Gyakorlatilag elmondható, hogy minden orvosolandó problémának számít, amit a belső ellenőrzés vagy az ÁSZ felfed. Ugyanakkor van három olyan hiányosság, amely tapasztalataim szerint a legtöbb szervezetnél fennáll.

Ezek közül kettő orvosolásában bármikor a rendelkezésére áll egy tapasztalt szakember, egy megfelelő kompetenciákkal és tudással bíró belsőkontrollrendszer tanácsadó, ám a harmadik ebből a szempontból egy kakukktojás. Ezen ugyanis csak az elsőszámú vezető hozzáállása tud segíteni.

Az ön szervezetén belül melyik nincs rendben a három pont közül?

Ellenőrizze le!

1. Nincs folyamatalapú ellenőrzési nyomvonal

A folyamatalapú ellenőrzési nyomvonal fontosságáról már beszéltem a „4 dolog az ellenőrzési nyomvonalról, amit bár tudott volna az ÁSZ ellenőrzés előtt” című bejegyzésemben is. IDE kattintva tudja elolvasni. [LINK]

Annak ellenére, mennyire nélkülözhetetlen, az egyik legnagyobb probléma a három közül, hogy általában még sincs az intézményekben ilyen. Rengeteg önkormányzati és költségvetési szerv van ma Magyarországon, ugyanakkor úgy gondolom, hogy legalább a 10%-ának hiányzik ez az elem a belső kontrollrendszeréből.

2003-ban vezették be, hogy kötelezően el kell készíteni az ellenőrzési nyomvonalat. Ekkor elvileg mindenki megcsinálta, legalább is a pénzügyi területre vonatkozóan, de szervezeti egység alapon. Például osztályszinten leírták, hogy milyen feladatokat kell megcsinálni, ám ezek nem egyeznek meg a folyamatokkal. Jogszabály szerint az ellenőrzési nyomvonalnak folyamatalapúnak kell lennie.

Ezt azonban sokan nem érti meg…

2. Az integrált kockázatkezelési rendszer problémája

Az integrált kockázatkezelési rendszernek is folyamatalapúnak kell lennie. A folyamatalapú ellenőrzési nyomvonal kiinduló oszlopa megegyezik az integrált kockázatkezelési rendszer kiinduló oszlopával. Hiszen mindkettő a folyamatokat tartalmazza, ezeken alapszik, ezeket kell ellenőrizni.

Így derül ki, melyek azok a kockázatok, amelyek akadályozzák az intézmény célkitűzését és a célok elérését. Ha ez rendben van, utána jön a kockázatkezelés folyamata, vagyis a kockázatok és a negatív következmények mérséklése és kezelése.

3. A belső ellenőr mindent ellenőriz

Régen csak a gazdasági terület tartozott a belső ellenőrzéshez. Akkor úgy hívták a belső ellenőrt, hogy pénzügyi ellenőr. Több mint egy évtizede ez azonban megváltozott, és a belső ellenőr már nemcsak a gazdasági területet ellenőrzi, hanem az intézmény összes tevékenységét.

Sok vezető ezt sem tudta elfogadni. Mindenki azt hiszi, hogy csak a gazdasági területet kell ellenőrizni. Egy egyetemen, ahol korábban dolgoztam, a rektor például nem engedte az oktatási rendszer átvizsgálását.

Sőt, gyakran a céges kommunikációáramlásba sem láthatok bele, mert egyszerűen a vezető nem engedi meg, nem hív meg vezetői értekezletre. Ennek elsősorban az az oka, hogy az ellenőrnek van egy plusz kötelezettsége, amelyet szintén jogszabály ír elő. E szerint, ha talál valami gyanúsat az első számú vezetőnél, mint például a visszaélés, akkor azt jeleznie kell a felettes szervnek.

Ugyanakkor nekem látni kellene, hogy mit csinálnak, miről van szó egy-egy vezetőségi megbeszélésen. Mert, ha az információáramlásból kizárják a belső ellenőrt, ezzel gyakorlatilag ellehetetlenítik a jogszabályszerű munkavégzést.

Az éves ellenőrzés során meg kell csinálnom a kockázatelemzést az összes tevékenységre vonatkozóan. Ha kijön, hogy melyik terület kockázatos, azt ellenőriznem kell. De ha ezt nem engedik meg, akkor kockázatosnak kell ítélnem az adott területet, mert nem rendelkezek a megfelelő információkkal.

Ám az ördögi kör itt még nem zárult be, hiszen ahelyett, hogy segíthetnék az első számú vezetőnek hatékonyabbá tenni az intézményét, nem tudom, mert nem engedi. Ezért említettem korábban, hogy a harmadik problémát egyetlen szakember sem tudja orvosolni, mert a hiba a gondolkodásmódban és a hozzáállásban van.

Miért bízza rám szervezetét, ha belső ellenőrt keres?

Ez az egyik alapvető kérdés, amely egy első számú vezetőt érdekelhet, ha belső ellenőrt keres.

Miért bízza pont rám a munkát?

Miért vagyok én a jó szakember az Ön számára?

Milyen szakmai múlt áll mögöttem, amely biztosítja a hitelességemet?

Azért, hogy megválaszoljam ezeket a kérdéseket, úgy döntöttem, elmesélem a történetemet. Feltárom azt a szakmai utat, amelyet végigjártam a mögöttem álló 25-30 évben. A cikk végére pedig választ kap az összes kérdésére velem és a szakmai megbízhatóságommal kapcsolatban.

A szakmai múltam, amely biztos hitelt ad belső ellenőrként

Valójában ez a pályakezdés a véletlennek volt köszönhető.

Annak idején a Budapest Őrezrednél dolgoztam, mint Üzemanyagszolgálat főnök. Mivel nem jöttem ki túl jól a közvetlen felettesemmel, szerettem volna eljönni onnan. A parancsnokság azonban marasztalni akart; nem engedtek el olyan könnyen.

Megígérték, hogy a közvetlen főnökömet hamarosan magasabb pozícióba helyezik, és akkor minden probléma egy csapásra megoldódik. Igen ám, csakhogy ezt az ígéretet negyedévente megújították, a kinevezés azonban sosem jött el.

Végül nem érdekelt semmi.

Beadtam az áthelyezési kérelmet, hogy az országban mindegy hogy hova helyeznek, csak el innen.

Így lettem először belső ellenőr

Az áthelyezést követően a Magyar Honvédség Vezérkar Pénzügyi Osztályára kerültem. Az új pozíció: belső ellenőr. Ekkor találkoztam először a szakmával. Egy elképesztően jó csapatba helyeztek, ahol négy férfival és három hölggyel dolgozhattam együtt.

A vezérkarhoz közvetlenül tartozó katonai szervezeteket ellenőriztük, mint a Stratégiai Védelmi Kutató Központ, a Katonai Akadémia, Beszerzési Hivatal, stb. Folyamatosan jártuk az országot, ellenőriztük a budapesti alakulatokat, a vidéki társaságokat és a megyei Hadkiegészítő Parancsnokságokat is.

Összesen két évig dolgoztam itt 1992 és 1994 között.

Ekkor azonban már tudtam, hogy ezt a hivatást nekem találták ki. Annyira megszerettem a szakmát, elképzelhetetlennek tűnt, hogy mást csináljak.

Ön érzett már így?

A belső ellenőri pályafutásomnak ez még csak a kezdete volt

Két év után felkértek, hogy menjek át a Honvédelmi Minisztéiumba. Itt a Védelemgazdasági Főosztályom dolgoztam és a HM felügyelete alá tartozó intézmények (pl.: Haditechnikai Intézet) ellenőrzésében részt vettem 1994 és 1996 között. Ezután elmentem egy kisebb vagyonvédelmi kft.-hez, ahol ügyvezető voltam szintén két évig.

Az első évben a cég még nyereségesen működött, ám a második évben már elkezdett csökkeni a bevétel, végül veszteségessé vált. Már olyan megbízásokat is elvállaltunk, amelyeken semmit nem nyertünk, épp ellenkezőleg, veszítettünk, de gondoltuk, referenciának jó lesz. Viszont annyira megszaporodtak a nagy vagyonvédelmi cégek, hogy teljesen tönkretették a kicsiket – így minket is.

Ezután újra visszatértem a belső ellenőri pályára és már rajta is maradtam. Alkalmazottként legutoljára a Dunaújvárosi Egyetemen dolgoztam, pályáztatás útján választottak ki és a kancellár lett a főnököm. Miután ő elment az Egyetemről, hamarosan én is követtem. Ez volt tavaly. Onnantól kezdve a saját vállalkozásomat építem.

Miért érzem testhezállónak a szakmát? És miért jó ez önnek?

Mindig új feladatot kapok.

Nincs két egyforma ellenőrzés és ez nagyon tetszik! Szeretek kutatni, szeretem a részleteket felfedni, kibogozni. Úgy gondolom, az unalmas munkákat nem nekem találták ki. Ezért olyan jó a belső ellenőrzés: sosem unatkozom!

És szeretem a kihívásokat…

Szeretek leásni a probléma mélyére…

A mögöttem álló évek és tapasztalatok alapján a legjobb szakemberek közé sorolom magamat. A szaktudás mellett azonban fontosnak tartom, hogy egy belső ellenőr etikusan, pontosan és élvezettel végezze a munkáját.

Én pontosan ezt teszem!

Munkáim és pályafutásom során számos különös esettel volt már dolgom, amelyek között rengeteg visszatérő is van. Nem véletlen hát, hogy megszületett ez a bejegyzés. Úgy gondoltam, épp itt az ideje összegyűjteni azokat a tévhiteket, amelyeket a belső ellenőrökkel kapcsolatban élnek a köztudatban.

Talán Önnek is ismerős lesz néhány.

Talán Ön is ebben a hitben élt a belső ellenőrökkel kapcsolatban.

Miért kell beszélni a tévhitekről?

Nos, leginkább azért, hogy az első számú vezető és a vezetőség többi tagja is tisztában legyen azzal, mit lehet elvárni egy belső ellenőrtől és mit nem. Miben lehet számítani rá? Mi az, amiben az ő keze is meg van kötve?

Minden itt leírt tévhitet a saját tapasztalataim alapján szedtem össze, ezért jól tudom, mennyivel gördülékenyebbé tudja tenni a munkát, ha előre tisztázzuk ezeket. Megspóroljuk a felesleges köröket, a konfliktusokat és hatékonyabbá tudjuk tenni az együttműködést is.

Az ÉN célom: eredményesebbé tenni az ÖN cégét!

Valójában mindketten egy oldalon állunk, mindketten egy célért harcolunk.

5 tévhit a belső ellenőrről

1. A belső ellenőr nem csinál semmit

Munkám során többször is megkaptam, hogy a belső ellenőr nem csinál semmit és nem is akar dolgozni. Ezzel leginkább akkor találkoztam, amikor a vezetőség tagjai megkerestek különféle munkákkal, nekem pedig vissza kellett utasítanom őket.

Miért?

Két oka is volt. Az egyik, hogy én éves terv alapján dolgozom. A másik pedig, hogy mindössze egyetlen személynek, az első számú vezetőnek tartozom elszámolással.

2. Rá lehet tolni az apró feladatokat

A vezetőség rengeteg apró feladatot próbált rám tolni az évek során, ugyanakkor én nem ezért vagyok a cégnél. Arról nem beszélve, hogy ebben az esetben is él: én az első számú vezetővel dolgozom együtt, nem pedig a vezetőség minden tagjával.

3. Operatív feladatokat is ellát

Nem feltétlenül…

Ha én ellenőrzöm a céget, akkor nem készíthetem el az ellenőrzési nyomvonalat, a kockázatelemzést és a többi operatív feladatot. Ha megcsinálnám, magamat kellene ellenőriznem, ami összeférhetetlen.

Nem lehet.

Nem szabályos.

Persze sok belső ellenőr belemegy és megcsinálja. Én nem…

Volt már összetűzésem egy-két vezetővel emiatt, akik meggyanúsítottak, hogy nem akarok dolgozni. Mondván: nekik nem kell olyan ember, aki nem akar dolgozni. Hozzáteszem: ez nem igaz!

Akarok dolgozni! Szeretem a munkámat, viszont szabálysértésekben nem akarok és nem is fogok résztvenni.

4. A belső ellenőr megcsinálja a hiányosságokat

Nem…

Nem neki kell kiépíteni a kockázatelemzést, az ellenőrzési nyomvonalat, elkészíteni a szabályzatokat stb. Ő mindössze ellenőriz és javaslatokat fogalmaz meg. Annyit tehet, hogy tanácsadással vesz részt a kialakításban, de nem lehet rábízni.

5. Elkészíti az intézkedési tervet

Amit a belső ellenőr a belső ellenőrzés során megállapít, egy intézkedési tervbe kell foglalni. Fel kell vinni a megállapítást, a szakember javaslatát, a feladatot, hozzárendelni egy felelőst és egy határidőt. Ám ezt NEM a belső ellenőr készíti el!

A dokumentumot az első számú vezetővel kell aláíratni, később pedig számot kell adni arról, hogy a feladatokat határidőre elvégezték – vagy sem.

Referenciák
Copyright © 2021 Minden jog védve
cross