Miért van szükség a folyamatok azonosítására?

Mik a folyamatok? Miért van szükség a pontos azonosításukra? Meddig tart a folyamatgazdák felelőssége? Ezek mind fontos kérdések, ám van egy, ami még inkább az: Milyen előnyökhöz juttatja szervezetét a folyamatok azonosítása? Erről lesz szó ebben a bejegyzésben.

Mi a folyamat?

A folyamat az ÁBKSGYÚ szerint:

„A szervezeti célok megvalósulása érdekében tudatosan megtervezett lépések, tevékenységek és cselekedetek sorozata, amelyek oly módon lettek kialakítva és szabályozva, hogy kiszámítható és elvárások szerinti eredményt produkáljanak.”

A szervezet eredményes és tudatos működéséhez elengedhetetlen a folyamatok azonosítása és rendszerezése. Mindez szükséges a belső kontrollrendszer kiépítéséhez is, hiszen keretet ad neki.

Általa lehetővé válik az átlátható működés, a folyamatgazdák kijelölése pedig tisztázza a felelősségi kérdéseket.

A folyamatok feltérképezése

A szervezeti stratégia és célrendszer alapján kell összeállítani a folyamatokat. Meg kell határozni továbbá a főfolyamatok és részfolyamatok listáját, majd összekapcsolni a szervezeti célokkal. Ez fogja megadni a folyamattérképet.

Elengedhetetlen a kulcsfolyamatok azonosítása, amelyek eredményessége és hatékonysága jelentősen befolyásolja a célok elérését.

A folyamatok azonosítását követően tanulmányozzuk át őket alaposan, majd jelöljük ki a folyamatgazdákat. Végül pedig készítsük el a részletes folyamatleírásokat és ellenőrzési nyomvonalakat.

A hatékony folyamatmenedzsment szempontjából elengedhetetlen:

• a szervezet vezetőinek és munkatársainak aktív részvétele;
• anyagi és erkölcsi ösztönzők alkalmazása;
• a szabályok folyamatos betartása;
• a változások dokumentálása;
• a hibák és hiányosságok rögzítése;
• a monitoring rendszer alkalmassága.

Milyen előnyei vannak a folyamatmenedzsmentnek?

A folyamatok azonosításával és rendszerezésével számos előnyhöz juttathatja szervezetét. A teljesség igénye nélkül:

• megnövelheti szervezete hatékonyságát,
• elősegítheti a célok elérését,
• egyszerűsíthetők a folyamatok,
• feltárhatók a standardizálási lehetőségek,
• kiszűrhetőek a felesleges kontrollok,
• a teljesítménykövetelmények kialakítása is lehetségessé válik.

Ám a folyamatok azonosítása, feltérképezése, illetve a folyamattérkép (vagy más néven folyamatlista), a folyamatleírások és az ellenőrzési nyomvonalak elkészítése nagyon alapos előkészületeket igényel.

Ahhoz, hogy az alapos és részletes kidolgozás megvalósulhasson, érdemes ütemtervet készíteni.

A folyamatgazdák szerepe

A folyamatok azonosítása és a folyamatleírások elkészítése után kijelöljük a folyamatgazdákat. Ez egy kulcsfontosságú lépés, hiszen így tisztázva vannak a felelősségi körök.

Folyamatgazdának mindig azt kell kijelölni, aki a legfontosabb szerepet tölti be az adott folyamat levezénylésében, megvalósulásában. A folyamatgazda lehet például egy szakmai felelős, egy projektgazda, egy kisvezető stb.

Mivel minden főfolyamatnak és részfolyamatnak van folyamatgazdája, nemcsak a főfolyamatgazda felelős az adott folyamat megfelelő működéséért – szoros együttműködésben dolgoznak.

Meddig tart a folyamatgazda felelőssége?

Az ÁBKSGYÚ szerint:

„Ha egy adott folyamatban több szervezeti egység is részt vesz, akkor a folyamatgazda az ő bevonásukkal készíti el a folyamatleírást, az ellenőrzési nyomvonalat, illetve azonosítja a kockázatokat és tesz javaslatot a kezelésükre.

A folyamatgazdáknak mindenképpen támaszkodniuk kell a folyamatban részt vevő munkatársak tapasztalataira.”

Tehát a folyamatgazda a folyamat kialakításáért, dokumentálásáért és természetesen a fejlesztéséért is felel. Ugyanakkor fontos megjegyezni, hogy a folyamatban résztvevő munkatársak saját munkájukért vállalt felelőssége nem száll át a folyamatgazdára.

A folyamatgazdának kötelessége ismerni az általa irányított folyamatot – átfogóan és részletesen. Tudnia kell, milyen külső és belső behatások jelentkezhetnek a folyamatban, milyen kockázatok üthetik fel a fejüket, illetve jelezniük kell a változásokat is.

„Kötelességüknek a folyamatgazdák csak abban az esetben tudnak teljes egészében megfelelni, ha a jogszabályi környezet változásaiból a feladatkörükre vonatkozó előírásokhoz azok megjelenését, hatálybalépését követően azonnal hozzájutnak, és folyamatosan tanulmányozzák”

– mondja az ÁBKSGYÚ.

Mindezt azonban a vezetőségnek rögzítenie kell a munkaköri leírásban is.