A vonatkozó jogszabályok előírják a Bkr. és a GtBkr. hatálya alá tartozó szervezetek vezetői részére, hogy évente nyilatkozatban értékeljék a szervezet belső kontrollrendszerének minőségét. Amennyiben én készítem el a nyilatkozatot, akkor az annak elkészítéshez szükséges ismeretek megszerzéséhez szükséges egy belső kontroll rendszerre vonatkozó gyors átvilágítás és néhány vezetővel interjú készítése is. Valamint szükség van a belső és külső ellenőrzések megállapításaira, javaslataira és az intézkedési tervekre, továbbá azok beszámolóira is. Egy általam készített valós nyilatkozat,
ami egy esetleges ÁSZ ellenőrzés esetén is megállja a helyét.

NYILATKOZAT

A) Alulírott …………… ügyvezető igazgató, a ……… ………. vezetője jogi felelősségem tudatában kijelentem, hogy az előírásoknak megfelelően 2020. évben az általam vezetett tásaságnál gondoskodtam
–     a belső kontrollrendszer kialakításáról, valamint szabályszerű, eredményes, gazdaságos és hatékony működéséről,
–     olyan szervezeti kultúra kialakításáról, amely biztosítja az elkötelezettséget a szervezeti célok és értékek iránt, valamint alkalmas az integritás érvényesítésének biztosítására,
–     a társaság vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű használatáról, az alapító okiratban megjelölt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáról,
–     a rendelkezésre álló pénzügyi keretek célnak megfelelő felhasználásáról,
–     a társaság tevékenységében a hatékonyság, eredményesség és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséről,
–     a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséről, azok teljességéről és hitelességéről,
–     a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáról,
–     a számviteli rendről,
–     olyan rendszer bevezetéséről, amely megfelelő bizonyosságot nyújt az eljárások jogszerűségére és szabályszerűségére vonatkozóan, biztosítja az elszámoltathatóságot, továbbá megfelel a hazai és közösségi szabályoknak,
–     arról, hogy a vezetők a szervezet minden szintjén tisztában legyenek a kitűzött célokkal és az azok elérését segítő eszközökkel annak érdekében, hogy végre tudják hajtani a meghatározott feladatokat és értékelni tudják az elért eredményeket. E tevékenységről a vezetői beszámoltatás rendszerén keresztül folyamatos információval rendelkeztem, a tevékenységet folyamatosan értékeltem.
A vonatkozó jogszabályok belső kontrollrendszerre vonatkozó előírásainak az alábbiak szerint tettem eleget:

Kontrollkörnyezet:

A szervezeti kultúra még nem egységes, osztályok szerint különbségek vannak.

A társaság vezetése a szervezet stratégiai céljait meghatározta (2020-2024.), melynek rövidített változata felkerült a társaság hivatalos honlapjára „Társaság” címszó alatt, valamint a társaság belső információs rendszerére az „ISO okmányok” és „Belső Dokumentumok” címszó között. Az ISO minőségcél évente készül és oktatás keretében ismerik meg a dolgozók.

Az áttekinthető szervezeti felépítést az SZMSZ-ben, a Minőségirányítási Kézikönyvben és az egyes szervezeti egységek működési rendjében lévő organogram tartalmazza.

A társaság komplex szabályzatrendszerrel rendelkezik (Minőségirányítási dokumentumok, társasági szabályzatok), melyek az intraneten mindenki számára elérhetőek. A szabályzatok aktualizálása folyamatos. A …..-től érvényben lévő minőségirányítási szabvány – ISO 9001:2015- éves dokumentum felülvizsgálatot ír elő. A szabályzatok és minőségirányítási dokumentumok túlnyomó része aktualizált, melyeknél a jogszabályi környezet változása, egészségügyi protokollok változása, gazdasági – pénzügyi jogszabályi környezet változása ezt előírta.

Gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi mutatószámok minden szervezeti egységnél rendelkezésre állnak.

A szervezeti egységek minden munkatársa rendelkezik aktuális munkaköri leírással.

A minőségirányítási rendszerben lévő folyamatok és szabályzatok folyamatgazdái kijelölésre kerültek, írásos összefoglaló dokumentum rendelkezésre áll.

A társaság az eddigi gyakorlata szerint a szabályzatokat tekintették a folyamatok meghatározására. A szabályzatokban előírt iratmintákat alkalmazzák. Az alap és támogató és irányító folyamatokra vonatkozó ellenőrzési nyomvonal rendelkezésre áll.

A folyamatos ellátást a társaság biztosítja, azonban az …… munkaterület nagyon leterhelt és nehezen birkózik meg az ….. dolgozók létszámának folyamatos csökkenésével. Az ….. létszámban évek óta hiány van a ….. osztályon, a ….. osztályon, az ….. osztályon, utóbbi egy évben a ….. osztályon. A ….. Osztály működése csak személyes közreműködői szerződéssel oldható meg.

Az ….. területen hiány van létszámban és képzettségben egyaránt. …. … kellene még egy. A folyamatos képzés nem megoldott.

Szabad kapacitás nincs egyik területen sem.

Minden évben …… nap alkalmával történik elismerések átadása. Illetve javaslattétel akár országos ágazati kitüntetések, illetve helyi önkormányzat által alapított díjakra történő felterjesztésre.

A társaság rendelkezik minden dolgozóra vonatkozó Etikai szabályzattal és Integritást Sértő Események Kezelésének Eljárásrendjével. A speciális etikai előírásokat a ……. Etikai Kódexe tartalmazza. A társaság 2020. évben részt vett az Állami Számvevőszék integritás felmérésében.

Integrált kockázatkezelési rendszer:

A társaság, a kockázatkezelési rendszer működésének koordinálására a felelőst kijelölte. A kockázatok meghatározását, felmérését a folyamatgazdákkal közösen végzik.

A ….. vonatkozóan a kockázatok felmérése a Minőségirányítás rendszer követelményei szerint megtörtént.

Kontrolltevékenységek:

A társaság működése során meghatározásra kerültek a feladat- és felelősségi körök, valamint az engedélyezési, jóváhagyási eljárások. A kötelezettségvállalás, az ellenjegyzés, a teljesítésigazolás, az érvényesítés és utalványozáshoz szükséges felhatalmazásokkal rendelkeznek. A feladat és felelőségi körök elhatárolása során érvényesítésre kerül az Ávr. 60. § (1) bekezdésében meghatározottak.

Az informatikai rendszerekhez való hozzáférési jogosultságok naprakészek.

A vezető dolgozók munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvben rögzítik a feladat ellátásához szükséges információkat.

Információs és kommunikációs rendszer:

A társaság rendelkezik Kommunikációs Szabályzattal és Iratkezelési szabályzattal. A társaság iktatási rendszerének fejlesztése folyamatban van a korábban feltárt hiányosságok megszüntetése miatt.

Nyomon követési rendszer (monitoring):

A társaságnál a források szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználásának követelményei még belső szabályzatban nem került meghatározásra.
A szervezeti célok elérést szolgáló feladatok/folyamatok/tevékenységek mérésének monitoringja még nem került meghatározásra és a megvalósulást mérő indikátorok (pl.: mérőszámok, feladatmutató, teljesítmény mutató, stb.) képzése sem történt meg.

A belső ellenőr a lezajlott ellenőrzésekre előírt intézkedések megvalósulását folyamatosan monitoringozza, melyről tájékoztatja az ügyvezető igazgatót.

Kijelentem, hogy a benyújtott beszámolók a jogszabályi előírások szerint a valóságnak megfelelően, átláthatóan, teljes körűen és pontosan tükrözik a szóban forgó pénzügyi évre vonatkozó kiadásokat és bevételeket.

Kelt: Budapest, 2021.
P. H.
........................
aláírás

A belső kontroll kézikönyv készítésére nem kötelez jogszabály. Azonban jó, ha a szervezet rendelkezik a belső kontrollrendszerre vonatkozóan egy összefoglaló dokumentummal, amely segíti az első számú vezető, az ellenőrök és a belső kontrollrendszerrel foglalkozó munkatársak munkáját. Amennyiben én készítem el a kézikönyvet, az elkészítéshez szükséges ismeretek megszerzéséhez szükséges egy belső kontrollrendszerre vonatkozó gyors átvilágítás, és néhány vezetővel interjú készítése is.

Vállalom a már meglévő belső kontroll kézikönyv vagy a korábbi jogszabályban foglaltak miatt elkészített FEUVE szabályzat felülvizsgálatát, illetve helyette belső kontrollkézikönyv készítését is. Itt szükséges megemlíteni, hogy a jelenlegi jogi szabályozás és a szakirodalom nem ismeri a FEUVE szabályzatot, mint önálló szabályzat típust. A FEUVE korábbi 3 eleme közül a szabálytalanságkezelésből az integritást sértő események eljárásrendje lett, az ellenőrzési nyomvonal a kontrollkörnyezet része lett (A folyamatok meghatározása és dokumentálása), a kockázatkezelés pedig önálló elem lett, integrált kockázatkezelési rendszer név alatt.

Az egyik általam készített belső kontroll kézikönyv tartalomjegyzéke az alábbi:

  1. Általános rendelkezések
  2. A szabályzat célja
  3. A szabályzat hatálya
  4. Értelmező rendelkezések
  5. A Belső kontrollrendszer kialakítása, működtetése és fejlesztése
  6. Kontrollkörnyezet

1.1 Célok és szervezeti felépítés
1.2 Belső szabályzatok
1.2.1. A szervezeti integritást sértő események kezelésének eljárásrendje
1.3 Feladat- és felelősségi körök
1.4 A folyamatok meghatározása és dokumentálása – Ellenőrzési nyomvonal
1.5 Humánerőforrás
1.6 Etikai értékek és integritás

2. Integrált kockázatkezelési rendszer - Integrált kockázatkezelési eljárásrend

3. Kontrolltevékenységek
3.1. Kontrollstratégiák és -módszerek
3.2. Feladatkörök szétválasztása
3.3. A feladatvégzés folytonossága

4. Információs és kommunikációs rendszer
4.1. Információ és kommunikáció
4.2. Iktatási rendszer

5. Nyomon követési rendszer (Monitoring)
5.1. A szervezeti célok megvalósításának nyomon követése
5.2. A belső kontrollok értékelése
5.2.1. Vezetői nyilatkozat a belső kontrollrendszer működéséről
5.3. Belső ellenőrzés – Belső ellenőr

6. A belső kontrollrendszerrel kapcsolatos továbbképzési kötelezettség

7. Hatályba lépés

A tanácsadás történhet alkalomszerűen vagy rendszeresen. Ilyen tanácsadási téma lehet például a belső kontrollrendszer rövid összefoglalása, belső kontrollrendszer ellenőrzésekor tapasztalt hiányosságok, a belső kontrollrendszer kiépítésével kapcsolatos legjobb gyakorlatok ismertetése.

Ha ismertek a szervezet szűk keresztmetszetei, esetleg a belső/külső ellenőrzés javaslatot tartalmazó megállapítást tett valamelyik rész működésére, akkor célirányosan is megvalósítható a konkrét belső kontrollrendszer elem fejlesztése. Ha szükséges, akkor gyorsátvilágítás is lehet a kiindulópontja a belső kontrollrendszer fejlesztésnek. Ilyenek lehetnek például:

Koordinációs tevékenységem biztosítja a szervezeti egységek bevonását és támogatja a szervezet vezetőjét a belső kontrollrendszer megfelelő kialakításában, működtetésében és fejlesztésében.

A koordináció a belső kontrollrendszer mind az 5 elemének működtetésével kapcsolatos feladatokra (pl.: belső szabályzatok aktualizálása, munkaköri leírások tartalma, munkaköri átadás-átvétel dokumentációja, vezetői megbízások pályáztatása, teljesítményértékelés, ellenőrzési nyomvonalak, integrált kockázatkezelés végzése, ellenőrzési tevékenységek feladatkörök szétválasztása, mutatószámok elemzése, intézkedési tervek megvalósítása, vezetői nyilatkozat elkészítése) vonatkozóan az alábbiakat jelenti:

Belső kontrollrendszert a szervezeti sajátosságok figyelembevételével a magyarországi államháztartási belső kontroll standardoknak megfelelően alakítom ki.

 

 

 

A kialakítást a belső kontrollrendszer átvilágításával kezdem, ami a terjedelemtől függően állhat a vezetők által kitöltött öntesztből, interjúkból és ellenőrzési tevékenységből is. Ennek végeredménye egy táblázat, amely az adott pillanatban lévő belső kontrollrendszer állapotát tartalmazza; mely elemek vannak meg és melyek hiányoznak, valamint melyek működnek megfelelően és melyek azok, amiket fejleszteni szükséges.

Egy példa a felmérést követő adott időpontban lévő belső kontrollrendszerre jellemzőkről Letöltés

Javaslat intézkedési terv készítésére
  1. A belső kontrollrendszer gyorselemzéséből látható, hogy a GtBkr. jogszabálynak való megfelelés érdekében soron kívül szükséges az alábbi kötelezettségek, tevékenységek megfelelő szintre történő emelése és a hiányzó elemek kialakítása:
  2. A szervezeti célok, stratégia meghatározása
  3. Folyamatok rögzítése
  4. Teljesítménymérési rendszer kialakítása, mutatószámrendszer kidolgozása
  5. Etikai kódex kiadása
  6. Integrált kockázatkezelési rendszer működtetése
  7. A döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottsági vizsgálatának kialakítása
  8. Információs és kommunikációs rendszer kialakítása
  9. Bejelentőrendszer kialakítása
  10. Nyomonkövetési rendszer kialakítása
  11. Belső ellenőrzés kialakítása
Referenciák
Copyright © 2024 Minden jog védve
Top cross