Célkitűzés – a szervezet működésének alapja.

Az elsőszámú vezető feladata, hogy az alapító okiratnak megfelelően készítse el a stratégiai tervet, amelyben megfogalmazza a haladási irányt és a célokat. Ez utóbbiakat fontossági sorrendben.

A stratégiai terv akkor a legjobb, ha az éves operatív tervekre vagy annál még rövidebb időszakokra is készül és le van bontva szervezeti egységekre és az így megfogalmazott célok mérhetőek. Fontos továbbá, hogy a költségvetési szerv rendelkezésére álló, a célok megvalósításához szükséges eszközöket, forrásokat, anyagi javakat minden esetben gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen használja fel.

Ehhez mutatószámok kialakítása szükséges – külön-külön, hogy a gazdaságosságot, a hatékonyságot és az eredményességet is mérni tudják.

A hatékony célkitűzés alapja

Csak úgy fog tudni egy szervezet hatékonyan működni, ha a célkitűzés megfelelően zajlik. A céloknak tehát specifikusnak, részletesnek, mindenki számára érthetőnek kell lennie. Lehessen számszerűsíteni és ellenőrizni a cél megvalósulásának mértékét.

A szervezeti cél legyen releváns és reális, tehát elérhető és a szervezet tevékenységéhez illő. Illetve van még egy különösen lényeges szempont. Szokták mondani, hogy ha egy feladathoz nem rendelünk határidőt, akkor az a feladat sosem készül el.

Így van ez a célok esetében is: legyenek egy belátható időn belül megvalósíthatók, legyen kitűzve mellé határidő.

Rosszul és jól megfogalmazott célok

Mondok néhány példát, hogy különbséget tudj tenni a jó és a rossz célok között. Kezdjük egy jó operatív céllal.

A Főépület 215-218-as irodáiban dolgozó munkatársaknak a 323-326-os irodákba való átköltözési határideje 2019.09.15. Felelős: Üzemeltetési vezető.

És most nézzük meg a rosszul megfogalmazott operatív célt:

A Főépület 215-218-as irodáiban dolgozó munkatársak majd költözzenek át a 323-326-os irodákba.

Lássunk egy újabb jól megfogalmazott operatív célt:

Az Intézmény arculati elemeinek megújítására legalább 4 árajánlatot kell bekérni 2019.10.25-ig. Felelős: Kommunikációs vezető.

Ugyanez rosszul:

Be kell kérni árajánlatokat az intézmény arculati elemeinek megújítására.

A célok hierarchiája egy költségvetési szerven belül

• Legfölül vannak a törvények által meghatározott társadalmi célok;
• ezt követik a kormány által meghatározott célok;
• ezután jönnek a szervezeti célok;
• végül pedig a teljesítménycélok.

A szervezeti célok átadása

A célkitűzéshez hozzátartozik a célok elfogadtatása a munkatársakkal. A célrendszer átadásánál mindig törekedni kell a hatékony és pontos ismertetésre, az információk teljes körű és részletes megosztására, a felelősségi körök kiosztása, a követelmények megfogalmazására – mindezt lehetőleg írásos formában.

Emellett a munkatársak számára kitűzött egyéni célok, feladatok felvázolása, illetve annak megértetése, hogy az egyéni cél hogyan kapcsolódik a költségvetési szerv társadalmi céljához.

A munkatársaknak ismerniük kell tehát:

• a céllal kapcsolatos követelményeket,
• hogy milyen személyes felelősséggel tartoznak az elvégzett munkáért,
• a feladathoz szükséges módszereket,
• a cél megvalósításához nélkülözhetetlen eszközökkel,
• hogy adott esetben kihez fordulhatnak segítségért.

Persze a célkitűzés mit sem ér, ha a vezetők nem tudják nyomon követni a végrehajtást és nem tudják mérni az eredményeket. Hiszen a költségvetési szervnek folyamatos és pontos információkkal kell rendelkeznie a szervezeti célok megvalósulásának folyamatáról.

Miért van szükség mutatószámokra a célkitűzésben?

A célok megvalósulásának előrehaladottságát csak úgy tudják figyelemmel kísérni, ha kialakítják a megfelelő mutatószámokat. Így naprakész méréseket tudnak készíteni. Ennek fényében a teljesítménymérés célja csupán annyi, hogy nyomon kövesse és értékelje a célok megvalósulásának eredményességét, gazdaságosságát és hatékonyságát.

A teljesítmény mérésére leginkább a mutatószámok és mérőszámok a használatosak. Az előbbiek megmutatják, hogy mi az az érték, ami felé haladnom kell, míg az utóbbiak azt határozzák meg, hogy a mutatószámtól mennyire vagyok eltérésben.

Íme néhány mutató- és mérőszám a példa kedvéért.

Mutatószámok:

• a kért adatszolgáltatás határidőre történő teljesítése, célértéke 100%
• késedelmes napok száma 0
• kötelezettségvállalások szabályszerűsége, célértéke 100%

Mérőszámok:

• beszállítói szerződés felülvizsgálatával az elért árkedvezmény mértéke %-ban
• személyi juttatások változása időszakonként, ezer Ft/fő
• dologi kiadások változása időszakonként, ezer Ft/m2
• közvetett költségek az összes kiadás %-ában, például hatékony, ha 15 % alatt van
• hibaarány %, eredményes, ha az indikátor 0 %
• egyes tevékenységek önköltségének változása

A teljesítménymérésnek relevánsnak és pontosan kell lennie. Emellett törekedni kell az időszerűségre is, tehát az adatokat azonnal elő kell állítani. Lehetőséget kell adnia a teljesítmény hosszú távon történő megítélésére, esetleg a változások, javító intézkedések végrehajtására.