[oxy-header-search ct_sign_sha256='c0bdb1cf463c95bd70d007a83d4609647784e932e02f75cb78fbe695a4e8f363' ct_options='{"ct_id":1,"ct_parent":0,"selector":"-header-search-317-5","original":{"oxy-header-search_search_type":"overlay","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_color":"#ffffff","oxy-header-search_search_icon":"FontAwesomeicon-search","oxy-header-search_icon_search_margin_margin-left":"20","oxy-header-search_placeholder_text":"oxy_base64_encoded::S2VyZXPDqXMgYSB3ZWJvbGRhbG9uIChTem9sZ8OhbHRhdMOhc29rLCBCbG9nYmVqZWd5esOpc2VrLCBSZWZlcmVuY2nDoWsga8O2esO2dHQp","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_color":"color(7)","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"60","oxy-header-search_close_icon":"Lineariconsicon-cross","box-shadow-inset":"false","margin-bottom":"0"},"activeselector":false,"nicename":"Header Search 317","media":{"phone-portrait":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"9","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30"}},"phone-landscape":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"10","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30"}}}}'][/oxy-header-search]
[oxy-header-search ct_sign_sha256='c0bdb1cf463c95bd70d007a83d4609647784e932e02f75cb78fbe695a4e8f363' ct_options='{"ct_id":1,"ct_parent":0,"selector":"-header-search-317-5","original":{"oxy-header-search_search_type":"overlay","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_color":"#ffffff","oxy-header-search_search_icon":"FontAwesomeicon-search","oxy-header-search_icon_search_margin_margin-left":"20","oxy-header-search_placeholder_text":"oxy_base64_encoded::S2VyZXPDqXMgYSB3ZWJvbGRhbG9uIChTem9sZ8OhbHRhdMOhc29rLCBCbG9nYmVqZWd5esOpc2VrLCBSZWZlcmVuY2nDoWsga8O2esO2dHQp","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_color":"color(7)","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"60","oxy-header-search_close_icon":"Lineariconsicon-cross","box-shadow-inset":"false","margin-bottom":"0"},"activeselector":false,"nicename":"Header Search 317","media":{"phone-portrait":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"9","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30"}},"phone-landscape":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"10","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30"}}}}'][/oxy-header-search]

Belső ellenőröknek segítség nyújtás, folyamattérkép

A folyamattérkép a siker egyik záloga
Mi a folyamattérkép?
Miért van rá szükség?

Hogyan hat az intézmény sikerességére?

Az Államháztartási Belső Kontroll Standardok és Gyakorlati Útmutató (továbbiakban: ÁBKSGYÚ) megfogalmazása szerint a folyamattérkép „egy áttekinthető ábrában tartalmazza a szervezet összes tevékenységét az azokhoz kapcsolódó szervezeti célokkal együtt”.

Tehát a lényege, hogy felvázoljuk az intézmény üzleti és támogató folyamatait az elvégzendő munkafolyamatokkal és lépésekkel együtt, majd célokat rendelünk hozzájuk.

Gyakorlatilag kapunk egy kristálytiszta képet a szervezet működéséről, amelynek köszönhetően a vezetők és a projektmenedzserek pontosan látják, hogyan hangolják össze a munkákat, és hogyan kapcsolódnak össze a feladatok. A folyamattérkép megmutatja továbbá, hogy kinek mekkora szerepe van egy projektben, ki milyen feladatokért felelős.

Melyek a folyamattérkép előnyei?

Elengedhetetlen a folyamatok átláthatóvá és mérhetővé tétele, hiszen csak így lehetséges egy hatékony és eredményes működést kidolgozni, általa a szervezet céljait elérni.

A folyamattérkép előnyei a teljesség igénye nélkül:

  • Láthatóvá válik, hol lehet hatékonyabbá tenni a folyamatokat, hol van szükség plusz lépésekre.
  • Áttekinthetően ábrázolja a folyamatokat.
  • Hatékonyabbá teheti az együttműködést, ha a munkatársak látják, hogyan kapcsolódnak össze a feladataik.
  • Megkönnyíti a vezető vagy a projektmenedzser munkáját.
  • A folyamatok pontos levezetése és tökéletesítése jobb eredményekhez vezethet.
  • Hatékonyabban felismerhetők a potenciális problémák, hiányosságok és elakadások.

Hogyan épül fel egy folyamattérkép?

A folyamattérkép a folyamatok és részfolyamatok halmazából tevődik össze. Olyan mélységben kell elkészíteni, hogy minden folyamat jól látható legyen, minden lényeges folyamatot tartalmazzon, ugyanakkor átlátható és könnyen értelmezhető maradjon.

Az ÁBKSGYÚ szerint:

„Alulról, a végrehajtási szintről kiindulva úgy kell írásba foglalni a költségvetési szerven belül végzett feladatokat, hogy az egy folyamatba foglalható tevékenységeket jellemzőik alapján megfelelően csoportosítsák, megteremtve a rendszerré szervezés feltételeit is. Az egyes folyamatokat egymástól tartalmilag jól elkülönítve, de kapcsolódási pontjaikat meghatározva, a kontrollrendszer követelményeinek megfelelően kell rögzíteni.”

Egy minden szempontból pontos és összeszedett folyamattérkép elkészítéséhez a munkatársak és vezetők szoros együttműködésére van szükség. A tapasztalataik, javaslataik elengedhetetlenek ahhoz, hogy egyben lássuk a teljes képet.

A tevékenységeket a folyamatok alapján kell csoportosítani. A folyamatok rendszerezésénél fontos, hogy kialakítsunk olyan tevékenységcsoportokat, amelyek „összefoglalóan képesek leírni több elemi tevékenységet”.

A folyamattérkép kialakításánál továbbá figyelembe kell venni a folyamatok alá- és fölérendeltségét, egymásra épülését, egymásra utaltságát, illetve az egymást kiegészítő feladatokat és folyamatokat.

Íme egy konkrét példa a folyamatok rendszerezésére:

A folyamatok rendszerezés táblázat kiegészítése a kapcsolódó szervezeti célkitűzésekkel és a folyamatgazdával adja a folyamattérképet:

2. ábra. Forrás: Államháztartás

A folyamattérkép és a teljesítménymenedzsment

Egy átlátható folyamattérkép alapján elindulhatunk a szervezet teljesítményének feltérképzése útján. Minden vezető azt szeretné, ha intézménye eredményesen is profitábilisan működne. Ez azonban nem lehetséges, ha szervezetlenség uralkodik.

A folyamattérképet kiegészíthetjük a teljesítményre vonatkozó információkkal is, mint a költségek vagy az elvárások. A teljesítménymenedzsment a folyamatok elemzéséből indul ki, és a folyamatok javítását célozza a teljesítmény javítása érdekében.

Mikor kell egy folyamaton változtatni? Mit tekintünk hatékony folyamatnak? Hogyan mérhetjük a folyamatok eredményességét? Hogyan javíthatunk rajta? Milyen mutatószámokat rendeljünk hozzá? Ezek olyan kérdések, amelyeket elengedhetetlen időről időre feltenni és megválaszolni.

Érti már, miért a folyamattérkép a siker egyik záloga?

[oxy-fluent-form ct_sign_sha256='65aa5b3c62e512986cd86b50fd417d1e0a6ac99c3d06ba4a29ce57d011fd87d0' ct_options='{"ct_id":21,"ct_parent":20,"selector":"-fluent-form-21-701","original":{"background-color":"color(7)","padding-left":"20","padding-right":"20","padding-top":"20","padding-bottom":"20","oxy-fluent-form_slug_fluentformffelinputlabellabel_color":"#685c5c"}}'][/oxy-fluent-form]
Tóth Dezső
Belsőkontrollrendszer-szakértő
Keressen bizalommal!
Referenciák
_OXY_OPENING_BRACKET_oxy-copyright-year ct_sign_sha256='62150cd83f410c49e1f28b34600723f29a062ee7643857b15a8d64187bfdfc74' ct_options='{"ct_id":156,"ct_parent":464,"selector":"-copyright-year-156-5","original":{"oxy-copyright-year_text_after":"oxy_base64_encoded::TWluZGVuIGpvZyB2w6lkdmU=","oxy-copyright-year__typography_font-size":"13","oxy-copyright-year__typography_text-align":"center"},"activeselector":false}'_OXY_CLOSING_BRACKET__OXY_OPENING_BRACKET_/oxy-copyright-year_OXY_CLOSING_BRACKET__OXY_OPENING_BRACKET_oxy-back-to-top ct_sign_sha256='7daf68b20fc6b929af75ea3642bed4b516be1c481ffd5f3f1c85cb1ba7ead809' ct_options='{"ct_id":441,"ct_parent":464,"selector":"-back-to-top-441-5","original":{"oxy-back-to-top_type":"icon","oxy-back-to-top_icon":"FontAwesomeicon-arrow-up","oxy-back-to-top_icon_size":"48","oxy-back-to-top_-oxy-back-to-top-icon_border_border_radius_border-radius":"50","oxy-back-to-top_scrolling_back_up":"true","oxy-back-to-top_scrolled":"30","oxy-back-to-top_slug_oxybacktotopicon_color":"color(14)","background-color":"color(9)","padding-left":"10","padding-top":"10","padding-right":"10","padding-bottom":"10","border-radius":"100","border-radius-unit":"%","box-shadow-inset":"false","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-color":"color(13)","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-horizontal-offset":"0","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-vertical-offset":"0","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-blur":"30","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-spread":"0","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-inset":"false"},"activeselector":false}'_OXY_CLOSING_BRACKET__OXY_OPENING_BRACKET_/oxy-back-to-top_OXY_CLOSING_BRACKET_