Szeretné tudni, hogyan dolgozik egy belső ellenőr? Megismerné a belső ellenőrzés egész folyamatát? Bepillantana a kulisszák mögé, hogy teljesebb képet kaphasson az ellenőrzés részleteiről?

Akkor jó helyen jár!

Ebben a bejegyzésemben egy példán keresztül szemléltetem önnek a belső ellenőrzés menetét. Ezáltal pontosan fogja látni, mire számíthat egy ilyen vizsgálat során. Ha a cikk végére érve marad még önben kérdés, forduljon hozzám bizalommal.

Állok rendelkezésére!

Szemléltető példa a belső ellenőrzés folyamatára

A példámban 8 intézménynél vizsgálom a munkáltatók által a munkavégzéshez biztosított mobiltelefonok használatát. A tervezett ütemezést és a tervezett ellenőri napok számát a következő képen láthatja:

A vizsgálat célja annak megállapítása volt, hogy az önkormányzat irányítása alatt álló költségvetési szervek az Ávr. 13. § (2) bekezdésben előírt szabályzattal rendelkeznek-e, a szabályozás megfelel-e jogszabályoknak, és hogy a szabályzatban foglaltak betartásra kerülnek-e.

A belső ellenőrzés menete

A belső ellenőrzés menetét szintén a példa alapján szemléltetem.

Szerződéskötés és felkészülés az ellenőrzésre

Az első lépés a szerződéskötés, ezt követi a felkészülés és az ellenőrzési program elkészítése. A felkészülés során utánanézek a hatályos jogszabályoknak, bekérem a szükséges dokumentumokat, áttanulmányozom a nyilvántartásokat, elemzéseket és értékeléseket készítek.

Ezt követi a nyitó megbeszélés, ami általában a helyszínen zajlik. Itt megismerkedem az első számú vezetővel, bekérem, átnézem és értelmezem a még szükséges alap- és vizsgálatspecifikus dokumentumokat. Ezek megküldése lehetőség szerint elektronikus formában történik.

Ilyenkor általában már az interjú készítése is szóba jöhet. Ez az interjú gyakorlatilag az ellenőrzött szervezet meghatározott személyétől történő tájékoztatáskérést jelenti. A kérdések tárgya olyan információra vonatkozik, amelyeket a kapott anyagok nem tartalmaznak, vagy az azokban lévő információk megerősítését szolgálja.

Mintavételezés, tesztelés és összehasonlító elemzés elvégzése

A soron következő lépés, hogy a mintavételes vagy tételes vizsgálathoz elvégzem a mintavételt. Ha szükséges a mintába került elemek vizsgálatához, akkor bekérek további dokumentációkat (például kimutatást) elsősorban elektronikus formában.

Ha minden dokumentumot megkaptam, elvégzem a tesztelést, az összehasonlító elemzést. A vizsgálat lebonyolításánál számomra fontos szempont, hogy minél kisebb mértékben zavarjam meg az ellenőrzöttek napi munkavégzését. Ugyanakkor elkerülhetetlen az ellenőrzés miatti többletteher az érintett munkatársak esetében.

Ezt a célt hivatott biztosítani az elsősorban elektronikus, másodsorban telefonos kommunikáció is. Bár a konkrét ellenőrzési helyzettől függően előfordulhat, hogy a személyes találkozásokra is szükség van. Ez mindig az adott helyzet függvénye, csak akkor kerül előtérbe, ha az ellenőrzés másképpen nem végezhető el sikeresen.

Például, ha olyan tanácsadási igény merül fel az ellenőrzött részéről, mely leghatékonyabban egy megbeszélés formájában bonyolítható le, vagy nehezen tisztázható helyzetek esetén.

A belső ellenőrzés eredménye és lezárása

A vizsgálat lebonyolítása közben folyamatosan vezetem a jelentéstervezetet. Amint elkészül a tervezet tervezete, elküldöm az ellenőrzött részére előzetes egyeztetés céljából.

Ennek a gyakorlatnak ideális esetben az eredménye: a jelentéstervezet jogszabály szerinti egyeztetés céljából történő kiküldése után az érintettek már a tervezetre nem tesznek észrevételt, hanem már a véleményezési határidőn belül az intézkedési tervet küldik meg.

Ezt követően a vonatkozó jogszabályban rögzített 8 napos határidő alkalmazásával, illetve a beérkezett észrevételek függvényében a jelentést lezárom.

Ha nincs észrevétel akkor módosítás nélkül, észrevétel esetén annak megválaszolását és a szükséges módosításokat követően, egyeztető megbeszélés esetén a szükséges módosításokat követően zárom le a vizsgálatot.

A vizsgálat eredménye az ellenőrzési jelentés, amely ebben az esetben a 2017-2018-as évekre tartalmazza 8 költségvetési szervre vonatkozóan a mobiltelefonok használati szabályzatának meglétét, megfelelőségét, hatályosulását, a mobiltelefonok használati rendjét, valamint a vonatkozó belső kontrollrendszer komponenseire vonatkozó megállapításokat és javaslatokat.