Úgy érzem, még többet és többet kell beszélnem a belső kontrollrendszer fontosságáról. Ugyanis azt látom, hogy a kiépítésének biztosítása hiába lenne az első számú vezető feladata, sok esetben nem vagy rosszul valósul meg.

Ennek oka, hogy általában háttérbe szorul a fontosabbnak vélt feladatok között…

Holott a belső kontrollrendszer kiépítése számtalan előnyhöz juttatja az intézményt. Arról nem beszélve, hogy meglétét kéri az ÁSZ, a Magyar Államkincstár, a belső ellenőr, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal is (vagy bárki, aki ellenőrzést végez a szervezetnél).

Ezért döntöttem úgy, hogy ebben a cikkemben összefoglalok mindent, amit a belső kontrollrendszerről tudnia kell. Így teljes körű képet kaphat a témában.

Mi a belső kontrollrendszer és milyen előnyei vannak?

Az Államháztartási Szabályozás szerint a belső kontrollrendszer lényege, „hogy a szervezetirányítás elválaszthatatlan eszközeként, magában foglalja mindazon szabályokat, eljárásokat, gyakorlati módszereket és szervezeti struktúrákat, amelyeket arra a célra terveztek, hogy segítséget nyújtson a vezetésnek a céljai eléréséhez.”

Előnyei közé tartozik, hogy a szervezet nyereségesen működjön, ne folyjon el a pénz, hatékonnyá váljon a kommunikáció, megvalósuljon a célkitűzés, időben észrevegyék a hibákat, illetve csökkentsék a számukat. Sőt, a segítségével az is feltárható, mi akadályozza a szervezetet abban, hogy elérje a célját.

A belső kontrollrendszer meglétének további pozitív eredményeiről a „Milyen előnyökhöz juttatja a szervezetet egy belső kontrollrendszer?” című cikkemben írtam. LINK Sőt, ha érdeklik a leggyakrabban jelentkező hibák, akkor olvassa el a „3 gyakori probléma, amely úgyis kiderül a belső ellenőrzés során” című cikkemet is. LINK

Menjünk tovább!

A belső ellenőr és az első számú vezető kapcsolata

Számtalanszor elmondtam már, de a jövőben is fogom ismételni magamat: a belső ellenőr nem ellenség, hanem barát. Az első számú vezető bátran fordulhat hozzá segítségért, ha a belső kontrollrendszer kiépítéséről van szó, hiszen tanácsadó tevékenységet is végez.

De vajon mit várhat el a vezető a belső ellenőrtől? Milyen munkákat végezhet el? Mit jelent a belső ellenőr hitelessége? Ezekre a kérdésekre adom meg a választ a „Meddig tart a belső ellenőr felelőssége? Mit várhat el a vezető?” című bejegyzésemben. LINK

Épp belső ellenőrt keres? Segítek! Két tartalmat is készítettem ebben a témában, amelyekben leírom, hogyan dolgozom és milyen szakmai háttér áll mögöttem. A címük: „Hogyan dolgozom belső ellenőrként?” és a „Miért bízza rám szervezetét, ha belső ellenőrt keres?”.

Még egy fontos téma…

Tévhitek a belső ellenőrökről

Több olyan eset és helyzet áll mögöttem, amelyek folyamatosan vissza-visszatértek a munkáim során. Ezeket egy csokorba gyűjtöttem és meg is osztottam az „5 tévhit a belső ellenőrről – Talán ön is így hiszi!” című bejegyzésemben. LINK

Azért tartom fontosnak, hogy beszéljünk a tévhitekről, mert szeretném egyesével ledöntögetni őket. Íme az az öt, amelyeket a saját tapasztalataim ihlettek. Bővebben róluk a fent említett cikkben olvashat.

1. A belső ellenőr nem csinál semmit.

2. Rá lehet tolni az apró feladatok.

3. Operatív feladatokat is ellát.

4. A belső ellenőr megcsinálja a hiányosságokat.

5. Elkészíti az intézkedési tervet.

A belső kontrollrendszer és területei

A belső kontrollrendszernek összesen 5 eleme van. Ezek a következők: kontrollkörnyezet, integrált kockázatkezelési rendszer, információs és kommunikációs rendszer, kontrolltevékenységek és a nyomonkövetési rendszer, vagyis a monitoring.

Mindegyik elemnek vannak tipikusnak mondható hibái. Ezekről bővebben erre a linkre kattintva olvashat. LINK – EZEK A BELSŐ KONTROLLRENDSZER TIPIKUS HIBÁI Talán néhányat már ön is tapasztalt közülük!

Megvalósulás és eredményesség a célkitűzésben

Ahhoz, hogy egy szervezet hatékonyan működhessen, elengedhetetlen a célkitűzés. Az első számú vezető feladata, hogy az alapító okiratnak megfelelően készítse el a stratégiai tervet, amelyben kitér a haladási irányra és természetesen a célokra is.

Mikor jó a stratégiai terv?

Mi a hatékony célkitűzés alapja?

Mi a különbség a rosszul és a jól megfogalmazott célok között?

Ezeket bővebben „A célkitűzés fontossága egy költségvetési szervnél” című írásomban részletezem. LINK Ismertetem továbbá, hogyan kellene átadni a célokat a munkatársaknak és hogy miért van szükség mutatószámokra a célkitűzésben.

Kockázatkezelés mesterfokon

A célok mellett persze számtalan dolog van még, amiről beszélni érdemes. Kiemelném például a kockázatokat, amelyekről négy cikket is publikáltam már a weboldalon.

„Kockázatkezelési stratégiák és azok használata” LINK

„Hogyan lehet azonosítani a kockázatokat?” LINK

„Ezekre a kockázatokra mindenképp figyeljen!” LINK

„A csúf igazság a kockázatkezelésről” LINK

Mindent a kommunikációról

Beszélni a kommunikációról alapvető és nélkülözhetetlen. Nem véletlenül ez az egyik eleme a belső kontrollrendszernek. Egyetlen szervezet sem képes működni enélkül, hiszen minden megnyilvánulás során információcsere zajlik.

Ha szeretne bővebb tudással rendelkezni a megbízható kommunikációról, amely hozzásegíti szervezetét a hatékony és eredményes működéshez, akkor kattintson IDE [LINK – ALAPVETŐ ÉS ELENGEDHETETLEN: MINDENT A KOMMUNIKÁCIÓRÓL] és olvassa el a cikket.

A leggyakoribb kommunikációs hibák a szervezet belük:

Ezekről részletesen a „Megmutatom a 3 leggyakoribb kommunikációs hibát a szervezetében” című írásomban beszélek. LINK Szintén rendkívül érdekes és elgondolkodtató bejegyzés, ajánlom elolvasásra minden első számú vezetőnek.

Az integritás fejlesztésének fontossága

Ebben a témában három alapvető kérdés tisztázása szükséges. Az egyik, hogy mi egyáltalán az integritás, a másik, hogy miért van rá szükség a belső kontrollrendszer részeként, a harmadik pedig, hogy mi az Állami Számvevőszék szerepe ebben a tekintetben.

Az integritás fogalmát nehéz néhány szóban átadni, ezért javaslom, hogy nézze meg „Az integritás fejlesztése a szervezet belül” című anyagomat, hogy teljes képet kaphasson. Tovább boncolgatom a témát a cikksorozat második részében, amely ERRE A LINKRE kattintva érhető el. LINK – AZ INTEGRITÁS FEJLESZTÉSE A SZERVEZETEN BELŐL II. RÉSZ

Miért fontos egy szervezetben a monitoring?

Ezzel a címmel egy komplett bejegyzés készült az oldalra, ahol részletesen kifejtem a kérdésre adott választ. A monitoring vagyis a nyomonkövetési-rendszer lényege: fel kell mérni az egyes rendszerek eredményességét és teljesítményét. Olvassa el a teljes bejegyzést itt! LINK – MIÉRT FONTOS A SZERVEZETBEN A MONITORING?

És ha már teljesítmény, akkor térjünk ki a teljesítmény-ellenőrzésre is, amelyet a belső ellenőrök végeznek. Van erre egy nagyon jó történetem, amely tökéletesen példázza, hogy mi lehet egy teljesítmény-ellenőrzés hozadéka. Ide kattintva tudja elolvasni. LINK – MIÉRT VAN SZÜKSÉG TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSRE?

Egy kis ízelítő gyanánt elmondom, hogy egy húszmilliós kár történetét mesélem el benne, amely elkerülhető lett volna. Nagyon tanulságos történet, mindenképp javaslom az elolvasását. Így talán ön is megmentheti intézményét egy húszmilliós kártól.

Ebben a bejegyzésben tovább barangolunk az integritás útvesztőjében, hogy még mélyebbre hatolva bővíthesse a tudását.

Az integritás fejlesztése a szervezeten belül I. részét a itt tudja elolvasni.   Mielőtt tovább folytatnánk ezt a témát, és megismernénk:

ismételjük át, amit eddig tudunk a belső kontrollrendszerről és az integritásról.

Hogyan függ össze a belső kontrollrendszer és az integritás?

A belső kontrollrendszer szabályait a Bkr., a részletes gyakorlati útmutatást az Államháztartási belső kontroll standardok és gyakorlati útmutató (ÁBKSGYÚ) tartalmazza. A belső kontrollrendszer egy folyamatrendszer, a szervezet céljainak elérését segíti. Kialakítása, működtetése és fejlesztése a szervezet első számú vezetőjének feladata.

A belső kontrollrendszeren belül beszélhetünk az integritásról, amely a kontrollkörnyezet része. Ahhoz, hogy meg lehessen teremteni az integritást, először a belső kontrollrendszert kell megfelelően kialakítani egy megbízható belső ellenőr segítségével.

Az integritás kialakításában az integritástanácsadók lehetnek a segítségére. Ehhez azonban jól kell ismerniük a szervezetet és annak kontrollrendszerét. Így lehetőségük van átlátni az egész szervezet tevékenységét, a folyamatokat és a kapcsolati rendszereket. A tanácsadó profizmusa azonban mit sem számít, ha a vezetőségnek nincs meg az elkötelezettsége az együttműködésre.

Mit kell még tudni az integritásról?

Az integritást a szervezet és az egyén szintjén is meg kell valósítani; biztosítja a közérdek előtérbe helyezését az egyéni érdekekkel szemben, illetve, hogy a szervezet a rá vonatkozó szabályoknak megfelelően működjön.

A szabálytalanság fogalmát a következőképp határozták meg: valamely létező szabálytól való eltérés, amely lehet törvény, rendelet, utasítás, szabályzat stb. Beszélhetünk korrigálható mulasztásokról, hiányosságokról, szabálysértésekről vagy büntető eljárást kiváltó kockázatokról is.

A szervezet integritásának, vagyis sértetlenségének biztosítása az első számú vezetőnek a feladata. Ezt úgy tudja a leghatékonyabban biztosítani, ha integritásirányítási rendszert vezet be.

Az integritás és az etikai kódex kapcsolata

A szabályozás egyik alapja az etikai kódex, amelyben a közös értékeket rögzítik. A szervezetnek fontos, hogy a munkavállalók ezen értékek mentén végezzék a munkájukat. Amennyiben az intézmény ilyennel nem rendelkezik, akkor úgynevezett általános hivatásetikai kódexeket kell figyelembe venniük, mint a Magyar Kormánytisztviselői Kar Hivatásetikai Kódexe.

Az etikai kódex minden munkatárssal szemben azonos követelményeket kell, hogy támasszon. A vezetők magatartásával kapcsolatos elvárások olykor sajátságosak, hiszen az ő tevékenységük és viselkedésük hatással van, befolyásolja a beosztottak hozzáállását is. Így a vezetőknek magas szintű példamutatást kell tanúsítaniuk – a magánéletben és a munkában is.

Legyen szó saját vagy általános etikai kódexről, mindig az elsőszámú vezető feladata, hogy tájékoztassa a munkatársakat róla. Ráadásul neki kell olyan szervezeti kultúrát kialakítania, amellyel biztosíthatja a kódex betartását.

Az integritás tanácsadó vagy felelős feladata

Az integritás tanácsadó, ahol van, koordinálja az integrált kockázatkezelési rendszer működését. Erről a rendszerről bővebben EBBEN [link] a bejegyzésemben írtam. Ez a tevékenység két részre osztható: technikai és személyorientált koordináció.

A technikai koordináció keretében a tanácsadó információkat kér be, továbbít, megbeszéléseket hív össze, részanyagokat gyűjt össze stb. Ez fontos szerepet tölt be a kockázatkezelési rendszer működésében, segít biztosítani a kockázatok felismerését és kezelését.

Az integrált kockázatkezelési rendszernek és az integritásirányítási rendszernek is alapvetően az a célja, hogy változásokat hozzon a szervezet működését illetően. A technikai koordináció ugyanakkor csak technikai változást képes elérni. Ezért van szükség mellette a személyorientált koordinációra is, amely személyes hatásgyakorlást, a közös értékek és célok megmunkálását jelenti.

Bízza szervezetét egy tapasztalt és sziklaszilárd referenciákkal bíró belső ellenőrre. Forduljon hozzám bizalommal a következő telefonszámon vagy emailcímen: +36209827535, toth.dezso@belsokontrollrendszer.hu

Kulcsszavak: integritás, belső kontrollrendszer, belső ellenőr.

 

Mi az integritás?

Miért van szükség rá a belső kontrollrendszer részeként?

Mi az Állami Számvevőszék szerepe ebben a tekintetben?

Az integritást nehéz fogalmi keretek közé zárni, hiszen pontosan olyan összetett, mint a korrupció. Ahhoz, hogy meg tudjuk határozni, célszerű előbb a morálról és az etikáról váltani néhány szót.

A morál meghatározza a jó és a rossz fogalmát, az etika azt, mely cselekedetek tartoznak bele, az integritás pedig a jó magatartásformák szerinti cselekvést jelenti. Ugyanakkor maga a fogalom a különböző társadalomtudományokban eltérő lehet. Ezért célszerű a szervezeten belül is minden területen definiálni azokat az értékeket, amelyek az adott terület integritását meghatározzák.

Ennek megfelelően az ÁSZ a következő fogalmat használja a szervezeti integritás meghatározására:

„Az „integritás” – egyik gyakran használt jelentése szerint – az elvek, értékek, cselekvések, módszerek, intézkedések konzisztenciáját jelenti, vagyis olyan magatartásmódot, amely a meghatározott értékeknek megfelel.”

Az integritás a szervezetben

Az integritás és a korrupció meghatározható egy mágnes két ellentétes pólusaként is. A korrupció egy nem kívánatos cselekvés, míg az integritás egy jó magatartásforma. Egyfajta ellenállóképeségként is meghatározhatjuk, amely segít megelőzni a rendellenes működést, a helytelen magatartást és az abból eredő károkat.

Vagyis az integritás segít lecsökkenteni a helytelen dolgozói magatartásból származó kockázatokat. Noha csalás és korrupció ritkán fordul elő, pontatlanságok és hiányosságok viszont annál gyakrabban léphetnek fel.

Az integritáskontroll kialakítása

Ahhoz, hogy az adott intézmény növelni tudja az integritásszintjét, ki kell építenie az integritásirányítási rendszerét. Ezen belül meg kell határozni a szervezet értékrendszerét, amelynek kommunikálása is fontos, továbbá létre is kell hozni, illetve működtetni is kell a mindennapi feladatellátás során ezt az értékrendszert. Ebben nyújtanak segítséget a különböző eszközök, mint a szabályzatok, magatartási kódexek, etikai elvek stb. Ezek az integritáskontrollok.

Ebbe a kategóriába tartoznak azok az előírások is, amelyek tartalmazzák a szervezet értékeit és elveit, elősegítik azok megfelelő működését.

Az integritáskontrollok csoportosítása

Az integritáskontrollnak két csoportja van. Az első csoportba tartoznak azok az eszközök, amelyek fő célja a szabályosság, a másodikba pedig azok, amelyek elsősorban az értékek és elvek megnyilvánulását segítik elő.

Az első csoport kiépítésére jogszabályok köteleznek, míg a második csoporthoz nem tartoznak követelések. Bár léteznek olyan intézménytípusok, amelyek esetén kötelező az etikai irányelvek meghatározása.

Mi a különbség az integritás- és a belső kontrollok között?

Mindkettő célja: elérni, hogy a szervezet szabályosan működjön. Ugyanakkor a belső kontrollrendszer egy sokkal tágabb fogalom, amelyben ott az integritáskontroll, mint egyfajta alrendszer, amelynek feladata a dolgozók helyes magatartásának előmozdítása.

De vajon mit értünk helyes magatartás alatt?

Nem egyszerűen az erkölcsösségről van szó, hanem a viselkedésről is. A dolgozónak úgy kellene viselkednie a munkahelyen, ami megfelel a szervezet által kinyilvánított pozitív értékeknek.

Az Állami Számvevőszék, vagyis az ÁSZ szerepe pedig mindebben: elemezni, ellenőrizni és vizsgálni az integritási problémákat.

Milyen minőségben van jelen az integritás az ön szervezetében? Kialakították már a megfelelő integritáskontrollokat?

Referenciák
Copyright © 2021 Minden jog védve
cross