4 dolog az ellenőrzési nyomvonalról, amit bár tudott volna az ÁSZ ellenőrzés előtt

Tudja, mi az egyik legtipikusabb hiba a szervezeteknél?

Az, hogy az ellenőrzési nyomvonal, vagyis a folyamatmenedzsment, nem naprakész vagy nem folyamatalapú. Ehhez tartozik, hogy ilyenkor a folyamatgazdát sem jelöli ki az első számú vezető.

Mi ezzel a gond? Mi egyáltalán az ellenőrzési nyomvonal? Miért van rá szükség? Mire kell ügyelni az elkészítésekor? – ezekre a kérdésekre fogja megtalálni a rövid választ ebben a cikkben.

Mi az ellenőrzési nyomvonal?

Az ellenőrzési nyomvonal a szervre jellemző folyamatokat és tevékenységeket tartalmazza, szöveges, táblázatba foglalt vagy folyamatábrákkal szemléltetett formákban. Megtalálható benne a folyamatok meghatározása, a felelősségi körök, az információs szintek és kapcsolatok, valamint az irányítási és az ellenőrzési folyamatok leírása is.

A folyamatleírások és az ellenőrzési nyomvonal elkészítésekor a Szervezeti és Működési Szabályzatban (a későbbiekben: SzMSz), az ügyrendekben és a belső szabályzatokban lévő információk, adatok és utasítások alapján kell azonosítani a különböző folyamatokat. Így a szervezet minden munkatársa és vezetője könnyen átláthatja.

4 dolog, amit bár tudott volna az ÁSZ ellenőrzés előtt

1. Az ellenőrzési nyomvonalat naprakészen kell tartani

Az egyik, amiről az első számú vezető hajlamos elfeledkezni, hogy a szervezetének céljai és feladatai folyamatosan változnak. Ennek az SzMSz, az ügyrendek, a folyamatleírások és az ellenőrzési nyomvonal változását is maga után kellene vonnia…

Csakhogy ez általában nem következik be.

Pedig a változásokat minden érintettnek szükséges ismernie. Arról nem beszélve, hogy egy ÁSZ-ellenőrzés során bizony kibukik, ha az ellenőrzési nyomvonal vagy bármely más leírás nem naprakész.

A szervezet vezetője köteles elkészíteni és frissíteni az ellenőrzési nyomvonalat!

2. Figyelembe kell venni a jogszabályokat

A másik, hogy az ellenőrzési nyomvonalat a jogszabályi előírások alapján kell elkészíteni. Ahogy említettem, többféle változatban is megszülethet. Lehet szöveges, táblázatos vagy folyamatábrákkal szemléltetett.

Ügyelni kell továbbá a kidolgozottságra is: hogy alkalmas legyen a folyamatok részletes és mély bemutatására.

3. Meg kell határozni a felelős személyt

Az ellenőrzési nyomvonalnak tartalmaznia kell a feladat ellátásáért felelősök és azok ellenőrzését végző személyek munkakörét. Meg kell továbbá fogalmazni az ellenőrzés módszerét és technikáját is.

4. Folyamatalapúvá kell tenni az ellenőrzési nyomvonalat

Az SzMSz-ek és a szervezeti egységek működésére vonatkozó ügyrendek mind szervezeti egység alapúak. Ezért az ellenőrzési nyomvonalat és a kockázatelemzést is szervezeti egységenként végzik. Ez azonban nem felel meg a jogszabályi követelményeknek.

Vagyis: a régi ellenőrzési nyomvonalat szükséges folyamatalapúvá alakítani. Illetve, ahol hiányzik, ott érdemes folyamatalapúként elkészíteni.

Összességében elmondható, hogy:

• gondoskodni kell az ellenőrzési nyomvonalak naprakészen tartásáról;
• figyelembe kell venni, hogy összehangban legyen a jogszabályokkal;
• ki kell jelölni a felelősöket;
• folyamatalapúvá kell tenni a nyomvonalat.

Mivel a jogszabályok követelménye, hogy a szervek időnként tekintsék át és frissítsék a belső szabályzatokat, a belső kontrollrendszer ellenőrzésével egyidőben ajánlott az ellenőrzési nyomvonalat is felülvizsgálni.