Miért fontos egy szervezetben a monitoring?

Dolgozzunk együtt!

    A mai cikkben a belső kontrollrendszer egy újabb eleméről lesz szó: a monitoringról, vagyis a nyomonkövetési-rendszerről. Ezért került ez is az alappillérek közé, mert a belső kontrollrendszereket folyamatosan nyomon kell követni. Pontosabban: fel kell mérni az egyes rendszerek eredményességét és teljesítményét az adott időintervallumban.

    Most pedig menjünk mélyebbre a témában!

    Mit jelent a nyomonkövetés vagy monitoring?

    Ez egy dinamikus folyamat, amely figyeli és értékeli a szervezet céljait, adottságait, a belső kontrollrendszer elemeit és a külső, valamint belső változásokat. Általában ezekhez igyekeznek alkalmazkodni.

    A monitoringrendszerek felépítése eltérő lehet, ám a Nemzetgazdasági Minisztérium útmutatója szerint az alábbiakban megegyeznek:

    • „a vezető felelőssége kiépíteni és működtetni a monitoring rendszert;
    • a szervezet egészére kiterjedőnek kell lennie;
    • kockázati alapon kell működnie, vagyis szűkös erőforrások esetén a célok megvalósítását leginkább veszélyeztető folyamatokra kell fókuszálnia;
    • a változó körülményekhez igazodva folyamatosan megújulónak kell lennie.”

    Köztudott, hogy az elsőszámú vezetőnek minden évben értékelnie kell a szervezet belső kontrollrendszerének működését. Ezt akkor tudja megtenni, ha a monitoringrendszer is rendben van.

    A monitoringrendszer két fajtája

    Alapvetően két vizsgálati területet különböztetünk meg egymástól. Az egyik a szervezeti teljesítmény, a másik pedig magának a belső kontrollrendszernek a monitoringja, vagyis ellenőrzése.

    Az első esetben a vizsgálat a stratégiai célokhoz és azok teljesüléséhez kapcsolható. Ennek során a mérhető és mutatószámokban kifejezett outputokat figyeli és értékeli. Az utóbbi pedig a kontrollrendszer elemeinek a folyamatos figyelése annak érdekében, hogy a vezetőknek bizonyosságot adjon róla, hogy a belső kontrollrendszer hatékonyan és eredményesen működik.

    Összességében a monitoringrendszer célja, hogy pontos és megbízható információkkal segítse a vezetést, hogy feltárja a belső kontrollrendszer hiányosságait, problémáit, illetve mérni tudja a rendszer működésének hatékonyságát.

    Mi a monitoringrendszer alapja?

    Elengedhetetlen, hogy a szervezeti kultúra támogassa a monitoringot. A vezetők hozzáállása is fontos. Tudatosítani kell a belső kontrollrendszer és a monitoring meglétének és működésének jelentőségét.

    Hiszen ahogy a belső kontrollrendszer, úgy a monitoring kialakítása, felügyelete és működtetése is a vezetői szint felelőssége. Az elsőszámú vezető kérhet szakmai segítséget a belső ellenőrtől, aki azonban mindössze tanácsadóként lehet jelen, tehát nincs joga döntést hozni.

    A monitoringrendszer minden esetben folyamatalapú, elengedhetetlen hozzá a belső kontrollrendszer megléte, és figyelembe kell vennie az azonosított kockázatokat és a válaszlépéseket. Továbbá fontos meghatározni azokat a kulcskontrollokat, amikre a monitoringnak fókuszálnia kell. Sőt, emellett számos kérdés van még, amelyre a vezetőségnek meg kell találnia a választ ebben a kérdésben.

    A monitoringrendszer kialakítása összetett folyamat, ugyanakkor elengedhetetlen a minőségi működés. Ezért ajánlott egy képzett szakemberhez fordulnia, aki javaslataival és tanácsaival segítséget nyújthat a munkában.

    Mit jelent a hatékonyság a monitoring esetén?

    Ha már a szervezet rendelkezik a kontrollkörnyezet részeként kialakított indikátorrendszerrel, akkor nagyon lényeges, hogy az indikátorok megvalósulása folyamatosan figyelve, értékelve és felülvizsgálva legyenek. Ennek következménye, hogy ha az adott indikátor a meghatározott értéktől eltér, akkor intézkedni lehet az ok/ok mérséklésére, megszüntetésére.

    Tekintettel arra, hogy az első számú vezetőnek évente nyilatkoznia szükséges a belső kontrollrendszerről, célszerű a nyilatkozat alátámasztásához az alsóbb szintű vezetőket is a nyilatkozat pontjairól beszámoltatni. Ma már az ÁSZ is ellenőrzi a nyilatkozatok valóság tartalmát és sok esetben leírásra kerül, hogy a nyilatkozat tartalma nem valós és e miatt az ÁSZ hívott már be vezetőt is jegyzőkönyv felvételére. Ennek elkerülésére az önértékeléstől hasznosabb lehet évente a külső értékelő bevonása.

    Ide tartozik még a belső és külső ellenőrzések által feltárt hibák kijavítására készített intézkedési tervek megvalósulásának figyelemmel kísérése is, amelyről szintén évente be kell számolni.

    Segítségre van szüksége a monitoringrendszer kialakításához? Netán átnézetné már meglévő nyomonkövetési-rendszerét? Külső értékelésre van szüksége?

    Tóth Dezső
    Belsőkontrollrendszer-szakértő
    Keressen bizalommal!
    Referenciák
    Copyright © 2021 Minden jog védve
    cross