A vonatkozó jogszabályok előírják a Bkr. és a GtBkr. hatálya alá tartozó szervezetek vezetői részére, hogy évente nyilatkozatban értékeljék a szervezet belső kontrollrendszerének minőségét. Amennyiben én készítem el a nyilatkozatot, akkor az annak elkészítéshez szükséges ismeretek megszerzéséhez szükséges egy belső kontroll rendszerre vonatkozó gyors átvilágítás és néhány vezetővel interjú készítése is. Valamint szükség van a belső és külső ellenőrzések megállapításaira, javaslataira és az intézkedési tervekre, továbbá azok beszámolóira is. Egy általam készített valós nyilatkozat,
ami egy esetleges ÁSZ ellenőrzés esetén is megállja a helyét.

NYILATKOZAT

A) Alulírott …………… ügyvezető igazgató, a ……… ………. vezetője jogi felelősségem tudatában kijelentem, hogy az előírásoknak megfelelően 2020. évben az általam vezetett tásaságnál gondoskodtam
–     a belső kontrollrendszer kialakításáról, valamint szabályszerű, eredményes, gazdaságos és hatékony működéséről,
–     olyan szervezeti kultúra kialakításáról, amely biztosítja az elkötelezettséget a szervezeti célok és értékek iránt, valamint alkalmas az integritás érvényesítésének biztosítására,
–     a társaság vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű használatáról, az alapító okiratban megjelölt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáról,
–     a rendelkezésre álló pénzügyi keretek célnak megfelelő felhasználásáról,
–     a társaság tevékenységében a hatékonyság, eredményesség és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséről,
–     a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséről, azok teljességéről és hitelességéről,
–     a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáról,
–     a számviteli rendről,
–     olyan rendszer bevezetéséről, amely megfelelő bizonyosságot nyújt az eljárások jogszerűségére és szabályszerűségére vonatkozóan, biztosítja az elszámoltathatóságot, továbbá megfelel a hazai és közösségi szabályoknak,
–     arról, hogy a vezetők a szervezet minden szintjén tisztában legyenek a kitűzött célokkal és az azok elérését segítő eszközökkel annak érdekében, hogy végre tudják hajtani a meghatározott feladatokat és értékelni tudják az elért eredményeket. E tevékenységről a vezetői beszámoltatás rendszerén keresztül folyamatos információval rendelkeztem, a tevékenységet folyamatosan értékeltem.
A vonatkozó jogszabályok belső kontrollrendszerre vonatkozó előírásainak az alábbiak szerint tettem eleget:

Kontrollkörnyezet:

A szervezeti kultúra még nem egységes, osztályok szerint különbségek vannak.

A társaság vezetése a szervezet stratégiai céljait meghatározta (2020-2024.), melynek rövidített változata felkerült a társaság hivatalos honlapjára „Társaság” címszó alatt, valamint a társaság belső információs rendszerére az „ISO okmányok” és „Belső Dokumentumok” címszó között. Az ISO minőségcél évente készül és oktatás keretében ismerik meg a dolgozók.

Az áttekinthető szervezeti felépítést az SZMSZ-ben, a Minőségirányítási Kézikönyvben és az egyes szervezeti egységek működési rendjében lévő organogram tartalmazza.

A társaság komplex szabályzatrendszerrel rendelkezik (Minőségirányítási dokumentumok, társasági szabályzatok), melyek az intraneten mindenki számára elérhetőek. A szabályzatok aktualizálása folyamatos. A …..-től érvényben lévő minőségirányítási szabvány – ISO 9001:2015- éves dokumentum felülvizsgálatot ír elő. A szabályzatok és minőségirányítási dokumentumok túlnyomó része aktualizált, melyeknél a jogszabályi környezet változása, egészségügyi protokollok változása, gazdasági – pénzügyi jogszabályi környezet változása ezt előírta.

Gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi mutatószámok minden szervezeti egységnél rendelkezésre állnak.

A szervezeti egységek minden munkatársa rendelkezik aktuális munkaköri leírással.

A minőségirányítási rendszerben lévő folyamatok és szabályzatok folyamatgazdái kijelölésre kerültek, írásos összefoglaló dokumentum rendelkezésre áll.

A társaság az eddigi gyakorlata szerint a szabályzatokat tekintették a folyamatok meghatározására. A szabályzatokban előírt iratmintákat alkalmazzák. Az alap és támogató és irányító folyamatokra vonatkozó ellenőrzési nyomvonal rendelkezésre áll.

A folyamatos ellátást a társaság biztosítja, azonban az …… munkaterület nagyon leterhelt és nehezen birkózik meg az ….. dolgozók létszámának folyamatos csökkenésével. Az ….. létszámban évek óta hiány van a ….. osztályon, a ….. osztályon, az ….. osztályon, utóbbi egy évben a ….. osztályon. A ….. Osztály működése csak személyes közreműködői szerződéssel oldható meg.

Az ….. területen hiány van létszámban és képzettségben egyaránt. …. … kellene még egy. A folyamatos képzés nem megoldott.

Szabad kapacitás nincs egyik területen sem.

Minden évben …… nap alkalmával történik elismerések átadása. Illetve javaslattétel akár országos ágazati kitüntetések, illetve helyi önkormányzat által alapított díjakra történő felterjesztésre.

A társaság rendelkezik minden dolgozóra vonatkozó Etikai szabályzattal és Integritást Sértő Események Kezelésének Eljárásrendjével. A speciális etikai előírásokat a ……. Etikai Kódexe tartalmazza. A társaság 2020. évben részt vett az Állami Számvevőszék integritás felmérésében.

Integrált kockázatkezelési rendszer:

A társaság, a kockázatkezelési rendszer működésének koordinálására a felelőst kijelölte. A kockázatok meghatározását, felmérését a folyamatgazdákkal közösen végzik.

A ….. vonatkozóan a kockázatok felmérése a Minőségirányítás rendszer követelményei szerint megtörtént.

Kontrolltevékenységek:

A társaság működése során meghatározásra kerültek a feladat- és felelősségi körök, valamint az engedélyezési, jóváhagyási eljárások. A kötelezettségvállalás, az ellenjegyzés, a teljesítésigazolás, az érvényesítés és utalványozáshoz szükséges felhatalmazásokkal rendelkeznek. A feladat és felelőségi körök elhatárolása során érvényesítésre kerül az Ávr. 60. § (1) bekezdésében meghatározottak.

Az informatikai rendszerekhez való hozzáférési jogosultságok naprakészek.

A vezető dolgozók munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvben rögzítik a feladat ellátásához szükséges információkat.

Információs és kommunikációs rendszer:

A társaság rendelkezik Kommunikációs Szabályzattal és Iratkezelési szabályzattal. A társaság iktatási rendszerének fejlesztése folyamatban van a korábban feltárt hiányosságok megszüntetése miatt.

Nyomon követési rendszer (monitoring):

A társaságnál a források szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználásának követelményei még belső szabályzatban nem került meghatározásra.
A szervezeti célok elérést szolgáló feladatok/folyamatok/tevékenységek mérésének monitoringja még nem került meghatározásra és a megvalósulást mérő indikátorok (pl.: mérőszámok, feladatmutató, teljesítmény mutató, stb.) képzése sem történt meg.

A belső ellenőr a lezajlott ellenőrzésekre előírt intézkedések megvalósulását folyamatosan monitoringozza, melyről tájékoztatja az ügyvezető igazgatót.

Kijelentem, hogy a benyújtott beszámolók a jogszabályi előírások szerint a valóságnak megfelelően, átláthatóan, teljes körűen és pontosan tükrözik a szóban forgó pénzügyi évre vonatkozó kiadásokat és bevételeket.

Kelt: Budapest, 2021.
P. H.
........................
aláírás