A kommunikáció legismertebb meghatározása: információscsere valamilyen közös jelrendszer segítségével. Az általános iskolában megtanultuk, hogy minden élőlény kommunikál és hogy ez a mindennapjaink része. Most pedig arról fogunk beszélni, hogyan zajlik a kommunikáció, az információcsere egy költségvetési szerven belül.

Az információ és kommunikáció a belső kontrollrendszer egyik eleme az öt közül. Ismétlésképp nézzük meg, melyik a többi: monitoring, kontrolltevékenységek, kockázatfelmérés és kontrollkörnyezet.

Az információ és a kommunikáció nélkülözhetetlen eleme a költségvetési szervnek, alapvető a kontrollrendszer megfelelő működéséhez. Vagyis: egyetlen szervezet sem képes létezni enélkül. Tudniillik az információs rendszerek olyan jelentéseket állítanak elő, amelyek segítik a szervezet működését és irányítását.

Emellett ott van még a hatékony kommunikáció, amelynek a szervezet minden szintjén (alulról felfelé, fentről lefelé és keresztirányban) működnie kell. Hiszen, ha egy munkatárs nem kap világos üzenetet arról, hogy mi a szerepe a szerven belül, mit várnak el tőle, akkor hogyan dolgozhatna eredményesen?

A kommunikáció fajtái

A kommunikáció kétféle lehet: belső és külső. Ahogy a neve is mutatja, az egyik a szervezeten belüli, a másik a szervezeten kívüli kommunikációt jelenti.

Az előbbi: munkatársak egymás közötti, főnök és beosztottak közötti, tulajdonosok és vezetők közötti stb. kapcsolattartás. Az utóbbi pedig: a szervezetek egymás között, az ügyfelek, szállítók, hatóságok kommunikációja.

Az információs és kommunikációs rendszer felelős:

• a megfelelő, releváns és aktuális információk biztosításáért,
• a megfelelő információáramlás lebonyolításáért,
• a kommunikációs csatornák kiépítéséért,
• a külső és belső kommunikációért,
• a személyes adatok kezeléséért és védelméért,
• a panaszok kezeléséért stb.

Elengedhetetlen továbbá, hogy az információk a lehető leghamarabb eljussanak a szerv szükséges szintjeire, majd a megfelelő formában intézzék a nyilvántartásukba vételüket. Erről a szerv vezetésének kell gondoskodnia.

A jó információ: mindig tartalmas, de lényegletörő, időszerű, releváns, vagyis kapcsolódik az adott munkakör ellátásához, pontos, hiszen, ha téves adatokat tartalmaz, az rossz döntéseket idézhet elő, lényegretörő és közérthető.

Hiszen a döntéshozatalhoz, a tervezéshez és a célok eléréséhez van szükség ezekre az információkra. Érthető tehát, hogy miért kell ennyire szigorúan venni ezt is – mint a kontrollrendszer többi elemét.

A vertikális és a horizontális információáramlás

Az információáramlás kétféle lehet: vertikális és horizontális. Ez utóbbi a rendszert alkotó, egymásra hatással lévő folyamatok kapcsolódási pontjaira beépített kontrollok működéséhez szükséges információk adását és vételét jelenti.

A vertikális információáramlás hierarchikus: az egymásra épülő részfolyamatokhoz az adott területen szükséges, pontos, minőségi és zavarmentes kommunikáció biztosítását jelenti. Fontos, hogy az alulról lefelé és lentről fölfelé áramló információk eljussanak a megfelelő szintekre és megtörténjen a visszacsatolás.

Hogyan lesz megbízható az információáramlás?

A megfelelő kommunikációs eszközökkel kell biztosítani a megbízhatóságot – mind horizontális, mind vertikálisan. Ezek meglétéről szintén a vezetésnek kell gondoskodnia.

Néhány példa a kommunikációs eszközökről: intranet, belső levelező listák, körlevelek, belső szabályzatok, folyamatleírások, értekezletek, ünnepségek, közös mappák, dokumentációk kialakítása, előadások, konzultációk, képzések és oktatások, hírlevelek, használati útmutatók, leírások stb.

Meg kell határozni továbbá a szervezetbe érkező információk útját is, ezért célszerű az információáramlás módját folyamatleírásokban, ellenőrzési nyomvonalakban meghatározni.

Az ellenőrzési nyomvonalak gyakorlatilag a tevékenységek egymás utáni felsorolásával tartalmazzák a kommunikáció áramlását is. Azonban fontos, hogy az előrevívő kommunikáció mellett ne jelenjen meg bomlasztó és problémákat generáló kommunikáció, vagy ha megjelenik akkor szükség van azonnal helyreigazító kommunikációra.

Fontos szerepe van az informális és az érdekképviseleti kommunikációnak is. Általánosan elmondható, hogy minél szegényebb a hivatalos kommunikáció, annál több az informális kommunikáció és még az is előfordulhat, hogy a vezető kirekesztődik a nem hivatalos kommunikációból.

Bármilyen úton és módon zajlik is az információáramlás, a bizalmas jellegűekkel mindig külön kell foglalkozni – nehogy illetéktelen személyekhez kerüljenek a szervezeten belül vagy kívül.

Úgy gondolja, ideje ráncba szedni az információs és kommunikációs rendszert a szervezetén belül?