4 dolog az ellenőrzési nyomvonalról

Dolgozzunk együtt!

    4 dolog az ellenőrzési nyomvonalról, amit bár tudott volna az ÁSZ ellenőrzés előtt

    Tudja, mi az egyik legtipikusabb hiba a szervezeteknél?

    Az, hogy az ellenőrzési nyomvonal, vagyis a folyamatmenedzsment, nem naprakész vagy nem folyamatalapú. Ehhez tartozik, hogy ilyenkor a folyamatgazdát sem jelöli ki az első számú vezető.

    Mi ezzel a gond? Mi egyáltalán az ellenőrzési nyomvonal? Miért van rá szükség? Mire kell ügyelni az elkészítésekor? – ezekre a kérdésekre fogja megtalálni a rövid választ ebben a cikkben.

    Mi az ellenőrzési nyomvonal?

    Az ellenőrzési nyomvonal a szervre jellemző folyamatokat és tevékenységeket tartalmazza, szöveges, táblázatba foglalt vagy folyamatábrákkal szemléltetett formákban. Megtalálható benne a folyamatok meghatározása, a felelősségi körök, az információs szintek és kapcsolatok, valamint az irányítási és az ellenőrzési folyamatok leírása is.

    A folyamatleírások és az ellenőrzési nyomvonal elkészítésekor a Szervezeti és Működési Szabályzatban (a későbbiekben: SzMSz), az ügyrendekben és a belső szabályzatokban lévő információk, adatok és utasítások alapján kell azonosítani a különböző folyamatokat. Így a szervezet minden munkatársa és vezetője könnyen átláthatja.

    4 dolog, amit bár tudott volna az ÁSZ ellenőrzés előtt

    1. Az ellenőrzési nyomvonalat naprakészen kell tartani

    Az egyik, amiről az első számú vezető hajlamos elfeledkezni, hogy a szervezetének céljai és feladatai folyamatosan változnak. Ennek az SzMSz, az ügyrendek, a folyamatleírások és az ellenőrzési nyomvonal változását is maga után kellene vonnia…

    Csakhogy ez általában nem következik be.

    Pedig a változásokat minden érintettnek szükséges ismernie. Arról nem beszélve, hogy egy ÁSZ-ellenőrzés során bizony kibukik, ha az ellenőrzési nyomvonal vagy bármely más leírás nem naprakész.

    A szervezet vezetője köteles elkészíteni és frissíteni az ellenőrzési nyomvonalat!

    2. Figyelembe kell venni a jogszabályokat

    A másik, hogy az ellenőrzési nyomvonalat a jogszabályi előírások alapján kell elkészíteni. Ahogy említettem, többféle változatban is megszülethet. Lehet szöveges, táblázatos vagy folyamatábrákkal szemléltetett.

    Ügyelni kell továbbá a kidolgozottságra is: hogy alkalmas legyen a folyamatok részletes és mély bemutatására.

    3. Meg kell határozni a felelős személyt

    Az ellenőrzési nyomvonalnak tartalmaznia kell a feladat ellátásáért felelősök és azok ellenőrzését végző személyek munkakörét. Meg kell továbbá fogalmazni az ellenőrzés módszerét és technikáját is.

    4. Folyamatalapúvá kell tenni az ellenőrzési nyomvonalat

    Az SzMSz-ek és a szervezeti egységek működésére vonatkozó ügyrendek mind szervezeti egység alapúak. Ezért az ellenőrzési nyomvonalat és a kockázatelemzést is szervezeti egységenként végzik. Ez azonban nem felel meg a jogszabályi követelményeknek.

    Vagyis: a régi ellenőrzési nyomvonalat szükséges folyamatalapúvá alakítani. Illetve, ahol hiányzik, ott érdemes folyamatalapúként elkészíteni.

    Összességében elmondható, hogy:

    • gondoskodni kell az ellenőrzési nyomvonalak naprakészen tartásáról;
    • figyelembe kell venni, hogy összehangban legyen a jogszabályokkal;
    • ki kell jelölni a felelősöket;
    • folyamatalapúvá kell tenni a nyomvonalat.

    Mivel a jogszabályok követelménye, hogy a szervek időnként tekintsék át és frissítsék a belső szabályzatokat, a belső kontrollrendszer ellenőrzésével egyidőben ajánlott az ellenőrzési nyomvonalat is felülvizsgálni.

    Tóth Dezső
    Belsőkontrollrendszer-szakértő
    Keressen bizalommal!
    Referenciák
    Copyright © 2021 Minden jog védve
    cross