Ennyi hiba halmozódhat fel szervezetében, ha nem figyel!
Milyen hibákra figyel a belső ellenőr a belső ellenőrzés során? Mi számít egyáltalán hiányosságnak egy szervezetben? Mire kell figyelnie önnek első számú vezetőként?
A következő esettanulmányt azért osztom meg önnel, hogy a fentebb feltett kérdésekre megkaphassa a választ. Talán nem is hinné, mennyi hibát fel lehet fedezni, amelynek következtében elfolyik a pénz, az idő és az energia.
Most azonban végre teljes képet kaphat!
Az egyik társaságnál a támogatások felhasználását ellenőriztem. A cél az volt, hogy megállapítsam, a költségvetési támogatás elszámolása megfelel-e a jogszabályi előírásoknak és a minisztérium által előírt elszámolási követelményeknek.
Érdekes eredmények születtek…
A belső ellenőrzés lépései a következők voltak
- Megbízólevél átvétele.
- Ellenőrzésre való felkészülés.
- Ellenőrizendő folyamat vagy szervezeti egység megismerése.
- Ellenőrzési program összeállítása.
- A vizsgálat lefolytatása.
- Nyitó megbeszélés.
- Dokumentumok vizsgálata.
- Interjúk, helyszíni ellenőrzések lefolytatása.
- Jelentéstervezet egyeztetése, a jelentés lezárása.
- Nyomon követés.
Az ellenőrzés részletes feladatai [H2 kiemelés]
Először meg kellett vizsgálnom a megállapodásban meghatározott támogatás elszámolási feltételeit és módjait.
Ezt követően a felhasználások alapját képező szerződéseket, valamint a bizonylatok tartalmi és alaki helyességét is ellenőriztem.
Átnéztem továbbá:
- a felhasználások könyvelését,
- az analitikus nyilvántartásokat,
- az adott évre vonatkozó közhasznúsági beszámoló és jelentés adatait,
- a közhasznú társaságra és gazdálkodására vonatkozó valamennyi szabályt,
- a felhasználásra vonatkozó szerződéseket, számviteli bizonylatokat, elszámolásokat, analitikai kimutatásokat,
- a Vezetőségi és Felügyelő Bizottsági jelentéseket és jegyzőkönyveket és határozatokat,
- egyéb okmányokat.
Az ellenőrzés során a következő anomáliákat tapasztaltam az intézménynél.
Az ellenőrzési környezet anomáliái [H2 kiemelés]
Egyrészt probléma volt az értékteremtés elvárásával, az értékmegőrzéssel, és kapacitásgondokra is felfigyeltem. Emellett nagyságrendi különbségek voltak a követelmények és az erőforrások között.
Feltűnt a vezetői ellenőrzés hiánya, a problémák takargatása és halogatása a munkavállalók és a vezetés egyes tagjainak részéről. A társaságnál a legjelentősebb költségtényező és erőforrás az emberi erőforrás (mint általában), amely érzékeny terület a hozzáállás, a motiváltság, a képzettség és a fluktuáció miatt.
A folyamatok komplexek, bonyolultak, több szereplősek voltak. A társaság vezetésére erős összefonódás volt jellemző, az információk hiányosak és tévesek voltak, a dokumentumok áramlása időigényes volt – keresgélés, keveredés, felesleges adminisztrációk.
Több IT-rendszert is alkalmaztak, többszörös volt az adatbevitel, ugyanakkor hiányoztak a megfelelő szoftverek. Hiányos volt az ellenőrzési nyomvonal és a kockázatkezelési rendszer, félreértéseket tapasztaltam továbbá a belső kontrollrendszerrel kapcsolatban is. Azt gondolták, hogy annak kiépítése a belső ellenőr dolga.
Nem volt megoldva a helyettesítés, szabálytalanságok és párhuzamos munkavégzések voltak, hiányoztak bizonyos mutatószámok, a kontrolling, és egyes tevékenységek gazdaságtalanul működtek.
Látja, milyen sok hiba keletkezhet a társaságon belül?
Érti már, miért van szükség rendszeres belső ellenőrzésre?
Milyen további hibákra leltem még a belső ellenőrzés során?
A teljesség igénye nélkül…
A támogatási megállapodásban nem rögzítették, hogy milyen működési (kizárólag bér, járulékok és dologi kiadások kifizetésére) kiadásokra és programokra fordítható a támogatás. Az elszámolás nem történt meg határidőre, az adóigazolásokat nem mellékelték a megállapodáshoz, illetve az elszámolásából nem állapítható meg, hogy a társaság ténylegesen mennyi pénzt fordított a közhasznú tevékenységéhez kapcsolódó működési kiadásaira.
A megállapodásban nem volt utalás arra, hogy annak mellékletét képezi a Nyilatkozat és Felhatalmazó levél az azonnali beszedési megbízás megadására. A szerződéseknél nem minden esetben rögzítették a szerződés lényeges tartalmát (tárgya, teljesítés ideje, módja, díjazása).
A munkaköri leírás két személy részére nem készült el. A könyvvitelt végző szervezetnek nem adták át rendszeresen az okmányokat. A társaság szabálytalanul fizetett ki túlmunkadíjazást, tiszteletdíjakat, költségtérítést és költségelszámolást összesen 3 millió forint összegben.
És ez még mindig nem minden…
A top hibák, avagy a kedvenceim, amiket eddig tapasztaltam
- Már kilépett dolgozótól nem vették el az informatikai hozzáféréseket és saját bankszámlára utalt folyamatosan nagyobb összegeket.
- Bérbeadásnál a szerződésben rögzített területi adatok a valóságostól eltértek.
- Egy kiadvány értékesítése havi 300 ezer forint juttatásért. 4 év alatt 200 db-ot értékesítettek összesen 300 ezer forint összegben. Több mint 10 millió forint a kár?
- Gépjárművek engedély nélküli saját használata.
- Az iratkezelő szoftver nem rendelkezett tanúsítvánnyal.
- A garázskártya után a szükséges adókat nem fizették meg.
- Egy személy és egy szervezeti egység egyáltalán nem végzett munkát, 20 millió forint mégis kifizetésre került.
- A vezetői megbízás határozott idő helyett határozatlan időre szólt.
Ezekből a hibákból pontosan látható, hol folyhat el a társaság pénze, és milyen szabálytalanságok történtek rendszeresen. Biztos vagyok abban, hogy első számú vezetőként ön is tudni akarja, mi folyik a szervezete falai között.
Ezzel nemcsak a felesleges kiadásokat spórolhatja meg, de abban is biztos lehet, hogy minden úgy működik, ahogy működnie kell.
Tudja, van az a mondás, hogy „a bizalom jó, de az ellenőrzés jobb”. Én azt mondom, hogy higgyen a munkavállalóiban, de ellenőrizze is őket! Így biztosíthatja a hatékony, eredményes és jövedelmező működést!