs tisztában a professzionális szintű belső kontrollrendszer követelményeivel.
2. Több intézménynél is megfigyelhető a HR és az új szakmai ismeretek hiánya.
3. Az első számú vezetők egy része félreértelmezi a belső ellenőrzés tanácsadó szerepét, ami nagyban megnehezíti a belső ellenőr munkáját.
4. „Mi értelme van némelyik szabályozásnak?” Ez az egyik leggyakoribb probléma az első számú vezetők körében.
5. A szokás hatalma is nehézség, hiszen megtörni bizony nem egyszerű.
6. Gond lehet továbbá a problémák takargatása, a megoldás elodázása, amely a szervezet bevételére is hatással lehet.
7. A legjobb gyakorlatok hiánya is megfigyelhető, amellyel szintén a szervezet teljesítményét áshatják alá.

Ha az első számú vezető és a belsőkontrollrendszer-szakértő vállat vállnak vetve dolgoznak össze, minden nehézség, minden hiányosság kiküszöbölhető.

Miben állok az ön és a szervezete segítségére?

Belső kontrollrendszer éves felülvizsgálata.

• Belső kontrollrendszer kialakítása, fejlesztése.
• Az ellenőrzés által feltárt hiányosságok megszűntetése.
• Belsőkontrollrendszer-kézikönyv elkészítése.
• Folyamatok rendszerezése.
• Ellenőrzési nyomvonal készítése.
• Integrált kockázatkezelési rendszer működtetése.
• Integrált kockázatkezelési rendszer koordinátori feladatok végzése.
• Belső ellenőrzés végzés.