Menu
Menu
Miért bízza rám szervezetét, ha belső ellenőrt keres?
Ez az egyik alapvető kérdés, amely egy első számú vezetőt érdekelhet, ha belső ellenőrt keres.
Miért bízza pont rám a munkát?
Miért vagyok én a jó szakember az Ön számára?
Milyen szakmai múlt áll mögöttem, amely biztosítja a hitelességemet?
Azért, hogy megválaszoljam ezeket a kérdéseket, úgy döntöttem, elmesélem a történetemet. Feltárom azt a szakmai utat, amelyet végigjártam a mögöttem álló 25-30 évben. A cikk végére pedig választ kap az összes kérdésére velem és a szakmai megbízhatóságommal kapcsolatban.
Valójában ez a pályakezdés a véletlennek volt köszönhető.
Annak idején a Budapest Őrezrednél dolgoztam, mint Üzemanyagszolgálat főnök. Mivel nem jöttem ki túl jól a közvetlen felettesemmel, szerettem volna eljönni onnan. A parancsnokság azonban marasztalni akart; nem engedtek el olyan könnyen.
Megígérték, hogy a közvetlen főnökömet hamarosan magasabb pozícióba helyezik, és akkor minden probléma egy csapásra megoldódik. Igen ám, csakhogy ezt az ígéretet negyedévente megújították, a kinevezés azonban sosem jött el.
Végül nem érdekelt semmi.
Beadtam az áthelyezési kérelmet, hogy az országban mindegy hogy hova helyeznek, csak el innen.
Az áthelyezést követően a Magyar Honvédség Vezérkar Pénzügyi Osztályára kerültem. Az új pozíció: belső ellenőr. Ekkor találkoztam először a szakmával. Egy elképesztően jó csapatba helyeztek, ahol négy férfival és három hölggyel dolgozhattam együtt.
A vezérkarhoz közvetlenül tartozó katonai szervezeteket ellenőriztük, mint a Stratégiai Védelmi Kutató Központ, a Katonai Akadémia, Beszerzési Hivatal, stb. Folyamatosan jártuk az országot, ellenőriztük a budapesti alakulatokat, a vidéki társaságokat és a megyei Hadkiegészítő Parancsnokságokat is.
Összesen két évig dolgoztam itt 1992 és 1994 között.
Ekkor azonban már tudtam, hogy ezt a hivatást nekem találták ki. Annyira megszerettem a szakmát, elképzelhetetlennek tűnt, hogy mást csináljak.
Ön érzett már így?
Két év után felkértek, hogy menjek át a Honvédelmi Minisztéiumba. Itt a Védelemgazdasági Főosztályom dolgoztam és a HM felügyelete alá tartozó intézmények (pl.: Haditechnikai Intézet) ellenőrzésében részt vettem 1994 és 1996 között. Ezután elmentem egy kisebb vagyonvédelmi kft.-hez, ahol ügyvezető voltam szintén két évig.
Az első évben a cég még nyereségesen működött, ám a második évben már elkezdett csökkeni a bevétel, végül veszteségessé vált. Már olyan megbízásokat is elvállaltunk, amelyeken semmit nem nyertünk, épp ellenkezőleg, veszítettünk, de gondoltuk, referenciának jó lesz. Viszont annyira megszaporodtak a nagy vagyonvédelmi cégek, hogy teljesen tönkretették a kicsiket – így minket is.
Ezután újra visszatértem a belső ellenőri pályára és már rajta is maradtam. Alkalmazottként legutoljára a Dunaújvárosi Egyetemen dolgoztam, pályáztatás útján választottak ki és a kancellár lett a főnököm. Miután ő elment az Egyetemről, hamarosan én is követtem. Ez volt tavaly. Onnantól kezdve a saját vállalkozásomat építem.
Mindig új feladatot kapok.
Nincs két egyforma ellenőrzés és ez nagyon tetszik! Szeretek kutatni, szeretem a részleteket felfedni, kibogozni. Úgy gondolom, az unalmas munkákat nem nekem találták ki. Ezért olyan jó a belső ellenőrzés: sosem unatkozom!
És szeretem a kihívásokat…
Szeretek leásni a probléma mélyére…
A mögöttem álló évek és tapasztalatok alapján a legjobb szakemberek közé sorolom magamat. A szaktudás mellett azonban fontosnak tartom, hogy egy belső ellenőr etikusan, pontosan és élvezettel végezze a munkáját.
Én pontosan ezt teszem!
Munkáim és pályafutásom során számos különös esettel volt már dolgom, amelyek között rengeteg visszatérő is van. Nem véletlen hát, hogy megszületett ez a bejegyzés. Úgy gondoltam, épp itt az ideje összegyűjteni azokat a tévhiteket, amelyeket a belső ellenőrökkel kapcsolatban élnek a köztudatban.
Talán Önnek is ismerős lesz néhány.
Talán Ön is ebben a hitben élt a belső ellenőrökkel kapcsolatban.
Nos, leginkább azért, hogy az első számú vezető és a vezetőség többi tagja is tisztában legyen azzal, mit lehet elvárni egy belső ellenőrtől és mit nem. Miben lehet számítani rá? Mi az, amiben az ő keze is meg van kötve?
Minden itt leírt tévhitet a saját tapasztalataim alapján szedtem össze, ezért jól tudom, mennyivel gördülékenyebbé tudja tenni a munkát, ha előre tisztázzuk ezeket. Megspóroljuk a felesleges köröket, a konfliktusokat és hatékonyabbá tudjuk tenni az együttműködést is.
Az ÉN célom: eredményesebbé tenni az ÖN cégét!
Valójában mindketten egy oldalon állunk, mindketten egy célért harcolunk.
Munkám során többször is megkaptam, hogy a belső ellenőr nem csinál semmit és nem is akar dolgozni. Ezzel leginkább akkor találkoztam, amikor a vezetőség tagjai megkerestek különféle munkákkal, nekem pedig vissza kellett utasítanom őket.
Miért?
Két oka is volt. Az egyik, hogy én éves terv alapján dolgozom. A másik pedig, hogy mindössze egyetlen személynek, az első számú vezetőnek tartozom elszámolással.
A vezetőség rengeteg apró feladatot próbált rám tolni az évek során, ugyanakkor én nem ezért vagyok a cégnél. Arról nem beszélve, hogy ebben az esetben is él: én az első számú vezetővel dolgozom együtt, nem pedig a vezetőség minden tagjával.
Nem feltétlenül…
Ha én ellenőrzöm a céget, akkor nem készíthetem el az ellenőrzési nyomvonalat, a kockázatelemzést és a többi operatív feladatot. Ha megcsinálnám, magamat kellene ellenőriznem, ami összeférhetetlen.
Nem lehet.
Nem szabályos.
Persze sok belső ellenőr belemegy és megcsinálja. Én nem…
Volt már összetűzésem egy-két vezetővel emiatt, akik meggyanúsítottak, hogy nem akarok dolgozni. Mondván: nekik nem kell olyan ember, aki nem akar dolgozni. Hozzáteszem: ez nem igaz!
Akarok dolgozni! Szeretem a munkámat, viszont szabálysértésekben nem akarok és nem is fogok résztvenni.
Nem…
Nem neki kell kiépíteni a kockázatelemzést, az ellenőrzési nyomvonalat, elkészíteni a szabályzatokat stb. Ő mindössze ellenőriz és javaslatokat fogalmaz meg. Annyit tehet, hogy tanácsadással vesz részt a kialakításban, de nem lehet rábízni.
Amit a belső ellenőr a belső ellenőrzés során megállapít, egy intézkedési tervbe kell foglalni. Fel kell vinni a megállapítást, a szakember javaslatát, a feladatot, hozzárendelni egy felelőst és egy határidőt. Ám ezt NEM a belső ellenőr készíti el!
A dokumentumot az első számú vezetővel kell aláíratni, később pedig számot kell adni arról, hogy a feladatokat határidőre elvégezték – vagy sem.
Ahhoz, hogy a felfüggesztésről beszélni tudjunk, érdemes tisztázni, mi is a költségvetési támogatás. Az Államháztartási Szabályozás szerint:
„A támogatások speciális fajtája, fogalmát az Áht. 1. § 14. pontja határozza meg, amely szerint főszabályként a társadalombiztosítás pénzügyi alapjai kivételével az államháztartás központi alrendszeréből, ellenérték nélkül, pénzben nyújtott juttatásokat tekintjük költségvetési támogatásoknak.”
Az Állami Számvevőszék célja többek között az államháztartáson kívülre nyújtott költségvetési támogatások ellenőrzése. Erre azért van szükség, hogy a különböző szervezetek, pártok és alapítványok átlátható módon és szabályszerűen használják fel a közpénzt.
Lássuk, mikor függesztheti fel az ÁSZ a támogatást, mik lehetnek vagyonmegóvó intézkedések, illetve, hogyan és mennyi időn belül lehet felszámolni a szabálytalanságokat.
A pénzforrások államháztartáson kívülre juttatása kockázati tényező. Ezért, ha az adott szervezet nemcsak államháztartási támogatást, de ingyenes vagyonjuttatást is kap, akkor az egész szervezet minden tevékenységét érintve kell elvégezni az ellenőrzést.
Amennyiben az ÁSZ-ellenőrzés során az derül ki, hogy:
akkor az ÁSZ kezdeményezheti a támogatás folyósításának felfüggesztését a kár megelőzése vagy enyhítése érdekében. Ez egyfajta vagyonmegóvó intézkedés.
Az ÁSZ elsősorban a nem állami humánszolgáltatókat, az alapítványokat, az önkormányzatokat, a közalapítványokat, a központi költségvetési fejezetet irányító szerv és a fejezetbe sorolt költségvetési szervek működését, a pártokat és a pártalapítványokat ellenőrzi rendszeresen. Emellett az államháztartásból származó források felhasználása miatt a központi költségvetésből gazdálkodó szervezeteket is, valamint a nemzeti vagyon kezelése érdekében az állami tulajdonban lévő önkormányzatokat, intézményeket stb.
A vagyonmegóvó intézkedés számos formában testet ölthet: felfüggeszthetik az államháztartás valamelyik alrendszeréből nyújtott támogatást, illetve a személyi jövedelemadó 1%-ából érkező részesedést, szankció lehet továbbá az előirányzat vagy az államháztartási vagyonelemek zárolása.
Ez utóbbit leginkább bűncselekmény gyanúja esetén szokták alkalmazni. Ezekben az esetekben az ÁSZ elnöke az illetékes hatóságokhoz fordul, akik kötelesek megtenni a szükséges intézkedéseket. Erről 15 napon belül értesíteniük kell az ÁSZ-t.
Fontos! Ha a szerv teljesíti a közreműködési kötelezettségét, akkor felfüggeszthetik a vagyonmegóvó intézkedést. Ez azt jelenti: ha megszünteti a szabálytalanságot, újraindíthatják a támogatás folyósítását. Ilyenkor az ÁSZ értesíti az intézkedést érintő hatóságot.
Ha az ÁSZ a vizsgálat során valamilyen szabálytalanságot tapasztal, levélben szólítja fel az intézményeket azok megszüntetésére. Ha az első számú vezető 15 napon belül nem tájékoztatja a hivatalt a szabálytalanságok feloldásáról, akkor a vagyonmegóvó intézkedések továbbra is fennállnak.
2018. áprilisában az ÁSZ például azt jelentette be, hogy szabálytalanság miatt három önkormányzattól is megvonja a támogatást. Mivel ezek közül az egyik érintett, a kiscsécsi önkormányzat, a megadott határidőn belül eleget tett a közreműködési kötelezettségének, a szankciók fennállására már nem volt szükség.
Látható, hogy amennyiben az első számú vezető eleget tesz az ÁSZ felszólításának, újra érvénybe lép a támogatás.
Belső ellenőrként a belső kontrollrendszerek átvizsgálása során számos olyan tipikus hibával találkoztam már, amelyek időről időre felütik a fejüket a szervezeteknél. Ezekkel elsősorban két probléma van.
1. Ha jön egy ÁSZ vagy egyéb ellenőrzés, ők rögtön kiszúrják a hibákat.
2. Ezek közül sok orvoslása nemcsak az ellenőrzések, hanem a hatékonyság miatt is fontos.
Hiszen egyes hibák akadályozhatják a célok elérését, kivéreztethetik a hatékonyságot, negatív hatással lehetnek az eredményességre és még sorolhatnám. Következtetésképp: az első számú vezetőnek is érdeke, hogy a szerven belül fellépő problémákat minél hamarabb orvosolják.
Segítségképp összegyűjtöttem ezeket a hibákat a belső kontrollrendszer elemei alapján. Ez már önmagában is hasznos lesz, ám a legjobb, ha felkér egy szakembert annak érdekében, hogy a szervezete tényleg a lehető legmegfelelőbben működjön – akár a szabályokat, akár a célokat nézzük.
Ismétlésképp: a belső kontrollrendszer elemei.
Nem tervezik meg, nem alakítják ki a stratégiai vagy az operatív célokat, amely első sorban a felső vezetés feladata lenne. Továbbá a felügyeleti szerv nem ellenőrzi, nem hagyja jóvá a Szervezeti és Működési Szabályzatot (SzMSz). Vagy: az SzMSz nem az épp aktuális szervezeti felépítést tartalmazza.
A belső szabályzatok esetén probléma szokott lenni, hogy hiányzik valamilyen szabályzat, nincs kialakítva a megfelelő indikátorrendszer a gazdaságosságra, a hatékonyságra és az eredményességre. Pedig ahhoz, hogy a költségvetési szerv vezetése folyamatosan nyomon tudja követni a célkitűzések megvalósulását, szüksége van a megfelelő mutatószámokra, vagy más néven indikátorokra. Ezek használatával tudják mérni a teljesítés alakulását.
Szintén a kontrollkörnyezeten belül említhetjük, hogy a munkaköri leírások nem határozzák meg pontosan a felelősségi köröket és a feladatokat. Az is lehet, hogy nem áll rendelkezésre a megfelelő emberi vagy tárgyi erőforrás, a hiányzó munkaköröket pályáztatás nélkül töltik be, a vezetői megbízásokat is pályázatok nélkül adják, illetve, hogy a teljesítményértékelés nem valósul meg. Hiba lehet még, hogy az ellenőrzési nyomvonal nem naprakész vagy nem folyamatalapú, továbbá, hogy nincs Etikai Kódex.
Alapvető probléma, hogy sok szervezetnél nem szabályozzák az integrált kockázatkezelési rendszert, illetve a koordinálására sem jelölik ki a felelőst. Gond továbbá, hogy nem valósul meg a kockázatok összegyűjtése, így a szerv képtelen felkészülni az esetleges vészhelyzetekre.
A kockázatok elemzése és értékelése is magában hordozza a hibákat: nem megfelelőek a skálák, az Excel-táblázatokban is fordulnak elő mulasztások. A kezelés során pedig az is előfordulhat, hogy nem a kockázati tűréshatár felett lévő kockázatokra helyezik a hangsúlyt.
A már kialakított kockázatkezelési rendszer sincs kőbe vésve, hiszen ezt is rendszeresen felül kell vizsgálni – ami általában szintén elmarad.
Az egyik ilyen, hogy a vezetés nem kap pontos és naprakész információkat, vagy már alapból ki sem alakítják a Vezetői Információs Rendszert. Elmaradhat továbbá a szabályozás, nem készítenek emlékeztetőket a megbeszélésekről, értekezletekről, így a munkatársakhoz sem jutnak el a szükséges információk.
Hiba lehet, hogy a Levéltár nem hagyja jóvá az Iratkezelési Szabályzatot, továbbá az is, hogy az iratok nem kerülnek be az iktatási rendszerbe vagy hogy nem tartják be az ügyintézések határidejét.
Például, ha a jóváhagyásokat nem az arra jogosult személyek írják alá, ha nem valósulnak meg a vezetői ellenőrzések. Fontos lenne továbbá, hogy szétválasszák a feladatköröket, így különítve el a teljesítést és az ellenőrzést, de legtöbbször ez sem valósul meg.
Szintén gyakran előfordul, hogy ha egy alkalmazott kilép, akkor nem adják át a munkaköri feladatokat, felelősségeket. Így megeshet, hogy bizonyos feladatokat nem végeznek el.
Elmarad a mutatószámok ellenőrzése, a belső kontrollrendszer éves felülvizsgálata és az intézkedési tervekben szereplő feladatok elvégzése is. És amit szintén gyakran tapasztalok: nincs belső ellenőr. Vagy ha netán mégis van, akkor megfélemlítik.
Holott a belső ellenőr azért van a szervezetnél, hogy meglássa és megoldja azokat a hibákat, amelyek akadályozzák a célok elérését. Vagyis: valójában a belső ellenőr az első számú vezető barátja, nem pedig az ellensége. Sok helyen mégis így kezelik… Alapvetően ez az a gondolkodás, amelyet mindenképp meg kell változtatni ahhoz, hogy egy virágzó költségvetési szervet tudjunk „építeni”.
Módosították a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló 2009. évi CXXII. törvényt a 2019. évi LXVI. törvény 69-70. §-ai. A 70. § már 2019. július 10-től hatályos, ám a 69. § csak 2020. január 1-től lép érvénybe.
Ezen bejegyzés segít felkészülni a törvényváltozásra és megérteni a jogszabályi előírásokat.
Ahogy a jogszabályban áll:
„Azon köztulajdonban álló gazdasági társaság – a Magyar Nemzeti Bank, a hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló törvény, valamint a biztosítási tevékenységről szóló törvény hatálya alá tartozó köztulajdonban álló gazdasági társaság kivételével –, amely esetében a tárgyévet megelőző két üzleti évben a mérlegforduló napján a következő három mutatóérték közül legalább kettő a társaság elfogadott (egyszerűsített) éves beszámolója, vagy – amennyiben konszolidált éves beszámolót is készít – a konszolidált éves beszámolója alapján meghaladja az alábbi határértéket:
a) a mérlegfőösszeg a 600 millió forintot,
b) az éves nettó árbevétel az 1 200 millió forintot,
c) az átlagosan foglalkoztatottak száma a 100 főt,
az e §-ban meghatározottak szerint belső kontrollrendszert működtet.”
Vagyis az elsőszámú vezető feladata és felelőssége egy olyan belső kontrollrendszer kiépítése és működtetése, amely:
Emellett az első számú vezetőnek gondoskodnia kell a belső ellenőrzési funkció kialakításáról és működtetéséről is. Fontos továbbá, hogy köztulajdonban álló gazdasági társaságnál csak az a belső ellenőr végezhet ellenőrzést, aki szerepel az államháztartásért felelős miniszter által vezetett nyilvántartásban.
A költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenység folytatására jogosult személyek névjegyzéke a https://allamhaztartas.kormany.hu/nevjegyzek helyen, betűrendben megjelenő dokumentumokban megtalálható! Például a t-zs belső ellenőrök_2019augusztus dokumentumban
| Regisztrációs szám | Név | Telefon | Elektronikus elérhetőség | Regisztráció dátuma |
| 5113195 | Tóth Dezső | 0620/982-7535 | toth.dezso@gmail.com | 2010.01.27 |
A belső kontrollrendszerre vonatkozó részletszabályokat a kormány egy külön rendeletben fogja megállapítani a 2009. évi CXXII. törvény 11. §-a alapján.
Ennek alapján kap a kormány felhatalmazást arra, hogy külön rendeletben állapítsa meg a belső kontrollrendszerre vonatkozó részletszabályokat a köztulajdonban álló gazdasági társaságoknál. Felhatalmazást kap továbbá az államháztartásért felelős miniszter, hogy rendeletben állapítsa meg a belső ellenőrzési tevékenységhez kapcsolódó elvárásokat és szabályokat.
A Belső Ellenőrök Magyarországi Közhasznú Szervezete szerint a törvényváltozás hozzájárulhat a társaságok vagyongazdálkodásának ellenőrzött biztosításához, ezért szintén kötelezővé tennék a belső ellenőrzési funkció kialakítását.
Ez a független belső ellenőrzési funkció ugyanis a belső kontrollrendszer felett működő ellenőrzési, vagyis monitoringrendszer egyik fontos eleme. A Bkr. 2. § b) pontja alapján a belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje, az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási és belső kontrollrendszerének hatékonyságát.
Az Áht. 70. § (2) bekezdése alapján a belső ellenőr bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenysége keretében a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, a tervezést, gazdálkodást, és a közfeladatok ellátását vizsgálva megállapításokat és javaslatokat fogalmaz meg a költségvetési szerv vezetője részére. A belső ellenőr ezenkívül más tevékenységbe nem vonható be.
Egy megfelelő belső kontrollrendszer kiépítésével ráadásul jobban érvényesülhet a gazdaságosság, az eredményesség és a hatékonyság a köztulajdonban álló gazdasági társaságoknál is. A belső ellenőrök alkalmazása pedig erősítené a vállalatok irányítási rendszerét.
Segítségre van szüksége a jogszabályi változások és azok követelményét illetően? Netán a belső kontrollrendszer vagy a belső ellenőrzési funkció kialakítását tervezi?
Ez egy általános kérdés.
Általánosabb, mint hinné.
Azért kell róla beszélni, mert első számú vezetők egy része ellenségként tekint a belső ellenőre. Egy olyan veszélyforrásként, aki háborgatja a szervezetét és minden sarkon hibát keres. Pedig – nem győzőm hangsúlyozni, hogy – a belső ellenőr barát és nem ellenség. A szervezetért van.
Ezt most be is bizonyítom.
Teljesítmény-ellenőrzést végeztem egy projektekkel foglalkozó szervezetnél. A vizsgálat a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség jegyében zajlott. Hát nem erre vágyik minden vezető?
Hogy a szervezete hatékonyan működjön?
Hogy eredményes legyen?
Arról nem beszélve, hogy a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség jogszabályi követelmény is. Ez alapján a vezetés köteles a rá bízott eszközöket és forrásokat gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen felhasználni.
Nézzük meg egyesével a konkrét hozadékokat!
Az ellenőrzés során kiderült, hogy az egyik szervezeti egység munkatársai egész évben nem dolgoztak rendesen. Reggel bementek, este pedig hazamentek. Ennyi. Ezzel összesen húszmilliós kárt okoztak az intézménynek.
Ha a vezetőjük tudja, hogy nincs feladatuk, akkor tudott volna nekik munkát adni. De a vezető nem tudta… És ez húszmillió forintos többletkiadást jelentett neki, ami elkerülhető lett volna. Szerencsére felhívtam rá a figyelmét és több pénzt nem kellett kidobnia az ablakon.
A következő hiba, amely kivéreztette a hatékonyságot és az eredményességet, az a szervezeti egység volt, amelynek két egységkódja is volt. Lekérdezéskor mindig eltérő számok jöttek ki attól függően, hogy aki a lekérdezést végezte, melyik kódot ütötte be.
Mit eredményezett ez?
Azt, hogy a szervezeti egység számai nem voltak átláthatók.
Nem voltak relevánsak.
A problémát úgy oldották meg, hogy ezt a két kódot összevonták és átkönyvelték az adatokat. Onnantól kezdve nem volt probléma lekérdezésnél.
Ám a belső ellenőrzés itt még nem ért véget…
A projektek könyvelésében nem a valós adatok szerepeltek. Ezzel sérült a számviteli törvényben megfogalmazott valódiság elve.
Hogyan derült ki mindez?
Az intézmény dologi kiadása hárommillió forint volt. Ennek fele, másfél millió forint, kapcsolódott a projektekhez. Mégsem került a projektek költségei közé!
De volt itt még más is.
Megvizsgáltam az irodák 1 m2-re jutó dologi kiadásait. Az átlagos költség 20 000 forint/ m2-es. Ez volt az elfogadható. Viszont az egyik szervezeti egység irodájában ez az összeg 100 000 forint/ m2 volt. Egy másik egység irodájában pedig: 200 000 forint / m2 .
Ennek oka az volt, hogy: más szervezeti egységek kiadását ennek a két szervezeti egységnek a kiadásai közé könyvelték le – több hónapon keresztül. Ezt utólag javították és ma már a valós adatokat tartalmazza.
Sőt, több munkatárs a projekten töltött idejének költsége, illetve a gépjárművek futásának költsége szintén nem került be a projektek költségei közé.
Amikor az ellenőrzés elkezdődött, a vezetők írtak egy levelet a beszállítóknak adategyeztetés miatt. Ennek következtében derült ki, hogy négy cég önként felülvizsgálta a szolgáltatását. Ezek közül három 40%-kal, egy pedig 17%-kal csökkentette az árait. Az így elért árkedvezmény 1 év alatt 5 millió forint volt.
Ez csak néhány konkrét példa, amiért megéri belső ellenőrt fogadni és teljesítmény-ellenőrzést végeztetni.
Mit várhat el a vezető a belső ellenőrtől?
Meddig tart a felelőssége?
Úgy gondolom, ezen alapkérdésekre minden elsőszámú vezetőnek tudnia kellene a választ, mielőtt belső ellenőrhöz fordul. A későbbiekben mindez nagyban megkönnyíti a kommunikációt és az elvárásokat egymás felé.
A belső ellenőr egy független, kontrolltevékenységet végez, amelyet belső ellenőrzésnek hívunk. A feladata, hogy fejlessze a szervezet működését, növelje az eredményességét, értékelje a folyamatait és a belső kontrollrendszerének hatékonyságát. Az elvégzett munkáért felelősséget kell, hogy vállaljon.
A belső ellenőr tanácsadó tevékenységet is nyújt a megbízóval történő megállapodás fényében. Közben végig meg kell őriznie a tárgyilagosságát, a függetlenségét és nem vállalhatja át az első számú vezető felelősségét.
A belső ellenőrzési feladatokat a 370/2011. (XII.31.) és a 339/2019. (XII.23.) számú kormányrendeletek határozzák meg. A belső ellenőröknek sok kritériumnak kell megfelelnie, sok szabályt kell betartania – hatályos jogszabályok, belső szabályzatok, előírások, belső ellenőrzési alapszabály, szakmai etikai kódex és belső ellenőrzési kézikönyv. A szervezet első számú vezetője nem kérheti az ettől való eltekintést.
Megeshet, hogy az ellenőr olyan jelentést ír – persze a valóságnak megfelelően –, amely nem tetszik az első számú vezetőnek. Ennek leginkább három oka van:
Ilyenkor előfordulhat, hogy a vezető ki sem küldi a jelentést az ellenőrzött szervezeti egységnek az intézkedési terv elkészítése céljából. Inkább beteszi az asztalfiókba és szépen megfeledkezik róla.
Mert nem tartja fontosnak.
Csak plusz teherként nyomja a vállát.
Pedig, ha nem intézkedik, akkor az bizony ki fog derülni. Mert a felügyeleti szerv is ellenőrzi az intézményt. Plusz a belső ellenőrnek évente beszámolót kell készíteni az elvégzett feladatokról.
Az ellenőrzött szervezeti egység így akár 2-3 jelentést is kaphat. Ám a sok megállapítás között már át sem látja a helyzetet, ezért inkább segítséget kér az intézkedési terv elkészítésére.
Fontosnak tartom kiemelni, hogy egy belső ellenőr igenis végezze etikusan és hitelesen a munkáját. Vannak olyan esetek, amikor egyes szakemberek nem így tesznek… én mégis azt mondom, hogy a tiszta munka nemcsak az ellenőr, hanem az első számú vezető érdeke is.
Hiszen maga a belső ellenőr a szervezetért/társaságért van. Az ellenőrzés során feltárja azokat a hibákat, amely a szervezet céljaira, pénzügyeire, létére negatívan hatnak. Mondja, önnek első számú vezetőként nem az a célja, hogy az intézménye megfelelően működjön és ne véreztesse ki sehol se a pénzt, se a hatékonyságot?
Ezt érdemes legalább gondolatban megválaszolni…
Miért én vagyok a legmegfelelőbb belső ellenőr az ön számára?
Ugye önben is felmerült ez a kérdés?
Igen? Ennek örülök. Tudja, miért? Mert valószínűleg fontosnak tartja annyira a cégét, hogy a lehető lejobb ellenőrt válassza.
Azt szoktam mondani, amikor megkérdezik tőlem, hogy miért választottam ezt a szakmát, hogy valójában ő választott engem. Egy véletlennek köszönhetően kerültem kapcsolatba a belső ellenőrzéssel 1992-ben, ám azóta benne ragadtam. Ennek több oka is volt. Az egyik, hogy szeretem a kihívásokat és a változatosságot. Ugyanis nincs két egyforma ellenőrzés, mindig más feladatot kapok. Továbbá szeretek kutatni, megérteni és felfedni a részleteket, valamint kibogozni a szálakat.
Nos, azért, mert óriási tapasztalatom van – minden területen. Voltam gazdasági igazgató részvénytársaságnál, voltam vagyonvédelmi kft.-nek ügyvezetője, dolgoztam továbbá több minisztériumban, például a Honvédelmi Minisztériumban is belső ellenőrként, a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériumában humán vezetőként, az Oktatási és Kulturális Minisztériumban szintén belső ellenőrként, és még sorolhatnám. Még külföldön, a Collegium Hungaricumnak is voltam gazdasági vezetője.
Viszont nem szaporítanám tovább a szót.
A lényeg: én a gyakorlatban csináltam azt, amit most ellenőrzök – HR-es és gazdasági területen egyaránt. Mivel voltam humánvezető és gazdasági igazgató is, így ismerem mind a két oldalt. Tudom, meddig lehet rugalmasan kezelni a szabályokat, és mikor kell véresen komolyan venni.
Évente egy-két alkalommal tartok előadásokat országos rendezvényeken – például voltam már a Wolters Kluwernél, a Belső Ellenőrök Társaságánál és a Magyar Pénzügyi Gazdasági Ellenőrök Egyesületénél – a belső ellenőrzésről vagy a belső kontrollrendszer kiépítéséről, ellenőrzéséről vagy a jogszabályokkal kapcsolatban.
Emellett van még egy fontos dolog, amelyet minden cégvezetőnek tudnia kell a belső ellenőrök munkájáról – ha már épp a megfelelőt keresi.
Az már csak hab a tortán, hogy pontosan és precízen végzem a munkámat, illetve odafigyelek a határidőkre is. Folyamatosan egyeztetek az ellenőrzöttel úgy, hogy a jogszabályon felül én egy plusz egyeztetést is beiktattam a munkafolyamatomba. Így mire hivatalosan el kell küldeni az ellenőrzési jelentéstervezetet, előtte én már leegyeztetem a munkaanyagot.
Amennyiben a lehető legjobb szolgáltatást szeretné kapni, forduljon hozzám bizalommal, és előzzük meg együtt az ÁSZ-által feltárt hiányosságokat.
Hiszen a belső ellenőr nem ellenség, hanem barát…