Ennyi hiba halmozódhat fel szervezetében, ha nem figyel!

Milyen hibákra figyel a belső ellenőr a belső ellenőrzés során? Mi számít egyáltalán hiányosságnak egy szervezetben? Mire kell figyelnie önnek első számú vezetőként?

A következő esettanulmányt azért osztom meg önnel, hogy a fentebb feltett kérdésekre megkaphassa a választ. Talán nem is hinné, mennyi hibát fel lehet fedezni, amelynek következtében elfolyik a pénz, az idő és az energia.

Most azonban végre teljes képet kaphat!

Az egyik társaságnál a támogatások felhasználását ellenőriztem. A cél az volt, hogy megállapítsam, a költségvetési támogatás elszámolása megfelel-e a jogszabályi előírásoknak és a minisztérium által előírt elszámolási követelményeknek.

Érdekes eredmények születtek…

A belső ellenőrzés lépései a következők voltak

1. Megbízólevél átvétele.
2. Ellenőrzésre való felkészülés.
3. Ellenőrizendő folyamat vagy szervezeti egység megismerése.
4. Ellenőrzési program összeállítása.
5. A vizsgálat lefolytatása.
   1. Nyitó megbeszélés.
   2. Dokumentumok vizsgálata.
   3. Interjúk, helyszíni ellenőrzések lefolytatása.
   4. Jelentéstervezet egyeztetése, a jelentés lezárása.
6. Nyomon követés.

Az ellenőrzés részletes feladatai [H2 kiemelés]

Először meg kellett vizsgálnom a megállapodásban meghatározott támogatás elszámolási feltételeit és módjait.

Ezt követően a felhasználások alapját képező szerződéseket, valamint a bizonylatok tartalmi és alaki helyességét is ellenőriztem.

Átnéztem továbbá:

• a felhasználások könyvelését,
• az analitikus nyilvántartásokat,
• az adott évre vonatkozó közhasznúsági beszámoló és jelentés adatait,
• a közhasznú társaságra és gazdálkodására vonatkozó valamennyi szabályt,
• a felhasználásra vonatkozó szerződéseket, számviteli bizonylatokat, elszámolásokat, analitikai kimutatásokat,
• a Vezetőségi és Felügyelő Bizottsági jelentéseket és jegyzőkönyveket és határozatokat,
• egyéb okmányokat.

Az ellenőrzés során a következő anomáliákat tapasztaltam az intézménynél.

Az ellenőrzési környezet anomáliái [H2 kiemelés]

Egyrészt probléma volt az értékteremtés elvárásával, az értékmegőrzéssel, és kapacitásgondokra is felfigyeltem. Emellett nagyságrendi különbségek voltak a követelmények és az erőforrások között.

Feltűnt a vezetői ellenőrzés hiánya, a problémák takargatása és halogatása a munkavállalók és a vezetés egyes tagjainak részéről. A társaságnál a legjelentősebb költségtényező és erőforrás az emberi erőforrás (mint általában), amely érzékeny terület a hozzáállás, a motiváltság, a képzettség és a fluktuáció miatt.

A folyamatok komplexek, bonyolultak, több szereplősek voltak. A társaság vezetésére erős összefonódás volt jellemző, az információk hiányosak és tévesek voltak, a dokumentumok áramlása időigényes volt – keresgélés, keveredés, felesleges adminisztrációk.

Több IT-rendszert is alkalmaztak, többszörös volt az adatbevitel, ugyanakkor hiányoztak a megfelelő szoftverek. Hiányos volt az ellenőrzési nyomvonal és a kockázatkezelési rendszer, félreértéseket tapasztaltam továbbá a belső kontrollrendszerrel kapcsolatban is. Azt gondolták, hogy annak kiépítése a belső ellenőr dolga.

Nem volt megoldva a helyettesítés, szabálytalanságok és párhuzamos munkavégzések voltak, hiányoztak bizonyos mutatószámok, a kontrolling, és egyes tevékenységek gazdaságtalanul működtek.

Látja, milyen sok hiba keletkezhet a társaságon belül?

Érti már, miért van szükség rendszeres belső ellenőrzésre?

Milyen további hibákra leltem még a belső ellenőrzés során?

A teljesség igénye nélkül…

A támogatási megállapodásban nem rögzítették, hogy milyen működési (kizárólag bér, járulékok és dologi kiadások kifizetésére) kiadásokra és programokra fordítható a támogatás. Az elszámolás nem történt meg határidőre, az adóigazolásokat nem mellékelték a megállapodáshoz, illetve az elszámolásából nem állapítható meg, hogy a társaság ténylegesen mennyi pénzt fordított a közhasznú tevékenységéhez kapcsolódó működési kiadásaira.

A megállapodásban nem volt utalás arra, hogy annak mellékletét képezi a Nyilatkozat és Felhatalmazó levél az azonnali beszedési megbízás megadására. A szerződéseknél nem minden esetben rögzítették a szerződés lényeges tartalmát (tárgya, teljesítés ideje, módja, díjazása).

A munkaköri leírás két személy részére nem készült el. A könyvvitelt végző szervezetnek nem adták át rendszeresen az okmányokat. A társaság szabálytalanul fizetett ki túlmunkadíjazást, tiszteletdíjakat, költségtérítést és költségelszámolást összesen 3 millió forint összegben.

És ez még mindig nem minden…

A top hibák, avagy a kedvenceim, amiket eddig tapasztaltam

• Már kilépett dolgozótól nem vették el az informatikai hozzáféréseket és saját bankszámlára utalt folyamatosan nagyobb összegeket.
• Bérbeadásnál a szerződésben rögzített területi adatok a valóságostól eltértek.
• Egy kiadvány értékesítése havi 300 ezer forint juttatásért. 4 év alatt 200 db-ot értékesítettek összesen 300 ezer forint összegben. Több mint 10 millió forint a kár?
• Gépjárművek engedély nélküli saját használata.
• Az iratkezelő szoftver nem rendelkezett tanúsítvánnyal.
• A garázskártya után a szükséges adókat nem fizették meg.
• Egy személy és egy szervezeti egység egyáltalán nem végzett munkát, 20 millió forint mégis kifizetésre került.
• A vezetői megbízás határozott idő helyett határozatlan időre szólt.

Ezekből a hibákból pontosan látható, hol folyhat el a társaság pénze, és milyen szabálytalanságok történtek rendszeresen. Biztos vagyok abban, hogy első számú vezetőként ön is tudni akarja, mi folyik a szervezete falai között.

Ezzel nemcsak a felesleges kiadásokat spórolhatja meg, de abban is biztos lehet, hogy minden úgy működik, ahogy működnie kell.

Tudja, van az a mondás, hogy „a bizalom jó, de az ellenőrzés jobb”. Én azt mondom, hogy higgyen a munkavállalóiban, de ellenőrizze is őket! Így biztosíthatja a hatékony, eredményes és jövedelmező működést!