Mi a kontrolltevékenység?
Mikor hatékony?
Milyen típusai vannak?

Ezekre a kérdésekre adtam meg a választ egy korábbi blogbejegyzésemben, amelynek címe a következő volt: A kontrolltevékenységek meglététől is függhet a szervezet jövője. [a címre be kellene linkelni a cikket] Kattintson a linkre és olvassa el!

Ebben a cikkben pedig folytatom a kontrolltevékenységek témájának körüljárását. Arról fogok beszélni, hogy melyek a kivitelezésének lépései és folyamata.

A kontrolltevékenységek kialakítása

A költségvetési szerv vezetőjének olyan kontrollkörnyezetet kell megvalósítania, amelyben világosan vannak megfogalmazva a felelősségi, illetve hatáskörök, a szervezeti struktúra, az etikai elvárások és a humánerőforrás kezelés.

A kontrolltevékenység kialakítása során törekedni kell a szervezetre ható negatív kockázatok csökkentésére a kockázatkezelési rendszer eredményeit felhasználva: meg kell fogalmazni a kontrollcélkitűzéseket, racionálisan kell megválasztani a kontrolleljárásokat és ki kell jelölni a kontrollpontokat.

Törekedni kell továbbá a racionalitásra és az észszerűségre, hiszen a bevezetett kontrolloknak a tűréshatár alá kell szorítaniuk a különböző kockázatokat. Persze nem elég kialakítani a kontrollokat, alkalmazni is kell őket! Ez kritikus hatással van a szervezet sikerére – vagy kudarcára.

Attól függ, mennyire veszi mindezt komolyan az elsőszámú vezető…

Íme a főbb lépések

1. Ismerni kell a szervezet céljait, a teljesítménymutatókat, a folyamatleírásokat, a belső szabályzatokat, az ellenőrzési nyomvonalakat és a korábban már beazonosított kockázatokat. Ez az alap. Enélkül nem tudunk kontrollokról beszélni, mivel azok szorosan kapcsolódnak a kockázatokhoz, a kockázatok pedig a célokhoz.

2. Ki kell választani a kontrollstratégiákat! Ezt csak úgy tudja megtenni, ha feltárja, elemzi és értékeli a különböző kockázatokat és a kezelésük módját. Kontrollstratégiák: megelőző, feltáró, helyrehozó.

Ezekről részletesen ebben a bejegyzésemben írtam! [ide be kellene linkelni az adott bejegyzést]

3. Meg kell határozni a kontrollcélkitűzéseket…

4. …illetve azokat a kulcspontokat a folyamatokon belül, ahol a kontrollok kiépítése szükséges.

5. Jelölje ki és azonosítsa az alkalmazandó kontrollokat!

6. Tervezze meg a kontrolltevékenységeket, majd építse be a folyamatokba, a belső szabályozókba, az ellenőrzési nyomvonalakba és persze a folyamatleírásokba egyaránt!

7. Ellenőrizze a szükséges tárgyi és emberi erőforrások meglétét!

8. Tesztelje a kontrolltevékenységet, majd a működés során folyamatosan kövesse nyomon. A tesztelésre azért van szükség, hogy megnézze, megfelelően működik-e – még az éles használat előtt.

Milyen a jó kontrolltevékenység?

Kulcstényező, hogy a létrehozott kontrollok ténylegesen képesek legyenek hatni a különböző kockázatokra. Tehát kezeljék ezeket eredményesen és igazolható módon. Hatásosság nélkül mit sem ér az egész.

Fontos továbbá, hogy a kontrollok támogassák a szervezet folyamatait és szolgáltassanak elegendő mennyiségű információt a szervezet vezetésének. Valamint legyen költséghatékony, megbízható és időszerű!

Ezek mindegyik kritikus követelmény, hiszen, ha az adatok nem megbízhatók és nem időszerűek, akkor a kockázat bekövetkezésének megakadályozására vagy a kár mérséklésére nincs lehetőség.

Íme néhány kontrolltevékenység: engedélyezési és jóváhagyási eljárások, felelősségi körök elhatárolása, rendszerekhez való hozzáférések kontrollja, az igazolások megléte, a szükséges egyeztetések elvégzése stb.