Milyen előnyökhöz juttatja a szervezetet egy belső kontrollrendszer?

A belső kontrollrendszer kiépítése az elsőszámú vezetőhöz tartozik.
Az ő feladata.
Az ő FELELŐSSÉGE.

Noha számtalan előnyhöz és védelemhez juttatja a szervezetet, a vezetők többsége mégis nyűgnek tekinti. Egy felesleges feladatnak, amit ki kell pipálni az ellenőrzések miatt. Hiszen ennek meglétét nemcsak a belső ellenőr kéri, hanem az ÁSZ, a Magyar Államkincstár, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vagy bárki, aki ellenőriz.

Vannak szervezetek, ahol egyszer megcsinálják, belefektetik a pénzt, utána pedig hátradőlnek és évekig nem nyúlnak hozzá. Csak akkor, amikor szükségessé válik.

Amikor jön a belső ellenőr.

Pontosan ezért tartom fontosnak a kérdést: milyen előnyökhöz juttatja az intézményt a belső kontrollrendszer? Ennek tisztázásával ön, mint elsőszámú vezető, meg fogja látni, mennyi haszna származhat abból, ha végre megfelelően alakíttatja ki a belső kontrollrendszerét egy hozzáértő személy segítségének igénybevételével.

Kezdjük az egészet az alapoknál!

Mi a belső kontrollrendszer?

„A belső kontrollrendszer lényege, hogy a szervezetirányítás elválaszthatatlan eszközeként, magában foglalja mindazon szabályokat, eljárásokat, gyakorlati módszereket és szervezeti struktúrákat, amelyeket arra a célra terveztek, hogy segítséget nyújtson a vezetésnek a céljai eléréséhez.” – összegzi rendkívül pontosan és érthetően az Államháztartási Szabályozás.

Tehát a belső kontrollrendszer a szervezet minden egyes tevékenységét magába foglalja. Akkor ideális, ha az egész szervezetet átszövi, mindenre kiterjed. Arra azonban figyelni kell, hogy kialakítása szervezetenként változhat attól függően, milyen jogszabályok vonatkoznak rá, mi a tevékenységi köre, mekkora a mérete stb.

Tudni kell továbbá, hogy a belső kontrollrendszer nem állandó, nincs kőbe vésve; dinamikusan kell léteznie, működnie a szervezeten belül. Követnie kell a célok és a feladatok folyamatos változását.

Ó, és még valami! Kialakításánál figyelembe kell venni az ellenőrzést végző szervek ajánlásait és javaslatait, illetve, hogy az új feladatok követése, az azokhoz való alkalmazkodás ne lassítsa a folyamatokat és ne legyen túl költséges.

Miért szükséges a belső kontrollrendszer?

• Az erőforrások védelme érdekében.
• Hogy a szervezet megfeleljen a rá vonatkozó szabályozásoknak.
• A minőségi kockázatkezelés miatt.
• Hogy a feladatokat szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan és persze eredményesen végezzék.
• Így lecsökkenthető a hibák és a szabálytalanságok száma.
• Pontos és naprakész információk állnak a vezetők és a munkatársak rendelkezésére.
• Átlátható működést eredményez.
• Segítségével feltárható, mi akadályozza a szervezetet a céljai elérésében.
• És nem utolsósorban, hogy a pénzügyi beszámolók, a költségvetések is rendben legyenek.

Emellett fontos kiemelnem, hogy bár a belső kontrollrendszer a fentebb említett pontok értelmében kifejezetten hasznos a szervezet számára, még ez sem képes minden hibát kiküszöbölni. Ám amennyiben a szervezet vezetője kellő figyelmet fordít a kiépítésére, számtalan nehézségtől, akadálytól és buktatótól kímélheti meg magát.

Ezt azért merem így kijelenteni, mert a belső ellenőrzések alkalmával számos hibával találkozom. Olyanokkal, amelyek egy jó szakember segítségével könnyen kiküszöbölhetők lennének. Például: hiányzik valamilyen szabályzat, a vezetők nincsenek tisztában a szervezetet érhető kockázatokkal, a vezetés nem kap naprakész információt és még hosszan sorolhatnám.

Talán ön sem tudja pontosan, milyen problémák lapulnak meg a háttérben, illetve hol vérezteti ki a szervezete a hatékonyságot és a pénzt. Belsőkontrollrendszer-szakértőként én azonban tudom.