[oxy-header-search ct_sign_sha256='c0bdb1cf463c95bd70d007a83d4609647784e932e02f75cb78fbe695a4e8f363' ct_options='{"ct_id":1,"ct_parent":0,"selector":"-header-search-317-5","original":{"oxy-header-search_search_type":"overlay","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_color":"#ffffff","oxy-header-search_search_icon":"FontAwesomeicon-search","oxy-header-search_icon_search_margin_margin-left":"20","oxy-header-search_placeholder_text":"oxy_base64_encoded::S2VyZXPDqXMgYSB3ZWJvbGRhbG9uIChTem9sZ8OhbHRhdMOhc29rLCBCbG9nYmVqZWd5esOpc2VrLCBSZWZlcmVuY2nDoWsga8O2esO2dHQp","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_color":"color(7)","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"60","oxy-header-search_close_icon":"Lineariconsicon-cross","box-shadow-inset":"false","margin-bottom":"0"},"activeselector":false,"nicename":"Header Search 317","media":{"phone-portrait":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"9","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30"}},"phone-landscape":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"10","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30"}}}}'][/oxy-header-search]
[oxy-header-search ct_sign_sha256='c0bdb1cf463c95bd70d007a83d4609647784e932e02f75cb78fbe695a4e8f363' ct_options='{"ct_id":1,"ct_parent":0,"selector":"-header-search-317-5","original":{"oxy-header-search_search_type":"overlay","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_color":"#ffffff","oxy-header-search_search_icon":"FontAwesomeicon-search","oxy-header-search_icon_search_margin_margin-left":"20","oxy-header-search_placeholder_text":"oxy_base64_encoded::S2VyZXPDqXMgYSB3ZWJvbGRhbG9uIChTem9sZ8OhbHRhdMOhc29rLCBCbG9nYmVqZWd5esOpc2VrLCBSZWZlcmVuY2nDoWsga8O2esO2dHQp","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_color":"color(7)","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"60","oxy-header-search_close_icon":"Lineariconsicon-cross","box-shadow-inset":"false","margin-bottom":"0"},"activeselector":false,"nicename":"Header Search 317","media":{"phone-portrait":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"9","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30"}},"phone-landscape":{"original":{"oxy-header-search_-oxy-header-search-search-field_typography_font-size":"10","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchopenicon_font_size":"30","oxy-header-search_slug_oxyheadersearchcloseicon_font_size":"30"}}}}'][/oxy-header-search]

Célkitűzések fontossága egy költségvetési szervnél

Célkitűzés – a szervezet működésének alapja.

Az elsőszámú vezető feladata, hogy az alapító okiratnak megfelelően készítse el a stratégiai tervet, amelyben megfogalmazza a haladási irányt és a célokat. Ez utóbbiakat fontossági sorrendben.

A stratégiai terv akkor a legjobb, ha az éves operatív tervekre vagy annál még rövidebb időszakokra is készül és le van bontva szervezeti egységekre és az így megfogalmazott célok mérhetőek. Fontos továbbá, hogy a költségvetési szerv rendelkezésére álló, a célok megvalósításához szükséges eszközöket, forrásokat, anyagi javakat minden esetben gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen használja fel.

Ehhez mutatószámok kialakítása szükséges – külön-külön, hogy a gazdaságosságot, a hatékonyságot és az eredményességet is mérni tudják.

A hatékony célkitűzés alapja

Csak úgy fog tudni egy szervezet hatékonyan működni, ha a célkitűzés megfelelően zajlik. A céloknak tehát specifikusnak, részletesnek, mindenki számára érthetőnek kell lennie. Lehessen számszerűsíteni és ellenőrizni a cél megvalósulásának mértékét.

A szervezeti cél legyen releváns és reális, tehát elérhető és a szervezet tevékenységéhez illő. Illetve van még egy különösen lényeges szempont. Szokták mondani, hogy ha egy feladathoz nem rendelünk határidőt, akkor az a feladat sosem készül el.

Így van ez a célok esetében is: legyenek egy belátható időn belül megvalósíthatók, legyen kitűzve mellé határidő.

Rosszul és jól megfogalmazott célok

Mondok néhány példát, hogy különbséget tudj tenni a jó és a rossz célok között. Kezdjük egy jó operatív céllal.

A Főépület 215-218-as irodáiban dolgozó munkatársaknak a 323-326-os irodákba való átköltözési határideje 2019.09.15. Felelős: Üzemeltetési vezető.

És most nézzük meg a rosszul megfogalmazott operatív célt:

A Főépület 215-218-as irodáiban dolgozó munkatársak majd költözzenek át a 323-326-os irodákba.

Lássunk egy újabb jól megfogalmazott operatív célt:

Az Intézmény arculati elemeinek megújítására legalább 4 árajánlatot kell bekérni 2019.10.25-ig. Felelős: Kommunikációs vezető.

Ugyanez rosszul:

Be kell kérni árajánlatokat az intézmény arculati elemeinek megújítására.

A célok hierarchiája egy költségvetési szerven belül

  • Legfölül vannak a törvények által meghatározott társadalmi célok;
  • ezt követik a kormány által meghatározott célok;
  • ezután jönnek a szervezeti célok;
  • végül pedig a teljesítménycélok.

A szervezeti célok átadása

A célkitűzéshez hozzátartozik a célok elfogadtatása a munkatársakkal. A célrendszer átadásánál mindig törekedni kell a hatékony és pontos ismertetésre, az információk teljes körű és részletes megosztására, a felelősségi körök kiosztása, a követelmények megfogalmazására – mindezt lehetőleg írásos formában.

Emellett a munkatársak számára kitűzött egyéni célok, feladatok felvázolása, illetve annak megértetése, hogy az egyéni cél hogyan kapcsolódik a költségvetési szerv társadalmi céljához.

A munkatársaknak ismerniük kell tehát:

  • a céllal kapcsolatos követelményeket,
  • hogy milyen személyes felelősséggel tartoznak az elvégzett munkáért,
  • a feladathoz szükséges módszereket,
  • a cél megvalósításához nélkülözhetetlen eszközökkel,
  • hogy adott esetben kihez fordulhatnak segítségért.

Persze a célkitűzés mit sem ér, ha a vezetők nem tudják nyomon követni a végrehajtást és nem tudják mérni az eredményeket. Hiszen a költségvetési szervnek folyamatos és pontos információkkal kell rendelkeznie a szervezeti célok megvalósulásának folyamatáról.

Miért van szükség mutatószámokra a célkitűzésben?

A célok megvalósulásának előrehaladottságát csak úgy tudják figyelemmel kísérni, ha kialakítják a megfelelő mutatószámokat. Így naprakész méréseket tudnak készíteni. Ennek fényében a teljesítménymérés célja csupán annyi, hogy nyomon kövesse és értékelje a célok megvalósulásának eredményességét, gazdaságosságát és hatékonyságát.

A teljesítmény mérésére leginkább a mutatószámok és mérőszámok a használatosak. Az előbbiek megmutatják, hogy mi az az érték, ami felé haladnom kell, míg az utóbbiak azt határozzák meg, hogy a mutatószámtól mennyire vagyok eltérésben.

Íme néhány mutató- és mérőszám a példa kedvéért.

Mutatószámok:

  • a kért adatszolgáltatás határidőre történő teljesítése, célértéke 100%
  • késedelmes napok száma 0
  • kötelezettségvállalások szabályszerűsége, célértéke 100%

Mérőszámok:

  • beszállítói szerződés felülvizsgálatával az elért árkedvezmény mértéke %-ban
  • személyi juttatások változása időszakonként, ezer Ft/fő
  • dologi kiadások változása időszakonként, ezer Ft/m2
  • közvetett költségek az összes kiadás %-ában, például hatékony, ha 15 % alatt van
  • hibaarány %, eredményes, ha az indikátor 0 %
  • egyes tevékenységek önköltségének változása

A teljesítménymérésnek relevánsnak és pontosan kell lennie. Emellett törekedni kell az időszerűségre is, tehát az adatokat azonnal elő kell állítani. Lehetőséget kell adnia a teljesítmény hosszú távon történő megítélésére, esetleg a változások, javító intézkedések végrehajtására.

[oxy-fluent-form ct_sign_sha256='65aa5b3c62e512986cd86b50fd417d1e0a6ac99c3d06ba4a29ce57d011fd87d0' ct_options='{"ct_id":21,"ct_parent":20,"selector":"-fluent-form-21-701","original":{"background-color":"color(7)","padding-left":"20","padding-right":"20","padding-top":"20","padding-bottom":"20","oxy-fluent-form_slug_fluentformffelinputlabellabel_color":"#685c5c"}}'][/oxy-fluent-form]
Tóth Dezső
Belsőkontrollrendszer-szakértő
Keressen bizalommal!
Referenciák
_OXY_OPENING_BRACKET_oxy-copyright-year ct_sign_sha256='62150cd83f410c49e1f28b34600723f29a062ee7643857b15a8d64187bfdfc74' ct_options='{"ct_id":156,"ct_parent":464,"selector":"-copyright-year-156-5","original":{"oxy-copyright-year_text_after":"oxy_base64_encoded::TWluZGVuIGpvZyB2w6lkdmU=","oxy-copyright-year__typography_font-size":"13","oxy-copyright-year__typography_text-align":"center"},"activeselector":false}'_OXY_CLOSING_BRACKET__OXY_OPENING_BRACKET_/oxy-copyright-year_OXY_CLOSING_BRACKET__OXY_OPENING_BRACKET_oxy-back-to-top ct_sign_sha256='7daf68b20fc6b929af75ea3642bed4b516be1c481ffd5f3f1c85cb1ba7ead809' ct_options='{"ct_id":441,"ct_parent":464,"selector":"-back-to-top-441-5","original":{"oxy-back-to-top_type":"icon","oxy-back-to-top_icon":"FontAwesomeicon-arrow-up","oxy-back-to-top_icon_size":"48","oxy-back-to-top_-oxy-back-to-top-icon_border_border_radius_border-radius":"50","oxy-back-to-top_scrolling_back_up":"true","oxy-back-to-top_scrolled":"30","oxy-back-to-top_slug_oxybacktotopicon_color":"color(14)","background-color":"color(9)","padding-left":"10","padding-top":"10","padding-right":"10","padding-bottom":"10","border-radius":"100","border-radius-unit":"%","box-shadow-inset":"false","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-color":"color(13)","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-horizontal-offset":"0","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-vertical-offset":"0","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-blur":"30","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-spread":"0","oxy-back-to-top__box_shadow_box-shadow-inset":"false"},"activeselector":false}'_OXY_CLOSING_BRACKET__OXY_OPENING_BRACKET_/oxy-back-to-top_OXY_CLOSING_BRACKET_