Mi történik, ha a belső ellenőrzési vezető megszakítja a belső ellenőrzést?
Milyen okkal szakíthatja meg a belső ellenőrzési vezető a belső ellenőrzést?
Hogyan zajlik az eljárás?

Mire számíthat ön első számú vezetőként?

Azt gondolom, hogy ezekre a kérdésekre minden első számú vezető, akinek fontos az intézménye jövője, tudni szeretné a választ.

Azért született meg ez a blogbejegyzés, hogy tisztázzam az ön fejében felmerülő kérdéseket. Először a belső ellenőrzés fontosságáról szeretnék néhány szót ejteni, majd rátérek a belső ellenőrzés megszakításának okaira.

Olvasson tovább, ezek az információk az ön intézményét is érintik!

A belső ellenőrzés fontossága

A belső ellenőrzés lehetővé teszi, hogy az intézménynél biztosítsák a belső kontrollrendszerek hatékony és eredményes működését. Fontos továbbá, hogy csökkentsék a különböző kockázatokat, felmérjék, hogy mi áll a célok elérésének útjában.

Ha a belső ellenőr az ellenőrzés során súlyos hiányosságokat, nem megfelelőségeket vagy fenyegető kockázatokat észlel, haladéktalanul értesíti a folyamatgazdát és a belső ellenőrzés vezetőjét is. A belső ellenőrzési vezető veszi fel a kapcsolatot az első számú vezetővel.

Az ellenőrzés megszakítása és felfüggesztése

A belső ellenőrzést a belső ellenőrzési vezető megszakíthatja az ellenőrzést a Bkr. 38. §-a szerint, „ha

• soron kívüli vizsgálatot vagy az ellenőrzési tervben nem ütemezett tanácsadó tevékenységet kell lefolytatni, vagy
• a vizsgálatvezető vagy a belső ellenőr az ellenőrzés lefolytatásában akadályoztatva van.”

Az ellenőrzés fel is függeszthető a Bkr. 38. §-a szerint, „ha az ellenőrzöttnél:

• a) az ellenőrzést érintő személyi vagy szervezeti változás vagy elháríthatatlan ok,
• b) a számviteli rend állapota,
• c) a dokumentáció és a nyilvántartások hiányossága, vagy
• d) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység jogsértő magatartása az ellenőrzés folytatását akadályozza.”

Mi a különbség a megszakítás és a felfüggesztés között?

A megszakítást és a felfüggesztést is a belső ellenőrzési vezető végzi. A különbség a kettő között:

• az ellenőrzés megszakítása esetén az ellenőrzést végzők részéről merül fel akadályozó tényező,
• az ellenőrzés felfüggesztése esetén viszont az ellenőrzöttnél merül fel olyan ok, amely akadályozza az ellenőrzés lefolytatását.

Egy példa a vizsgálat megszakítására

Hoztam önnek egy példát a saját munkáimból, hogy szemléltethessem a vizsgálat megszakításának indoklását:

Az egyik intézménynél az éves belső ellenőrzési terv szerint elrendelt, egyik Főosztály tevékenysége gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálata tárgyában végzendő ellenőrzést, egy soron kívül párhuzamosan elrendelt vizsgálat miatt szakítottam meg.

Ezt az ellenőrzést egy soron kívüli vizsgálat miatt kellett megszakítani.

Mi minősül a belső ellenőr akadályoztatásának?

Abban az esetben is felfüggeszthető az ellenőrzés, ha a belső ellenőrt akadályoztatják. Akadályoztatásnak minősül például, ha a rendelkezésére álló adatokat az ellenőrzött nem küldi meg a kért határidőben vagy az egyeztetéskor fel nem merült és az ellenőrzött személyt érintő 5 munkanapot meghaladó időtartamú betegség vagy a rendkívüli szabadság, fizetés nélküli szabadság, rendkívüli esemény, intézményi munkaszünet.

Az éves szabadság igénybevételét az ellenőrzés lefolytatásának ütemezésénél figyelembe kell venni. Ennek időtartama nem minősül akadályoztatásnak.

Például…

Az egyik intézménynél a szerződések felülvizsgálata ellenőrzés keretén belül szükség volt az azzal kapcsolatos önöltségekre azonban az Önköltség-számítási szabályzatnak megfelelő önköltség-számítási rendszer kialakítása még folyamatban volt. Ezért az ellenőrzés a konkrét önköltségeket nem tudta vizsgálni. Ennek hiányában tehát az ellenőrzés a vizsgálat céljára nem tudott választ adni.

Az ellenőrzés a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 38. § (2) c) bekezdése alapján a dokumentáció és a nyilvántartások hiányossága miatt került felfüggesztésre.

Hogyan zajlik az ellenőrzés megszakítása vagy felfüggesztése?

A vizsgálatvezető rögzítheti az ellenőrzés folytatását gátló tényeket a jegyzőkönyvben, továbbá felveheti az előállt helyzetért felelős személyek felelősségét, majd ezt követően javasolhatja a belső ellenőrzési vezetőnek az ellenőrzés felfüggesztését.

A jegyzőkönyvben felelősként megjelölt személyekkel szemben – a cselekmény súlyának megfelelően – büntetőjogi, szabálysértési, fegyelmi eljárást kezdeményezhet, vagy javaslatot tehet kártérítési igény érvényesítésére is.

Az ellenőrzés megszakításának vagy felfüggesztésének időtartama nem számít bele az ellenőrzési határidőbe.

Ezt követően a belső ellenőrzési vezető írásban tájékoztatja az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét. Felfüggesztés esetén határidő megállapításával felhívja az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét az akadály megszüntetésére. A belső ellenőrzési vezető egyidejűleg írásban tájékoztatja az ellenőrzés tervét jóváhagyó vezetőt is.

Az ellenőrzést az akadály elhárulásától számított 30 napon belül folytatni kell. Ennek időpontjáról a belső ellenőrzési vezető dönt, majd az ellenőrzés folytatásáról írásban értesíti az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjét.