Belső ellenőrként a belső kontrollrendszerek átvizsgálása során számos olyan tipikus hibával találkoztam már, amelyek időről időre felütik a fejüket a szervezeteknél. Ezekkel elsősorban két probléma van.

1. Ha jön egy ÁSZ vagy egyéb ellenőrzés, ők rögtön kiszúrják a hibákat.

2. Ezek közül sok orvoslása nemcsak az ellenőrzések, hanem a hatékonyság miatt is fontos.

Hiszen egyes hibák akadályozhatják a célok elérését, kivéreztethetik a hatékonyságot, negatív hatással lehetnek az eredményességre és még sorolhatnám. Következtetésképp: az első számú vezetőnek is érdeke, hogy a szerven belül fellépő problémákat minél hamarabb orvosolják.

Segítségképp összegyűjtöttem ezeket a hibákat a belső kontrollrendszer elemei alapján. Ez már önmagában is hasznos lesz, ám a legjobb, ha felkér egy szakembert annak érdekében, hogy a szervezete tényleg a lehető legmegfelelőbben működjön – akár a szabályokat, akár a célokat nézzük.

A belső kontrollrendszer tipikus hibái, amelyeket a belső ellenőrzések során tapasztaltam

Ismétlésképp: a belső kontrollrendszer elemei.

• Kontrollkörnyezet.
• Integrált kockázatkezelési rendszer.
• Információs és kommunikációs rendszer.
• Kontrolltevékenységek.
• Nyomonkövetési rendszer (monitoring).

A kontrollkörnyezet általános hibái

Nem tervezik meg, nem alakítják ki a stratégiai vagy az operatív célokat, amely első sorban a felső vezetés feladata lenne. Továbbá a felügyeleti szerv nem ellenőrzi, nem hagyja jóvá a Szervezeti és Működési Szabályzatot (SzMSz). Vagy: az SzMSz nem az épp aktuális szervezeti felépítést tartalmazza.

A belső szabályzatok esetén probléma szokott lenni, hogy hiányzik valamilyen szabályzat, nincs kialakítva a megfelelő indikátorrendszer a gazdaságosságra, a hatékonyságra és az eredményességre. Pedig ahhoz, hogy a költségvetési szerv vezetése folyamatosan nyomon tudja követni a célkitűzések megvalósulását, szüksége van a megfelelő mutatószámokra, vagy más néven indikátorokra. Ezek használatával tudják mérni a teljesítés alakulását.

Szintén a kontrollkörnyezeten belül említhetjük, hogy a munkaköri leírások nem határozzák meg pontosan a felelősségi köröket és a feladatokat. Az is lehet, hogy nem áll rendelkezésre a megfelelő emberi vagy tárgyi erőforrás, a hiányzó munkaköröket pályáztatás nélkül töltik be, a vezetői megbízásokat is pályázatok nélkül adják, illetve, hogy a teljesítményértékelés nem valósul meg. Hiba lehet még, hogy az ellenőrzési nyomvonal nem naprakész vagy nem folyamatalapú, továbbá, hogy nincs Etikai Kódex.

Az integrált kockázatkezelési rendszer általános hibái

Alapvető probléma, hogy sok szervezetnél nem szabályozzák az integrált kockázatkezelési rendszert, illetve a koordinálására sem jelölik ki a felelőst. Gond továbbá, hogy nem valósul meg a kockázatok összegyűjtése, így a szerv képtelen felkészülni az esetleges vészhelyzetekre.

A kockázatok elemzése és értékelése is magában hordozza a hibákat: nem megfelelőek a skálák, az Excel-táblázatokban is fordulnak elő mulasztások. A kezelés során pedig az is előfordulhat, hogy nem a kockázati tűréshatár felett lévő kockázatokra helyezik a hangsúlyt.

A már kialakított kockázatkezelési rendszer sincs kőbe vésve, hiszen ezt is rendszeresen felül kell vizsgálni – ami általában szintén elmarad.

Az információs és kommunikációs rendszer általános hibái

Az egyik ilyen, hogy a vezetés nem kap pontos és naprakész információkat, vagy már alapból ki sem alakítják a Vezetői Információs Rendszert. Elmaradhat továbbá a szabályozás, nem készítenek emlékeztetőket a megbeszélésekről, értekezletekről, így a munkatársakhoz sem jutnak el a szükséges információk.

Hiba lehet, hogy a Levéltár nem hagyja jóvá az Iratkezelési Szabályzatot, továbbá az is, hogy az iratok nem kerülnek be az iktatási rendszerbe vagy hogy nem tartják be az ügyintézések határidejét.

A kontrolltevékenységek általános hibái

Például, ha a jóváhagyásokat nem az arra jogosult személyek írják alá, ha nem valósulnak meg a vezetői ellenőrzések. Fontos lenne továbbá, hogy szétválasszák a feladatköröket, így különítve el a teljesítést és az ellenőrzést, de legtöbbször ez sem valósul meg.

Szintén gyakran előfordul, hogy ha egy alkalmazott kilép, akkor nem adják át a munkaköri feladatokat, felelősségeket. Így megeshet, hogy bizonyos feladatokat nem végeznek el.

A nyomonkövetési rendszer általános hibái

Elmarad a mutatószámok ellenőrzése, a belső kontrollrendszer éves felülvizsgálata és az intézkedési tervekben szereplő feladatok elvégzése is. És amit szintén gyakran tapasztalok: nincs belső ellenőr. Vagy ha netán mégis van, akkor megfélemlítik.

Holott a belső ellenőr azért van a szervezetnél, hogy meglássa és megoldja azokat a hibákat, amelyek akadályozzák a célok elérését. Vagyis: valójában a belső ellenőr az első számú vezető barátja, nem pedig az ellensége. Sok helyen mégis így kezelik… Alapvetően ez az a gondolkodás, amelyet mindenképp meg kell változtatni ahhoz, hogy egy virágzó költségvetési szervet tudjunk „építeni”.