Amikor az első számú vezető célul tűzi ki, hogy átvilágíttatja a szervezetét egy belső ellenőrrel, sok szempontot kell mérlegelnie. Többek között látnia kell, hogyan dolgozik a kiszemelt szakember, milyen hitvallást képvisel és milyen szakmai múltja van – ha biztosra akar menni, hogy az illető jó munkát fog végezni és hozzásegíti intézményét a fejlődéshez.

Egy korábbi bejegyzésemben már megmutattam, milyen szakmai utat jártam be a mögöttem álló évek során. Erről a „Miért bízza rám szervezetét, ha belső ellenőrt keres?” című cikkben olvashat.

Most pedig arra szeretnék kitérni, én hogyan dolgozom, mint belső ellenőr.

Munkafolyamatom belső ellenőrként

Ha ki kellene emelnem, hogy az ellenőrzési folyamat során melyik munka a kedvencem, nem tudnék csak egyet megnevezni. Én minden fázist egyformán szeretek a felkészüléstől az utolsó leütött pontig.

Én elsősorban távmunkában dolgozom.

Amikor jön a megkeresés egy átvilágításra, akkor először mindig felkészülök az ellenőrzésre. Elektronikusan bekérem az adatokat, közben beleásom magam a jogszabályokba és szabályzatokba.

Ezt követően végigolvasom az adatokat, közben elkezdem írni a jelentéstervezetet is. A kérdéses részeket mindig megjelölöm. Később pedig, ha szükséges, további táblázatokat, információkat, kutatásokat és szabályzatokat kérek be az ellenőrzött vezetőtől, munkatárstól.

Amikor ezeket is feldolgoztam, megkeresem a szervezetet a további kérdéseimmel – ha akad – elektronikusan. Ekkor még megeshet, hogy küldenek adatokat, ezzel kiegészítem a jelentést. Ha minden rendben van, akkor továbbra is online tartjuk a kapcsolatot és egyeztetünk. Ha nincs minden rendben, akkor kimegyek személyesen és meg tudjuk beszélni a dolgokat szemtől szemben.

Amint ez megtörténik, amint mindent leegyeztetünk, kész is az ellenőrzés.

Ilyen egy sikeres belső ellenőrzés

Ahogy mindig mondom, a belső ellenőr nem ellenség, hanem segítő. Azzal, hogy megállapítja a hibákat, ő egyáltalán nem akar semmi rosszat. Csupán megadja az intézménynek a legnagyobb lehetőséget, vagyis a fejlődést a hibák kijavítása által. Az a jó vezető, aki elfogadja ezeket a hibákat, elismeri őket és megkezdi a kijavításukat.

Hadd meséljek el egy történetet…

Ez tökéletesen példázza azt, miért olyan fontos a belső ellenőrzés – nemcsak az ÁSZ, hanem a szervezet fejlődése miatt is.

Egyszer átvilágítottam egy intézmény szerződéskötési folyamatait. Amikor beérkezett egy ajánlatkérés a szervhez, megkezdődött a feldolgozása. Igen ám! Csakhogy az ajánlatadási idő 10 nap volt. Volt olyan – nem egyszer –, hogy emiatt le is mondták az ajánlatkérést, mert borzalmasan hosszú ideig kellett volna várni rá.

Ahogy átvilágítottam a szerződéskötés folyamatát az ajánlat beérkezésétől kezdve, megláttam a felesleges köröket. Tulajdonképpen össze-vissza szaladgáltak az anyaggal az intézményen belül. Szó szerint… A gazdasági területhez például legalább háromszor visszaküldték az anyagot véleményezésre és ellenőrzésre.

Végül, miután felfedtem a réseket, amelyeket ki is törtöltünk a rendszerből, a 10 napot sikerült 1-2 napra lecsökkenteni.