Menu
Menu
Megmutatom a 3 leggyakoribb kommunikációs hibát a szervezetében
Beszélgessünk a kommunikációról.
A kommunikáció az információcsere folyamata általában egy közös jelrendszer alapján. A hangsúly az információCSERÉN van. Bizony, ennyire az alapoktól kell kezdenünk…
Mi ennek az oka?
Az, hogy a kommunikációáramlás érzékeny terület egy szervezeten belül. Sokszor leginkább csak hangoztatják, hogy a dolgozó megkap minden szükséges információt ahhoz, hogy el tudja látni a feladatát, ám ez a gyakorlatban nem valósul meg.
Legtöbbször nem kap semmit.
A belső kontrollrendszer öt elemből áll. Ezek közül az egyik az információ és a kommunikáció. Egy szervezeten belül nemcsak lentről felfelé, hanem fentről lefelé, illetve keresztirányban is szükséges a hatékony kommunikáció.
Minden munkatársnak világos és pontos üzenetet kell kapnia arról, hogy mi a hatásköre, mik a felelősségi körei, mik a feladatai és milyen szerepet töltenek be a belső kontrollrendszerben.
De! Ez csak az érem egyik oldala.
Hiszen hatékony kommunikációt kell folytatni a külsős partnerekkel is – beszállítókkal, ügyfelekkel, hatóságokkal stb. Honnan tudjuk, hogy ez nem valósul meg? Onnan, hogy egyre több válsághelyzet merül fel félreértésekből eredően.
A leggyakoribb kommunikációs hibák egy szervezetben [H2 kiemelés]
Ez abból is fakadhat, hogy nincsenek lefektetve a felelősségi körök, illetve, hogy az emberek nem vállalják fel, ha hibáznak. De kérdem én: ha nincs átadva a kellő mennyiségű és minőségű információ, hogyan várhatja el bárki a másik féltől, hogy jól végezze el a feladatát?
Lehet mutogatni a másikra, hogy ő a hibás… viszont talán érdemesebb lenne a kommunikáció áramlásán elgondolkodni. Már amennyiben ön, első számú vezetőként azt szeretné, hogy a szervezetében minden olajozottan működjön.
Ó, és még egy kérdés: hogyan várhatná el a csapatától a helytállást, ha nemhogy a kellő információkat nem kapják meg, de a kommunikáció hiánya miatt sem a belső motiváltságot, sem az empátiát?
Ezen is érdemes elgondolkodni.
Amikor egy dolgozó kilép az intézményből, nem történik meg a tevékenysége átadása és átvétele. Ha pedig az ellenőrzési nyomvonal sincs kiépítve, akkor akár tevékenységek is félbemaradhatnak, adott esetben teljesen meg is szűnhetnek.
Mondok egy példát. Egy projektalapon működő intézményből kilépett a számlákat tovább feldolgozó munkatárs. Ő végezte el a számlák alapján a projektekre való kigyűjtést és azt adta tovább a pénzügynek, hogy az egyes tételeket a vonatkozó projektekre könyveljék. Azonban kilépés után megszűnt a gépjárművek használatának projektszintű könyvelése, amely miatt már nem volt teljes körű az egyes projektek költsége.
Sem a vezetők nem jutnak hozzá a kellő információkhoz, sem a dolgozók. Vannak olyan szervezetek, ahol még a Vezetői Információs Rendszer sem kerül kialakításra. Akkor mégis hogyan akarnak hatékonyan, nem napról napra működni?
Arról nem beszélve, hogy nincs meg a kellő szabályozás, a megbeszélésekről, értekezletekről nem készül sem írásos anyag, sem emlékeztető, sőt olykor még maga a megbeszélés is elmarad.
Mi ebből a tanulság? Elsőszámú vezetőként önnek az a felelőssége és egyben a feladata is, hogy gondoskodjon a megfelelő belső kontrollrendszer kiépítéséről. Egy belső ellenőr könnyedén feltárja az információs és kommunikációs hibákat is, amelyek orvosolásával lényegesen megkönnyítheti szervezete életét.
A hosszú távú sorsáról már nem is beszélve.
