Menu
Menu
Szeretné tudni, hogyan dolgozik egy belső ellenőr? Megismerné a belső ellenőrzés egész folyamatát? Bepillantana a kulisszák mögé, hogy teljesebb képet kaphasson az ellenőrzés részleteiről?
Akkor jó helyen jár!
Ebben a bejegyzésemben egy példán keresztül szemléltetem önnek a belső ellenőrzés menetét. Ezáltal pontosan fogja látni, mire számíthat egy ilyen vizsgálat során. Ha a cikk végére érve marad még önben kérdés, forduljon hozzám bizalommal.
Állok rendelkezésére!
A példámban 8 intézménynél vizsgálom a munkáltatók által a munkavégzéshez biztosított mobiltelefonok használatát. A tervezett ütemezést és a tervezett ellenőri napok számát a következő képen láthatja:
A vizsgálat célja annak megállapítása volt, hogy az önkormányzat irányítása alatt álló költségvetési szervek az Ávr. 13. § (2) bekezdésben előírt szabályzattal rendelkeznek-e, a szabályozás megfelel-e jogszabályoknak, és hogy a szabályzatban foglaltak betartásra kerülnek-e.
A belső ellenőrzés menetét szintén a példa alapján szemléltetem.
Az első lépés a szerződéskötés, ezt követi a felkészülés és az ellenőrzési program elkészítése. A felkészülés során utánanézek a hatályos jogszabályoknak, bekérem a szükséges dokumentumokat, áttanulmányozom a nyilvántartásokat, elemzéseket és értékeléseket készítek.
Ezt követi a nyitó megbeszélés, ami általában a helyszínen zajlik. Itt megismerkedem az első számú vezetővel, bekérem, átnézem és értelmezem a még szükséges alap- és vizsgálatspecifikus dokumentumokat. Ezek megküldése lehetőség szerint elektronikus formában történik.
Ilyenkor általában már az interjú készítése is szóba jöhet. Ez az interjú gyakorlatilag az ellenőrzött szervezet meghatározott személyétől történő tájékoztatáskérést jelenti. A kérdések tárgya olyan információra vonatkozik, amelyeket a kapott anyagok nem tartalmaznak, vagy az azokban lévő információk megerősítését szolgálja.
A soron következő lépés, hogy a mintavételes vagy tételes vizsgálathoz elvégzem a mintavételt. Ha szükséges a mintába került elemek vizsgálatához, akkor bekérek további dokumentációkat (például kimutatást) elsősorban elektronikus formában.
Ha minden dokumentumot megkaptam, elvégzem a tesztelést, az összehasonlító elemzést. A vizsgálat lebonyolításánál számomra fontos szempont, hogy minél kisebb mértékben zavarjam meg az ellenőrzöttek napi munkavégzését. Ugyanakkor elkerülhetetlen az ellenőrzés miatti többletteher az érintett munkatársak esetében.
Ezt a célt hivatott biztosítani az elsősorban elektronikus, másodsorban telefonos kommunikáció is. Bár a konkrét ellenőrzési helyzettől függően előfordulhat, hogy a személyes találkozásokra is szükség van. Ez mindig az adott helyzet függvénye, csak akkor kerül előtérbe, ha az ellenőrzés másképpen nem végezhető el sikeresen.
Például, ha olyan tanácsadási igény merül fel az ellenőrzött részéről, mely leghatékonyabban egy megbeszélés formájában bonyolítható le, vagy nehezen tisztázható helyzetek esetén.
A vizsgálat lebonyolítása közben folyamatosan vezetem a jelentéstervezetet. Amint elkészül a tervezet tervezete, elküldöm az ellenőrzött részére előzetes egyeztetés céljából.
Ennek a gyakorlatnak ideális esetben az eredménye: a jelentéstervezet jogszabály szerinti egyeztetés céljából történő kiküldése után az érintettek már a tervezetre nem tesznek észrevételt, hanem már a véleményezési határidőn belül az intézkedési tervet küldik meg.
Ezt követően a vonatkozó jogszabályban rögzített 8 napos határidő alkalmazásával, illetve a beérkezett észrevételek függvényében a jelentést lezárom.
Ha nincs észrevétel akkor módosítás nélkül, észrevétel esetén annak megválaszolását és a szükséges módosításokat követően, egyeztető megbeszélés esetén a szükséges módosításokat követően zárom le a vizsgálatot.
A vizsgálat eredménye az ellenőrzési jelentés, amely ebben az esetben a 2017-2018-as évekre tartalmazza 8 költségvetési szervre vonatkozóan a mobiltelefonok használati szabályzatának meglétét, megfelelőségét, hatályosulását, a mobiltelefonok használati rendjét, valamint a vonatkozó belső kontrollrendszer komponenseire vonatkozó megállapításokat és javaslatokat.
Úgy érzem, még többet és többet kell beszélnem a belső kontrollrendszer fontosságáról. Ugyanis azt látom, hogy a kiépítésének biztosítása hiába lenne az első számú vezető feladata, sok esetben nem vagy rosszul valósul meg.
Ennek oka, hogy általában háttérbe szorul a fontosabbnak vélt feladatok között…
Holott a belső kontrollrendszer kiépítése számtalan előnyhöz juttatja az intézményt. Arról nem beszélve, hogy meglétét kéri az ÁSZ, a Magyar Államkincstár, a belső ellenőr, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal is (vagy bárki, aki ellenőrzést végez a szervezetnél).
Ezért döntöttem úgy, hogy ebben a cikkemben összefoglalok mindent, amit a belső kontrollrendszerről tudnia kell. Így teljes körű képet kaphat a témában.
Az Államháztartási Szabályozás szerint a belső kontrollrendszer lényege, „hogy a szervezetirányítás elválaszthatatlan eszközeként, magában foglalja mindazon szabályokat, eljárásokat, gyakorlati módszereket és szervezeti struktúrákat, amelyeket arra a célra terveztek, hogy segítséget nyújtson a vezetésnek a céljai eléréséhez.”
Előnyei közé tartozik, hogy a szervezet nyereségesen működjön, ne folyjon el a pénz, hatékonnyá váljon a kommunikáció, megvalósuljon a célkitűzés, időben észrevegyék a hibákat, illetve csökkentsék a számukat. Sőt, a segítségével az is feltárható, mi akadályozza a szervezetet abban, hogy elérje a célját.
A belső kontrollrendszer meglétének további pozitív eredményeiről a „Milyen előnyökhöz juttatja a szervezetet egy belső kontrollrendszer?” című cikkemben írtam. Sőt, ha érdeklik a leggyakrabban jelentkező hibák, akkor olvassa el a „3 gyakori probléma, amely úgyis kiderül a belső ellenőrzés során” című cikkemet is.
Menjünk tovább!
Számtalanszor elmondtam már, de a jövőben is fogom ismételni magamat: a belső ellenőr nem ellenség, hanem barát. Az első számú vezető bátran fordulhat hozzá segítségért, ha a belső kontrollrendszer kiépítéséről van szó, hiszen tanácsadó tevékenységet is végez.
De vajon mit várhat el a vezető a belső ellenőrtől? Milyen munkákat végezhet el? Mit jelent a belső ellenőr hitelessége? Ezekre a kérdésekre adom meg a választ a „Meddig tart a belső ellenőr felelőssége? Mit várhat el a vezető?” című bejegyzésemben.
Épp belső ellenőrt keres? Segítek! Két tartalmat is készítettem ebben a témában, amelyekben leírom, hogyan dolgozom és milyen szakmai háttér áll mögöttem. A címük: „Hogyan dolgozom belső ellenőrként?” és a „Miért bízza rám szervezetét, ha belső ellenőrt keres?”.
Még egy fontos téma…
Több olyan eset és helyzet áll mögöttem, amelyek folyamatosan vissza-visszatértek a munkáim során. Ezeket egy csokorba gyűjtöttem és meg is osztottam az „5 tévhit a belső ellenőrről – Talán ön is így hiszi!” című bejegyzésemben.
Azért tartom fontosnak, hogy beszéljünk a tévhitekről, mert szeretném egyesével ledöntögetni őket. Íme az az öt, amelyeket a saját tapasztalataim ihlettek. Bővebben róluk a fent említett cikkben olvashat.
1. A belső ellenőr nem csinál semmit.
2. Rá lehet tolni az apró feladatok.
3. Operatív feladatokat is ellát.
4. A belső ellenőr megcsinálja a hiányosságokat.
5. Elkészíti az intézkedési tervet.
A belső kontrollrendszernek összesen 5 eleme van. Ezek a következők: kontrollkörnyezet, integrált kockázatkezelési rendszer, információs és kommunikációs rendszer, kontrolltevékenységek és a nyomonkövetési rendszer, vagyis a monitoring.
Mindegyik elemnek vannak tipikusnak mondható hibái. Ezekről bővebben erre a linkre kattintva olvashat. – EZEK A BELSŐ KONTROLLRENDSZER TIPIKUS HIBÁI Talán néhányat már ön is tapasztalt közülük!
Ahhoz, hogy egy szervezet hatékonyan működhessen, elengedhetetlen a célkitűzés. Az első számú vezető feladata, hogy az alapító okiratnak megfelelően készítse el a stratégiai tervet, amelyben kitér a haladási irányra és természetesen a célokra is.
Mikor jó a stratégiai terv?
Mi a hatékony célkitűzés alapja?
Mi a különbség a rosszul és a jól megfogalmazott célok között?
Ezeket bővebben „A célkitűzés fontossága egy költségvetési szervnél” című írásomban részletezem. Ismertetem továbbá, hogyan kellene átadni a célokat a munkatársaknak és hogy miért van szükség mutatószámokra a célkitűzésben.
A célok mellett persze számtalan dolog van még, amiről beszélni érdemes. Kiemelném például a kockázatokat, amelyekről négy cikket is publikáltam már a weboldalon.
„Kockázatkezelési stratégiák és azok használata”
„Hogyan lehet azonosítani a kockázatokat?”
„Ezekre a kockázatokra mindenképp figyeljen!”
„A csúf igazság a kockázatkezelésről”
Beszélni a kommunikációról alapvető és nélkülözhetetlen. Nem véletlenül ez az egyik eleme a belső kontrollrendszernek. Egyetlen szervezet sem képes működni enélkül, hiszen minden megnyilvánulás során információcsere zajlik.
Ha szeretne bővebb tudással rendelkezni a megbízható kommunikációról, amely hozzásegíti szervezetét a hatékony és eredményes működéshez, akkor kattintson IDE és olvassa el a cikket.
A leggyakoribb kommunikációs hibák a szervezet belük:
Ezekről részletesen a „Megmutatom a 3 leggyakoribb kommunikációs hibát a szervezetében” című írásomban beszélek. Szintén rendkívül érdekes és elgondolkodtató bejegyzés, ajánlom elolvasásra minden első számú vezetőnek.
Ebben a témában három alapvető kérdés tisztázása szükséges. Az egyik, hogy mi egyáltalán az integritás, a másik, hogy miért van rá szükség a belső kontrollrendszer részeként, a harmadik pedig, hogy mi az Állami Számvevőszék szerepe ebben a tekintetben.
Az integritás fogalmát nehéz néhány szóban átadni, ezért javaslom, hogy nézze meg „Az integritás fejlesztése a szervezet belül” című anyagomat, hogy teljes képet kaphasson. Tovább boncolgatom a témát a cikksorozat második részében, amely ERRE A LINKRE kattintva érhető el. – AZ INTEGRITÁS FEJLESZTÉSE A SZERVEZETEN BELŐL II. RÉSZ
Ezzel a címmel egy komplett bejegyzés készült az oldalra, ahol részletesen kifejtem a kérdésre adott választ. A monitoring vagyis a nyomonkövetési-rendszer lényege: fel kell mérni az egyes rendszerek eredményességét és teljesítményét. Olvassa el a teljes bejegyzést itt! – MIÉRT FONTOS A SZERVEZETBEN A MONITORING?
És ha már teljesítmény, akkor térjünk ki a teljesítmény-ellenőrzésre is, amelyet a belső ellenőrök végeznek. Van erre egy nagyon jó történetem, amely tökéletesen példázza, hogy mi lehet egy teljesítmény-ellenőrzés hozadéka. Ide kattintva tudja elolvasni. – MIÉRT VAN SZÜKSÉG TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSRE?
Egy kis ízelítő gyanánt elmondom, hogy egy húszmilliós kár történetét mesélem el benne, amely elkerülhető lett volna. Nagyon tanulságos történet, mindenképp javaslom az elolvasását. Így talán ön is megmentheti intézményét egy húszmilliós kártól.
Ebben a bejegyzésben azt a két törvényváltozást mutatom be, amelyek 2020.01.01-től léptek életbe. Az egyik a 339/2019. (XII. 23.) Kormányrendelet a köztulajdonban álló gazdasági társaságok belső kontrollrendszeréről, a másik pedig a 2009. évi CXXII. törvény a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről.
Az Országgyűlés megalkotta a CXXII. törvényt, hogy előmozdítsa a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működését. Mielőtt részletesen kitérnék a törvényre, érdemes tisztázni, hogy mit jelent a köztulajdonban álló gazdasági társaság.
A törvény szerint:
„az a gazdasági társaság, amelyben a Magyar Állam, helyi önkormányzat, a helyi önkormányzat jogi személyiséggel rendelkező társulása, többcélú kistérségi társulás, fejlesztési tanács, nemzetiségi önkormányzat, nemzetiségi önkormányzat jogi személyiségű társulása, költségvetési szerv vagy közalapítvány külön-külön vagy együttesen számítva többségi befolyással rendelkezik (...)”
Azokat a köztulajdonban álló gazdasági társaságokat, amelyek a tárgyévet megelőző két üzleti évben „a mérlegforduló napján a következő három mutatóérték közül legalább kettő a társaság elfogadott (egyszerűsített) éves beszámolója, vagy – amennyiben konszolidált éves beszámolót is készít – a konszolidált éves beszámolója alapján meghaladja az alábbi határértéket:
a) a mérlegfőösszeg a 600 millió forintot,
b) az éves nettó árbevétel az 1 200 millió forintot,
c) az átlagosan foglalkoztatottak száma a 100 főt.”
A módosítás alapján nekik 2020.01.01-től belső kontrollrendszert kell működtetniük. Ez eddig a szektorban nem volt kötelező, mostanra azonban a jogszabály miatt már azzá vált. A belső kontrollrendszer kialakításának és működtetésének biztosítása a gazdasági társaság első számú vezetőjének a feladata. Ő bízza meg a belső ellenőrt a feladattal.
Én vállalom a belső kontrollrendszerek kiépítését vagy a belső ellenőrzést. Amennyiben erre keres szakembert, forduljon hozzám bátran!
A 339/2019. (XII. 23.) Korm. rendelet alapján az első számú vezetőnek létre kell hoznia egy megfelelési tanácsadókból álló, megfelelést támogató szervezeti egységet, amely neki felel, neki alárendelve végzi a munkát.
Az első számú vezetőnek továbbá biztosítania kell a megfelelő képzettségű, szakmailag alkalmas munkatársak, anyagi javak és erőforrások meglétét. Továbbá a feladatok elvégzéséhez szükséges hatásköröket és információkat is.
Én nemcsak a belső kontrollrendszer kialakítását vagy a belső ellenőrzést vállalom, hanem a megfelelést támogató feladatok ellátását is.
A 10.§ szerint a megfelelésért felelős feladata, hogy biztosítja:
Az első számú vezető köteles elküldeni a társaság belső kontrollrendszeréről szóló nyilatkozatot a felügyelőbizottság részére. Amennyiben a bizottság valamiért nem fogadja el a nyilatkozatot, az indokát fel fogja tűntetni a határozatban.
Ezt követően a dokumentum visszakerül az első számú vezetőhöz, aki a bizottság határozatával együtt köteles megküldeni „a társaság legfőbb szerve és a tulajdonosi joggyakorló részére.”
Még egy fontos dolog van, amiről itt beszélnünk kell:
„A felügyelőbizottság a köztulajdonban álló gazdasági társaság első számú vezetőjét intézkedési terv készítésére kötelezi, ha a nyilatkozatot nem fogadja el, vagy a köztulajdonban álló gazdasági társaság első számú vezetője az (1) bekezdésben meghatározott nyilatkozat erre vonatkozó pontját tölti ki. Az intézkedési tervet a köztulajdonban álló gazdasági társaság első számú vezetője tájékoztatásul megküldi a társaság legfőbb szerve részére. Az intézkedési terv végrehajtásáról a gazdasági társaság első számú vezetője az abban meghatározott végső határidőt követő 15 napon belül, de legalább évente beszámol a felügyelőbizottságnak és a társaság legfőbb szervének.”
Amennyiben belső ellenőrzésre kerül sor, az első számú vezetőnek biztosítani kell a belső ellenőrzés működési feltételeit. A belső ellenőrzés részben vagy egészben külső szolgáltató bevonásával történik.
A rendeletben meghatározott intézkedéseket 2020. július 1-től kell alkalmazni.
Amikor az első számú vezető célul tűzi ki, hogy átvilágíttatja a szervezetét egy belső ellenőrrel, sok szempontot kell mérlegelnie. Többek között látnia kell, hogyan dolgozik a kiszemelt szakember, milyen hitvallást képvisel és milyen szakmai múltja van – ha biztosra akar menni, hogy az illető jó munkát fog végezni és hozzásegíti intézményét a fejlődéshez.
Egy korábbi bejegyzésemben már megmutattam, milyen szakmai utat jártam be a mögöttem álló évek során. Erről a „Miért bízza rám szervezetét, ha belső ellenőrt keres?” című cikkben olvashat.
Most pedig arra szeretnék kitérni, én hogyan dolgozom, mint belső ellenőr.
Ha ki kellene emelnem, hogy az ellenőrzési folyamat során melyik munka a kedvencem, nem tudnék csak egyet megnevezni. Én minden fázist egyformán szeretek a felkészüléstől az utolsó leütött pontig.
Én elsősorban távmunkában dolgozom.
Amikor jön a megkeresés egy átvilágításra, akkor először mindig felkészülök az ellenőrzésre. Elektronikusan bekérem az adatokat, közben beleásom magam a jogszabályokba és szabályzatokba.
Ezt követően végigolvasom az adatokat, közben elkezdem írni a jelentéstervezetet is. A kérdéses részeket mindig megjelölöm. Később pedig, ha szükséges, további táblázatokat, információkat, kutatásokat és szabályzatokat kérek be az ellenőrzött vezetőtől, munkatárstól.
Amikor ezeket is feldolgoztam, megkeresem a szervezetet a további kérdéseimmel – ha akad – elektronikusan. Ekkor még megeshet, hogy küldenek adatokat, ezzel kiegészítem a jelentést. Ha minden rendben van, akkor továbbra is online tartjuk a kapcsolatot és egyeztetünk. Ha nincs minden rendben, akkor kimegyek személyesen és meg tudjuk beszélni a dolgokat szemtől szemben.
Amint ez megtörténik, amint mindent leegyeztetünk, kész is az ellenőrzés.
Ahogy mindig mondom, a belső ellenőr nem ellenség, hanem segítő. Azzal, hogy megállapítja a hibákat, ő egyáltalán nem akar semmi rosszat. Csupán megadja az intézménynek a legnagyobb lehetőséget, vagyis a fejlődést a hibák kijavítása által. Az a jó vezető, aki elfogadja ezeket a hibákat, elismeri őket és megkezdi a kijavításukat.
Hadd meséljek el egy történetet…
Ez tökéletesen példázza azt, miért olyan fontos a belső ellenőrzés – nemcsak az ÁSZ, hanem a szervezet fejlődése miatt is.
Egyszer átvilágítottam egy intézmény szerződéskötési folyamatait. Amikor beérkezett egy ajánlatkérés a szervhez, megkezdődött a feldolgozása. Igen ám! Csakhogy az ajánlatadási idő 10 nap volt. Volt olyan – nem egyszer –, hogy emiatt le is mondták az ajánlatkérést, mert borzalmasan hosszú ideig kellett volna várni rá.
Ahogy átvilágítottam a szerződéskötés folyamatát az ajánlat beérkezésétől kezdve, megláttam a felesleges köröket. Tulajdonképpen össze-vissza szaladgáltak az anyaggal az intézményen belül. Szó szerint… A gazdasági területhez például legalább háromszor visszaküldték az anyagot véleményezésre és ellenőrzésre.
Végül, miután felfedtem a réseket, amelyeket ki is törtöltünk a rendszerből, a 10 napot sikerült 1-2 napra lecsökkenteni.
Miért bízza rám szervezetét, ha belső ellenőrt keres?
Ez az egyik alapvető kérdés, amely egy első számú vezetőt érdekelhet, ha belső ellenőrt keres.
Miért bízza pont rám a munkát?
Miért vagyok én a jó szakember az Ön számára?
Milyen szakmai múlt áll mögöttem, amely biztosítja a hitelességemet?
Azért, hogy megválaszoljam ezeket a kérdéseket, úgy döntöttem, elmesélem a történetemet. Feltárom azt a szakmai utat, amelyet végigjártam a mögöttem álló 25-30 évben. A cikk végére pedig választ kap az összes kérdésére velem és a szakmai megbízhatóságommal kapcsolatban.
Valójában ez a pályakezdés a véletlennek volt köszönhető.
Annak idején a Budapest Őrezrednél dolgoztam, mint Üzemanyagszolgálat főnök. Mivel nem jöttem ki túl jól a közvetlen felettesemmel, szerettem volna eljönni onnan. A parancsnokság azonban marasztalni akart; nem engedtek el olyan könnyen.
Megígérték, hogy a közvetlen főnökömet hamarosan magasabb pozícióba helyezik, és akkor minden probléma egy csapásra megoldódik. Igen ám, csakhogy ezt az ígéretet negyedévente megújították, a kinevezés azonban sosem jött el.
Végül nem érdekelt semmi.
Beadtam az áthelyezési kérelmet, hogy az országban mindegy hogy hova helyeznek, csak el innen.
Az áthelyezést követően a Magyar Honvédség Vezérkar Pénzügyi Osztályára kerültem. Az új pozíció: belső ellenőr. Ekkor találkoztam először a szakmával. Egy elképesztően jó csapatba helyeztek, ahol négy férfival és három hölggyel dolgozhattam együtt.
A vezérkarhoz közvetlenül tartozó katonai szervezeteket ellenőriztük, mint a Stratégiai Védelmi Kutató Központ, a Katonai Akadémia, Beszerzési Hivatal, stb. Folyamatosan jártuk az országot, ellenőriztük a budapesti alakulatokat, a vidéki társaságokat és a megyei Hadkiegészítő Parancsnokságokat is.
Összesen két évig dolgoztam itt 1992 és 1994 között.
Ekkor azonban már tudtam, hogy ezt a hivatást nekem találták ki. Annyira megszerettem a szakmát, elképzelhetetlennek tűnt, hogy mást csináljak.
Ön érzett már így?
Két év után felkértek, hogy menjek át a Honvédelmi Minisztéiumba. Itt a Védelemgazdasági Főosztályom dolgoztam és a HM felügyelete alá tartozó intézmények (pl.: Haditechnikai Intézet) ellenőrzésében részt vettem 1994 és 1996 között. Ezután elmentem egy kisebb vagyonvédelmi kft.-hez, ahol ügyvezető voltam szintén két évig.
Az első évben a cég még nyereségesen működött, ám a második évben már elkezdett csökkeni a bevétel, végül veszteségessé vált. Már olyan megbízásokat is elvállaltunk, amelyeken semmit nem nyertünk, épp ellenkezőleg, veszítettünk, de gondoltuk, referenciának jó lesz. Viszont annyira megszaporodtak a nagy vagyonvédelmi cégek, hogy teljesen tönkretették a kicsiket – így minket is.
Ezután újra visszatértem a belső ellenőri pályára és már rajta is maradtam. Alkalmazottként legutoljára a Dunaújvárosi Egyetemen dolgoztam, pályáztatás útján választottak ki és a kancellár lett a főnököm. Miután ő elment az Egyetemről, hamarosan én is követtem. Ez volt tavaly. Onnantól kezdve a saját vállalkozásomat építem.
Mindig új feladatot kapok.
Nincs két egyforma ellenőrzés és ez nagyon tetszik! Szeretek kutatni, szeretem a részleteket felfedni, kibogozni. Úgy gondolom, az unalmas munkákat nem nekem találták ki. Ezért olyan jó a belső ellenőrzés: sosem unatkozom!
És szeretem a kihívásokat…
Szeretek leásni a probléma mélyére…
A mögöttem álló évek és tapasztalatok alapján a legjobb szakemberek közé sorolom magamat. A szaktudás mellett azonban fontosnak tartom, hogy egy belső ellenőr etikusan, pontosan és élvezettel végezze a munkáját.
Én pontosan ezt teszem!
Munkáim és pályafutásom során számos különös esettel volt már dolgom, amelyek között rengeteg visszatérő is van. Nem véletlen hát, hogy megszületett ez a bejegyzés. Úgy gondoltam, épp itt az ideje összegyűjteni azokat a tévhiteket, amelyeket a belső ellenőrökkel kapcsolatban élnek a köztudatban.
Talán Önnek is ismerős lesz néhány.
Talán Ön is ebben a hitben élt a belső ellenőrökkel kapcsolatban.
Nos, leginkább azért, hogy az első számú vezető és a vezetőség többi tagja is tisztában legyen azzal, mit lehet elvárni egy belső ellenőrtől és mit nem. Miben lehet számítani rá? Mi az, amiben az ő keze is meg van kötve?
Minden itt leírt tévhitet a saját tapasztalataim alapján szedtem össze, ezért jól tudom, mennyivel gördülékenyebbé tudja tenni a munkát, ha előre tisztázzuk ezeket. Megspóroljuk a felesleges köröket, a konfliktusokat és hatékonyabbá tudjuk tenni az együttműködést is.
Az ÉN célom: eredményesebbé tenni az ÖN cégét!
Valójában mindketten egy oldalon állunk, mindketten egy célért harcolunk.
Munkám során többször is megkaptam, hogy a belső ellenőr nem csinál semmit és nem is akar dolgozni. Ezzel leginkább akkor találkoztam, amikor a vezetőség tagjai megkerestek különféle munkákkal, nekem pedig vissza kellett utasítanom őket.
Miért?
Két oka is volt. Az egyik, hogy én éves terv alapján dolgozom. A másik pedig, hogy mindössze egyetlen személynek, az első számú vezetőnek tartozom elszámolással.
A vezetőség rengeteg apró feladatot próbált rám tolni az évek során, ugyanakkor én nem ezért vagyok a cégnél. Arról nem beszélve, hogy ebben az esetben is él: én az első számú vezetővel dolgozom együtt, nem pedig a vezetőség minden tagjával.
Nem feltétlenül…
Ha én ellenőrzöm a céget, akkor nem készíthetem el az ellenőrzési nyomvonalat, a kockázatelemzést és a többi operatív feladatot. Ha megcsinálnám, magamat kellene ellenőriznem, ami összeférhetetlen.
Nem lehet.
Nem szabályos.
Persze sok belső ellenőr belemegy és megcsinálja. Én nem…
Volt már összetűzésem egy-két vezetővel emiatt, akik meggyanúsítottak, hogy nem akarok dolgozni. Mondván: nekik nem kell olyan ember, aki nem akar dolgozni. Hozzáteszem: ez nem igaz!
Akarok dolgozni! Szeretem a munkámat, viszont szabálysértésekben nem akarok és nem is fogok résztvenni.
Nem…
Nem neki kell kiépíteni a kockázatelemzést, az ellenőrzési nyomvonalat, elkészíteni a szabályzatokat stb. Ő mindössze ellenőriz és javaslatokat fogalmaz meg. Annyit tehet, hogy tanácsadással vesz részt a kialakításban, de nem lehet rábízni.
Amit a belső ellenőr a belső ellenőrzés során megállapít, egy intézkedési tervbe kell foglalni. Fel kell vinni a megállapítást, a szakember javaslatát, a feladatot, hozzárendelni egy felelőst és egy határidőt. Ám ezt NEM a belső ellenőr készíti el!
A dokumentumot az első számú vezetővel kell aláíratni, később pedig számot kell adni arról, hogy a feladatokat határidőre elvégezték – vagy sem.
Ez egy általános kérdés.
Általánosabb, mint hinné.
Azért kell róla beszélni, mert első számú vezetők egy része ellenségként tekint a belső ellenőre. Egy olyan veszélyforrásként, aki háborgatja a szervezetét és minden sarkon hibát keres. Pedig – nem győzőm hangsúlyozni, hogy – a belső ellenőr barát és nem ellenség. A szervezetért van.
Ezt most be is bizonyítom.
Teljesítmény-ellenőrzést végeztem egy projektekkel foglalkozó szervezetnél. A vizsgálat a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség jegyében zajlott. Hát nem erre vágyik minden vezető?
Hogy a szervezete hatékonyan működjön?
Hogy eredményes legyen?
Arról nem beszélve, hogy a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség jogszabályi követelmény is. Ez alapján a vezetés köteles a rá bízott eszközöket és forrásokat gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen felhasználni.
Nézzük meg egyesével a konkrét hozadékokat!
Az ellenőrzés során kiderült, hogy az egyik szervezeti egység munkatársai egész évben nem dolgoztak rendesen. Reggel bementek, este pedig hazamentek. Ennyi. Ezzel összesen húszmilliós kárt okoztak az intézménynek.
Ha a vezetőjük tudja, hogy nincs feladatuk, akkor tudott volna nekik munkát adni. De a vezető nem tudta… És ez húszmillió forintos többletkiadást jelentett neki, ami elkerülhető lett volna. Szerencsére felhívtam rá a figyelmét és több pénzt nem kellett kidobnia az ablakon.
A következő hiba, amely kivéreztette a hatékonyságot és az eredményességet, az a szervezeti egység volt, amelynek két egységkódja is volt. Lekérdezéskor mindig eltérő számok jöttek ki attól függően, hogy aki a lekérdezést végezte, melyik kódot ütötte be.
Mit eredményezett ez?
Azt, hogy a szervezeti egység számai nem voltak átláthatók.
Nem voltak relevánsak.
A problémát úgy oldották meg, hogy ezt a két kódot összevonták és átkönyvelték az adatokat. Onnantól kezdve nem volt probléma lekérdezésnél.
Ám a belső ellenőrzés itt még nem ért véget…
A projektek könyvelésében nem a valós adatok szerepeltek. Ezzel sérült a számviteli törvényben megfogalmazott valódiság elve.
Hogyan derült ki mindez?
Az intézmény dologi kiadása hárommillió forint volt. Ennek fele, másfél millió forint, kapcsolódott a projektekhez. Mégsem került a projektek költségei közé!
De volt itt még más is.
Megvizsgáltam az irodák 1 m2-re jutó dologi kiadásait. Az átlagos költség 20 000 forint/ m2-es. Ez volt az elfogadható. Viszont az egyik szervezeti egység irodájában ez az összeg 100 000 forint/ m2 volt. Egy másik egység irodájában pedig: 200 000 forint / m2 .
Ennek oka az volt, hogy: más szervezeti egységek kiadását ennek a két szervezeti egységnek a kiadásai közé könyvelték le – több hónapon keresztül. Ezt utólag javították és ma már a valós adatokat tartalmazza.
Sőt, több munkatárs a projekten töltött idejének költsége, illetve a gépjárművek futásának költsége szintén nem került be a projektek költségei közé.
Amikor az ellenőrzés elkezdődött, a vezetők írtak egy levelet a beszállítóknak adategyeztetés miatt. Ennek következtében derült ki, hogy négy cég önként felülvizsgálta a szolgáltatását. Ezek közül három 40%-kal, egy pedig 17%-kal csökkentette az árait. Az így elért árkedvezmény 1 év alatt 5 millió forint volt.
Ez csak néhány konkrét példa, amiért megéri belső ellenőrt fogadni és teljesítmény-ellenőrzést végeztetni.
Mit várhat el a vezető a belső ellenőrtől?
Meddig tart a felelőssége?
Úgy gondolom, ezen alapkérdésekre minden elsőszámú vezetőnek tudnia kellene a választ, mielőtt belső ellenőrhöz fordul. A későbbiekben mindez nagyban megkönnyíti a kommunikációt és az elvárásokat egymás felé.
A belső ellenőr egy független, kontrolltevékenységet végez, amelyet belső ellenőrzésnek hívunk. A feladata, hogy fejlessze a szervezet működését, növelje az eredményességét, értékelje a folyamatait és a belső kontrollrendszerének hatékonyságát. Az elvégzett munkáért felelősséget kell, hogy vállaljon.
A belső ellenőr tanácsadó tevékenységet is nyújt a megbízóval történő megállapodás fényében. Közben végig meg kell őriznie a tárgyilagosságát, a függetlenségét és nem vállalhatja át az első számú vezető felelősségét.
A belső ellenőrzési feladatokat a 370/2011. (XII.31.) és a 339/2019. (XII.23.) számú kormányrendeletek határozzák meg. A belső ellenőröknek sok kritériumnak kell megfelelnie, sok szabályt kell betartania – hatályos jogszabályok, belső szabályzatok, előírások, belső ellenőrzési alapszabály, szakmai etikai kódex és belső ellenőrzési kézikönyv. A szervezet első számú vezetője nem kérheti az ettől való eltekintést.
Megeshet, hogy az ellenőr olyan jelentést ír – persze a valóságnak megfelelően –, amely nem tetszik az első számú vezetőnek. Ennek leginkább három oka van:
Ilyenkor előfordulhat, hogy a vezető ki sem küldi a jelentést az ellenőrzött szervezeti egységnek az intézkedési terv elkészítése céljából. Inkább beteszi az asztalfiókba és szépen megfeledkezik róla.
Mert nem tartja fontosnak.
Csak plusz teherként nyomja a vállát.
Pedig, ha nem intézkedik, akkor az bizony ki fog derülni. Mert a felügyeleti szerv is ellenőrzi az intézményt. Plusz a belső ellenőrnek évente beszámolót kell készíteni az elvégzett feladatokról.
Az ellenőrzött szervezeti egység így akár 2-3 jelentést is kaphat. Ám a sok megállapítás között már át sem látja a helyzetet, ezért inkább segítséget kér az intézkedési terv elkészítésére.
Fontosnak tartom kiemelni, hogy egy belső ellenőr igenis végezze etikusan és hitelesen a munkáját. Vannak olyan esetek, amikor egyes szakemberek nem így tesznek… én mégis azt mondom, hogy a tiszta munka nemcsak az ellenőr, hanem az első számú vezető érdeke is.
Hiszen maga a belső ellenőr a szervezetért/társaságért van. Az ellenőrzés során feltárja azokat a hibákat, amely a szervezet céljaira, pénzügyeire, létére negatívan hatnak. Mondja, önnek első számú vezetőként nem az a célja, hogy az intézménye megfelelően működjön és ne véreztesse ki sehol se a pénzt, se a hatékonyságot?
Ezt érdemes legalább gondolatban megválaszolni…
Miért én vagyok a legmegfelelőbb belső ellenőr az ön számára?
Ugye önben is felmerült ez a kérdés?
Igen? Ennek örülök. Tudja, miért? Mert valószínűleg fontosnak tartja annyira a cégét, hogy a lehető lejobb ellenőrt válassza.
Azt szoktam mondani, amikor megkérdezik tőlem, hogy miért választottam ezt a szakmát, hogy valójában ő választott engem. Egy véletlennek köszönhetően kerültem kapcsolatba a belső ellenőrzéssel 1992-ben, ám azóta benne ragadtam. Ennek több oka is volt. Az egyik, hogy szeretem a kihívásokat és a változatosságot. Ugyanis nincs két egyforma ellenőrzés, mindig más feladatot kapok. Továbbá szeretek kutatni, megérteni és felfedni a részleteket, valamint kibogozni a szálakat.
Nos, azért, mert óriási tapasztalatom van – minden területen. Voltam gazdasági igazgató részvénytársaságnál, voltam vagyonvédelmi kft.-nek ügyvezetője, dolgoztam továbbá több minisztériumban, például a Honvédelmi Minisztériumban is belső ellenőrként, a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériumában humán vezetőként, az Oktatási és Kulturális Minisztériumban szintén belső ellenőrként, és még sorolhatnám. Még külföldön, a Collegium Hungaricumnak is voltam gazdasági vezetője.
Viszont nem szaporítanám tovább a szót.
A lényeg: én a gyakorlatban csináltam azt, amit most ellenőrzök – HR-es és gazdasági területen egyaránt. Mivel voltam humánvezető és gazdasági igazgató is, így ismerem mind a két oldalt. Tudom, meddig lehet rugalmasan kezelni a szabályokat, és mikor kell véresen komolyan venni.
Évente egy-két alkalommal tartok előadásokat országos rendezvényeken – például voltam már a Wolters Kluwernél, a Belső Ellenőrök Társaságánál és a Magyar Pénzügyi Gazdasági Ellenőrök Egyesületénél – a belső ellenőrzésről vagy a belső kontrollrendszer kiépítéséről, ellenőrzéséről vagy a jogszabályokkal kapcsolatban.
Emellett van még egy fontos dolog, amelyet minden cégvezetőnek tudnia kell a belső ellenőrök munkájáról – ha már épp a megfelelőt keresi.
Az már csak hab a tortán, hogy pontosan és precízen végzem a munkámat, illetve odafigyelek a határidőkre is. Folyamatosan egyeztetek az ellenőrzöttel úgy, hogy a jogszabályon felül én egy plusz egyeztetést is beiktattam a munkafolyamatomba. Így mire hivatalosan el kell küldeni az ellenőrzési jelentéstervezetet, előtte én már leegyeztetem a munkaanyagot.
Amennyiben a lehető legjobb szolgáltatást szeretné kapni, forduljon hozzám bizalommal, és előzzük meg együtt az ÁSZ-által feltárt hiányosságokat.
Hiszen a belső ellenőr nem ellenség, hanem barát…