Mit várhat el a vezető a belső ellenőrtől?
Meddig tart a felelőssége?
Úgy gondolom, ezen alapkérdésekre minden elsőszámú vezetőnek tudnia kellene a választ, mielőtt belső ellenőrhöz fordul. A későbbiekben mindez nagyban megkönnyíti a kommunikációt és az elvárásokat egymás felé.
A belső ellenőr egy független, kontrolltevékenységet végez, amelyet belső ellenőrzésnek hívunk. A feladata, hogy fejlessze a szervezet működését, növelje az eredményességét, értékelje a folyamatait és a belső kontrollrendszerének hatékonyságát. Az elvégzett munkáért felelősséget kell, hogy vállaljon.
A belső ellenőr tanácsadó tevékenységet is nyújt a megbízóval történő megállapodás fényében. Közben végig meg kell őriznie a tárgyilagosságát, a függetlenségét és nem vállalhatja át az első számú vezető felelősségét.
A belső ellenőr felelőssége
A belső ellenőrzési feladatokat a 370/2011. (XII.31.) és a 339/2019. (XII.23.) számú kormányrendeletek határozzák meg. A belső ellenőröknek sok kritériumnak kell megfelelnie, sok szabályt kell betartania – hatályos jogszabályok, belső szabályzatok, előírások, belső ellenőrzési alapszabály, szakmai etikai kódex és belső ellenőrzési kézikönyv. A szervezet első számú vezetője nem kérheti az ettől való eltekintést.
Megeshet, hogy az ellenőr olyan jelentést ír – persze a valóságnak megfelelően –, amely nem tetszik az első számú vezetőnek. Ennek leginkább három oka van:
- nem ismeri a belső kontrollrendszer lényegét;
- szerinte az intézménye működik enélkül is;
- nem akar a javításokba munkát fektetni.
Ilyenkor előfordulhat, hogy a vezető ki sem küldi a jelentést az ellenőrzött szervezeti egységnek az intézkedési terv elkészítése céljából. Inkább beteszi az asztalfiókba és szépen megfeledkezik róla.
Mert nem tartja fontosnak.
Csak plusz teherként nyomja a vállát.
Mi történik, ha kiderül a vezető mulasztása?
Pedig, ha nem intézkedik, akkor az bizony ki fog derülni. Mert a felügyeleti szerv is ellenőrzi az intézményt. Plusz a belső ellenőrnek évente beszámolót kell készíteni az elvégzett feladatokról.
Az ellenőrzött szervezeti egység így akár 2-3 jelentést is kaphat. Ám a sok megállapítás között már át sem látja a helyzetet, ezért inkább segítséget kér az intézkedési terv elkészítésére.
A belső ellenőr további felelősségei
- Az ellenőrzés megfelelő szintű és minőségű biztosítása.
- A vezetőnek törekednie kell arra, hogy a belső ellenőr a kritikus területeken dolgozzon. A korábban már vizsgált és jól működő folyamatokhoz nem sok plusz értéket tud adni. Ezeket a részeket a belső ellenőrnek alacsony kockázatúnak kell ítélnie.
- A kockázatelemzés nem indokolja, hogy az alacsony kockázatú területeket ellenőrizze a belső ellenőr.
- Ahol a belső ellenőr az ellenőrzést végezte, nem vehet részt a kontrollrendszer kialakításában. Maximum tanácsadóként segíthet.
- Az ellenőrzés után készült jelentést a belső ellenőrnek egy meghatározott formátumban kell elkészítenie.
- Az ellenőr nem írhatja át a jelentést csak azért, mert az első számú vezető erre kéri.
A belső ellenőr hitelessége
Fontosnak tartom kiemelni, hogy egy belső ellenőr igenis végezze etikusan és hitelesen a munkáját. Vannak olyan esetek, amikor egyes szakemberek nem így tesznek… én mégis azt mondom, hogy a tiszta munka nemcsak az ellenőr, hanem az első számú vezető érdeke is.
Hiszen maga a belső ellenőr a szervezetért/társaságért van. Az ellenőrzés során feltárja azokat a hibákat, amely a szervezet céljaira, pénzügyeire, létére negatívan hatnak. Mondja, önnek első számú vezetőként nem az a célja, hogy az intézménye megfelelően működjön és ne véreztesse ki sehol se a pénzt, se a hatékonyságot?
Ezt érdemes legalább gondolatban megválaszolni…