Gyakorlatilag elmondható, hogy minden orvosolandó problémának számít, amit a belső ellenőrzés vagy az ÁSZ felfed. Ugyanakkor van három olyan hiányosság, amely tapasztalataim szerint a legtöbb szervezetnél fennáll.

Ezek közül kettő orvosolásában bármikor a rendelkezésére áll egy tapasztalt szakember, egy megfelelő kompetenciákkal és tudással bíró belsőkontrollrendszer tanácsadó, ám a harmadik ebből a szempontból egy kakukktojás. Ezen ugyanis csak az elsőszámú vezető hozzáállása tud segíteni.

Az ön szervezetén belül melyik nincs rendben a három pont közül?

Ellenőrizze le!

1. Nincs folyamatalapú ellenőrzési nyomvonal

A folyamatalapú ellenőrzési nyomvonal fontosságáról már beszéltem a „4 dolog az ellenőrzési nyomvonalról, amit bár tudott volna az ÁSZ ellenőrzés előtt” című bejegyzésemben is. IDE kattintva tudja elolvasni. [LINK]

Annak ellenére, mennyire nélkülözhetetlen, az egyik legnagyobb probléma a három közül, hogy általában még sincs az intézményekben ilyen. Rengeteg önkormányzati és költségvetési szerv van ma Magyarországon, ugyanakkor úgy gondolom, hogy legalább a 10%-ának hiányzik ez az elem a belső kontrollrendszeréből.

2003-ban vezették be, hogy kötelezően el kell készíteni az ellenőrzési nyomvonalat. Ekkor elvileg mindenki megcsinálta, legalább is a pénzügyi területre vonatkozóan, de szervezeti egység alapon. Például osztályszinten leírták, hogy milyen feladatokat kell megcsinálni, ám ezek nem egyeznek meg a folyamatokkal. Jogszabály szerint az ellenőrzési nyomvonalnak folyamatalapúnak kell lennie.

Ezt azonban sokan nem érti meg…

2. Az integrált kockázatkezelési rendszer problémája

Az integrált kockázatkezelési rendszernek is folyamatalapúnak kell lennie. A folyamatalapú ellenőrzési nyomvonal kiinduló oszlopa megegyezik az integrált kockázatkezelési rendszer kiinduló oszlopával. Hiszen mindkettő a folyamatokat tartalmazza, ezeken alapszik, ezeket kell ellenőrizni.

Így derül ki, melyek azok a kockázatok, amelyek akadályozzák az intézmény célkitűzését és a célok elérését. Ha ez rendben van, utána jön a kockázatkezelés folyamata, vagyis a kockázatok és a negatív következmények mérséklése és kezelése.

3. A belső ellenőr mindent ellenőriz

Régen csak a gazdasági terület tartozott a belső ellenőrzéshez. Akkor úgy hívták a belső ellenőrt, hogy pénzügyi ellenőr. Több mint egy évtizede ez azonban megváltozott, és a belső ellenőr már nemcsak a gazdasági területet ellenőrzi, hanem az intézmény összes tevékenységét.

Sok vezető ezt sem tudta elfogadni. Mindenki azt hiszi, hogy csak a gazdasági területet kell ellenőrizni. Egy egyetemen, ahol korábban dolgoztam, a rektor például nem engedte az oktatási rendszer átvizsgálását.

Sőt, gyakran a céges kommunikációáramlásba sem láthatok bele, mert egyszerűen a vezető nem engedi meg, nem hív meg vezetői értekezletre. Ennek elsősorban az az oka, hogy az ellenőrnek van egy plusz kötelezettsége, amelyet szintén jogszabály ír elő. E szerint, ha talál valami gyanúsat az első számú vezetőnél, mint például a visszaélés, akkor azt jeleznie kell a felettes szervnek.

Ugyanakkor nekem látni kellene, hogy mit csinálnak, miről van szó egy-egy vezetőségi megbeszélésen. Mert, ha az információáramlásból kizárják a belső ellenőrt, ezzel gyakorlatilag ellehetetlenítik a jogszabályszerű munkavégzést.

Az éves ellenőrzés során meg kell csinálnom a kockázatelemzést az összes tevékenységre vonatkozóan. Ha kijön, hogy melyik terület kockázatos, azt ellenőriznem kell. De ha ezt nem engedik meg, akkor kockázatosnak kell ítélnem az adott területet, mert nem rendelkezek a megfelelő információkkal.

Ám az ördögi kör itt még nem zárult be, hiszen ahelyett, hogy segíthetnék az első számú vezetőnek hatékonyabbá tenni az intézményét, nem tudom, mert nem engedi. Ezért említettem korábban, hogy a harmadik problémát egyetlen szakember sem tudja orvosolni, mert a hiba a gondolkodásmódban és a hozzáállásban van.

Miért bízza rám szervezetét, ha belső ellenőrt keres?

Ez az egyik alapvető kérdés, amely egy első számú vezetőt érdekelhet, ha belső ellenőrt keres.

Miért bízza pont rám a munkát?

Miért vagyok én a jó szakember az Ön számára?

Milyen szakmai múlt áll mögöttem, amely biztosítja a hitelességemet?

Azért, hogy megválaszoljam ezeket a kérdéseket, úgy döntöttem, elmesélem a történetemet. Feltárom azt a szakmai utat, amelyet végigjártam a mögöttem álló 25-30 évben. A cikk végére pedig választ kap az összes kérdésére velem és a szakmai megbízhatóságommal kapcsolatban.

A szakmai múltam, amely biztos hitelt ad belső ellenőrként

Valójában ez a pályakezdés a véletlennek volt köszönhető.

Annak idején a Budapest Őrezrednél dolgoztam, mint Üzemanyagszolgálat főnök. Mivel nem jöttem ki túl jól a közvetlen felettesemmel, szerettem volna eljönni onnan. A parancsnokság azonban marasztalni akart; nem engedtek el olyan könnyen.

Megígérték, hogy a közvetlen főnökömet hamarosan magasabb pozícióba helyezik, és akkor minden probléma egy csapásra megoldódik. Igen ám, csakhogy ezt az ígéretet negyedévente megújították, a kinevezés azonban sosem jött el.

Végül nem érdekelt semmi.

Beadtam az áthelyezési kérelmet, hogy az országban mindegy hogy hova helyeznek, csak el innen.

Így lettem először belső ellenőr

Az áthelyezést követően a Magyar Honvédség Vezérkar Pénzügyi Osztályára kerültem. Az új pozíció: belső ellenőr. Ekkor találkoztam először a szakmával. Egy elképesztően jó csapatba helyeztek, ahol négy férfival és három hölggyel dolgozhattam együtt.

A vezérkarhoz közvetlenül tartozó katonai szervezeteket ellenőriztük, mint a Stratégiai Védelmi Kutató Központ, a Katonai Akadémia, Beszerzési Hivatal, stb. Folyamatosan jártuk az országot, ellenőriztük a budapesti alakulatokat, a vidéki társaságokat és a megyei Hadkiegészítő Parancsnokságokat is.

Összesen két évig dolgoztam itt 1992 és 1994 között.

Ekkor azonban már tudtam, hogy ezt a hivatást nekem találták ki. Annyira megszerettem a szakmát, elképzelhetetlennek tűnt, hogy mást csináljak.

Ön érzett már így?

A belső ellenőri pályafutásomnak ez még csak a kezdete volt

Két év után felkértek, hogy menjek át a Honvédelmi Minisztéiumba. Itt a Védelemgazdasági Főosztályom dolgoztam és a HM felügyelete alá tartozó intézmények (pl.: Haditechnikai Intézet) ellenőrzésében részt vettem 1994 és 1996 között. Ezután elmentem egy kisebb vagyonvédelmi kft.-hez, ahol ügyvezető voltam szintén két évig.

Az első évben a cég még nyereségesen működött, ám a második évben már elkezdett csökkeni a bevétel, végül veszteségessé vált. Már olyan megbízásokat is elvállaltunk, amelyeken semmit nem nyertünk, épp ellenkezőleg, veszítettünk, de gondoltuk, referenciának jó lesz. Viszont annyira megszaporodtak a nagy vagyonvédelmi cégek, hogy teljesen tönkretették a kicsiket – így minket is.

Ezután újra visszatértem a belső ellenőri pályára és már rajta is maradtam. Alkalmazottként legutoljára a Dunaújvárosi Egyetemen dolgoztam, pályáztatás útján választottak ki és a kancellár lett a főnököm. Miután ő elment az Egyetemről, hamarosan én is követtem. Ez volt tavaly. Onnantól kezdve a saját vállalkozásomat építem.

Miért érzem testhezállónak a szakmát? És miért jó ez önnek?

Mindig új feladatot kapok.

Nincs két egyforma ellenőrzés és ez nagyon tetszik! Szeretek kutatni, szeretem a részleteket felfedni, kibogozni. Úgy gondolom, az unalmas munkákat nem nekem találták ki. Ezért olyan jó a belső ellenőrzés: sosem unatkozom!

És szeretem a kihívásokat…

Szeretek leásni a probléma mélyére…

A mögöttem álló évek és tapasztalatok alapján a legjobb szakemberek közé sorolom magamat. A szaktudás mellett azonban fontosnak tartom, hogy egy belső ellenőr etikusan, pontosan és élvezettel végezze a munkáját.

Én pontosan ezt teszem!

Munkáim és pályafutásom során számos különös esettel volt már dolgom, amelyek között rengeteg visszatérő is van. Nem véletlen hát, hogy megszületett ez a bejegyzés. Úgy gondoltam, épp itt az ideje összegyűjteni azokat a tévhiteket, amelyeket a belső ellenőrökkel kapcsolatban élnek a köztudatban.

Talán Önnek is ismerős lesz néhány.

Talán Ön is ebben a hitben élt a belső ellenőrökkel kapcsolatban.

Miért kell beszélni a tévhitekről?

Nos, leginkább azért, hogy az első számú vezető és a vezetőség többi tagja is tisztában legyen azzal, mit lehet elvárni egy belső ellenőrtől és mit nem. Miben lehet számítani rá? Mi az, amiben az ő keze is meg van kötve?

Minden itt leírt tévhitet a saját tapasztalataim alapján szedtem össze, ezért jól tudom, mennyivel gördülékenyebbé tudja tenni a munkát, ha előre tisztázzuk ezeket. Megspóroljuk a felesleges köröket, a konfliktusokat és hatékonyabbá tudjuk tenni az együttműködést is.

Az ÉN célom: eredményesebbé tenni az ÖN cégét!

Valójában mindketten egy oldalon állunk, mindketten egy célért harcolunk.

5 tévhit a belső ellenőrről

1. A belső ellenőr nem csinál semmit

Munkám során többször is megkaptam, hogy a belső ellenőr nem csinál semmit és nem is akar dolgozni. Ezzel leginkább akkor találkoztam, amikor a vezetőség tagjai megkerestek különféle munkákkal, nekem pedig vissza kellett utasítanom őket.

Miért?

Két oka is volt. Az egyik, hogy én éves terv alapján dolgozom. A másik pedig, hogy mindössze egyetlen személynek, az első számú vezetőnek tartozom elszámolással.

2. Rá lehet tolni az apró feladatokat

A vezetőség rengeteg apró feladatot próbált rám tolni az évek során, ugyanakkor én nem ezért vagyok a cégnél. Arról nem beszélve, hogy ebben az esetben is él: én az első számú vezetővel dolgozom együtt, nem pedig a vezetőség minden tagjával.

3. Operatív feladatokat is ellát

Nem feltétlenül…

Ha én ellenőrzöm a céget, akkor nem készíthetem el az ellenőrzési nyomvonalat, a kockázatelemzést és a többi operatív feladatot. Ha megcsinálnám, magamat kellene ellenőriznem, ami összeférhetetlen.

Nem lehet.

Nem szabályos.

Persze sok belső ellenőr belemegy és megcsinálja. Én nem…

Volt már összetűzésem egy-két vezetővel emiatt, akik meggyanúsítottak, hogy nem akarok dolgozni. Mondván: nekik nem kell olyan ember, aki nem akar dolgozni. Hozzáteszem: ez nem igaz!

Akarok dolgozni! Szeretem a munkámat, viszont szabálysértésekben nem akarok és nem is fogok résztvenni.

4. A belső ellenőr megcsinálja a hiányosságokat

Nem…

Nem neki kell kiépíteni a kockázatelemzést, az ellenőrzési nyomvonalat, elkészíteni a szabályzatokat stb. Ő mindössze ellenőriz és javaslatokat fogalmaz meg. Annyit tehet, hogy tanácsadással vesz részt a kialakításban, de nem lehet rábízni.

5. Elkészíti az intézkedési tervet

Amit a belső ellenőr a belső ellenőrzés során megállapít, egy intézkedési tervbe kell foglalni. Fel kell vinni a megállapítást, a szakember javaslatát, a feladatot, hozzárendelni egy felelőst és egy határidőt. Ám ezt NEM a belső ellenőr készíti el!

A dokumentumot az első számú vezetővel kell aláíratni, később pedig számot kell adni arról, hogy a feladatokat határidőre elvégezték – vagy sem.

Ebben a bejegyzésben tovább barangolunk az integritás útvesztőjében, hogy még mélyebbre hatolva bővíthesse a tudását.

Az integritás fejlesztése a szervezeten belül I. részét a itt tudja elolvasni.   Mielőtt tovább folytatnánk ezt a témát, és megismernénk:

ismételjük át, amit eddig tudunk a belső kontrollrendszerről és az integritásról.

Hogyan függ össze a belső kontrollrendszer és az integritás?

A belső kontrollrendszer szabályait a Bkr., a részletes gyakorlati útmutatást az Államháztartási belső kontroll standardok és gyakorlati útmutató (ÁBKSGYÚ) tartalmazza. A belső kontrollrendszer egy folyamatrendszer, a szervezet céljainak elérését segíti. Kialakítása, működtetése és fejlesztése a szervezet első számú vezetőjének feladata.

A belső kontrollrendszeren belül beszélhetünk az integritásról, amely a kontrollkörnyezet része. Ahhoz, hogy meg lehessen teremteni az integritást, először a belső kontrollrendszert kell megfelelően kialakítani egy megbízható belső ellenőr segítségével.

Az integritás kialakításában az integritástanácsadók lehetnek a segítségére. Ehhez azonban jól kell ismerniük a szervezetet és annak kontrollrendszerét. Így lehetőségük van átlátni az egész szervezet tevékenységét, a folyamatokat és a kapcsolati rendszereket. A tanácsadó profizmusa azonban mit sem számít, ha a vezetőségnek nincs meg az elkötelezettsége az együttműködésre.

Mit kell még tudni az integritásról?

Az integritást a szervezet és az egyén szintjén is meg kell valósítani; biztosítja a közérdek előtérbe helyezését az egyéni érdekekkel szemben, illetve, hogy a szervezet a rá vonatkozó szabályoknak megfelelően működjön.

A szabálytalanság fogalmát a következőképp határozták meg: valamely létező szabálytól való eltérés, amely lehet törvény, rendelet, utasítás, szabályzat stb. Beszélhetünk korrigálható mulasztásokról, hiányosságokról, szabálysértésekről vagy büntető eljárást kiváltó kockázatokról is.

A szervezet integritásának, vagyis sértetlenségének biztosítása az első számú vezetőnek a feladata. Ezt úgy tudja a leghatékonyabban biztosítani, ha integritásirányítási rendszert vezet be.

Az integritás és az etikai kódex kapcsolata

A szabályozás egyik alapja az etikai kódex, amelyben a közös értékeket rögzítik. A szervezetnek fontos, hogy a munkavállalók ezen értékek mentén végezzék a munkájukat. Amennyiben az intézmény ilyennel nem rendelkezik, akkor úgynevezett általános hivatásetikai kódexeket kell figyelembe venniük, mint a Magyar Kormánytisztviselői Kar Hivatásetikai Kódexe.

Az etikai kódex minden munkatárssal szemben azonos követelményeket kell, hogy támasszon. A vezetők magatartásával kapcsolatos elvárások olykor sajátságosak, hiszen az ő tevékenységük és viselkedésük hatással van, befolyásolja a beosztottak hozzáállását is. Így a vezetőknek magas szintű példamutatást kell tanúsítaniuk – a magánéletben és a munkában is.

Legyen szó saját vagy általános etikai kódexről, mindig az elsőszámú vezető feladata, hogy tájékoztassa a munkatársakat róla. Ráadásul neki kell olyan szervezeti kultúrát kialakítania, amellyel biztosíthatja a kódex betartását.

Az integritás tanácsadó vagy felelős feladata

Az integritás tanácsadó, ahol van, koordinálja az integrált kockázatkezelési rendszer működését. Erről a rendszerről bővebben EBBEN [link] a bejegyzésemben írtam. Ez a tevékenység két részre osztható: technikai és személyorientált koordináció.

A technikai koordináció keretében a tanácsadó információkat kér be, továbbít, megbeszéléseket hív össze, részanyagokat gyűjt össze stb. Ez fontos szerepet tölt be a kockázatkezelési rendszer működésében, segít biztosítani a kockázatok felismerését és kezelését.

Az integrált kockázatkezelési rendszernek és az integritásirányítási rendszernek is alapvetően az a célja, hogy változásokat hozzon a szervezet működését illetően. A technikai koordináció ugyanakkor csak technikai változást képes elérni. Ezért van szükség mellette a személyorientált koordinációra is, amely személyes hatásgyakorlást, a közös értékek és célok megmunkálását jelenti.

Bízza szervezetét egy tapasztalt és sziklaszilárd referenciákkal bíró belső ellenőrre. Forduljon hozzám bizalommal a következő telefonszámon vagy emailcímen: +36209827535, toth.dezso@belsokontrollrendszer.hu

Kulcsszavak: integritás, belső kontrollrendszer, belső ellenőr.

 

Mi az integritás?

Miért van szükség rá a belső kontrollrendszer részeként?

Mi az Állami Számvevőszék szerepe ebben a tekintetben?

Az integritást nehéz fogalmi keretek közé zárni, hiszen pontosan olyan összetett, mint a korrupció. Ahhoz, hogy meg tudjuk határozni, célszerű előbb a morálról és az etikáról váltani néhány szót.

A morál meghatározza a jó és a rossz fogalmát, az etika azt, mely cselekedetek tartoznak bele, az integritás pedig a jó magatartásformák szerinti cselekvést jelenti. Ugyanakkor maga a fogalom a különböző társadalomtudományokban eltérő lehet. Ezért célszerű a szervezeten belül is minden területen definiálni azokat az értékeket, amelyek az adott terület integritását meghatározzák.

Ennek megfelelően az ÁSZ a következő fogalmat használja a szervezeti integritás meghatározására:

„Az „integritás” – egyik gyakran használt jelentése szerint – az elvek, értékek, cselekvések, módszerek, intézkedések konzisztenciáját jelenti, vagyis olyan magatartásmódot, amely a meghatározott értékeknek megfelel.”

Az integritás a szervezetben

Az integritás és a korrupció meghatározható egy mágnes két ellentétes pólusaként is. A korrupció egy nem kívánatos cselekvés, míg az integritás egy jó magatartásforma. Egyfajta ellenállóképeségként is meghatározhatjuk, amely segít megelőzni a rendellenes működést, a helytelen magatartást és az abból eredő károkat.

Vagyis az integritás segít lecsökkenteni a helytelen dolgozói magatartásból származó kockázatokat. Noha csalás és korrupció ritkán fordul elő, pontatlanságok és hiányosságok viszont annál gyakrabban léphetnek fel.

Az integritáskontroll kialakítása

Ahhoz, hogy az adott intézmény növelni tudja az integritásszintjét, ki kell építenie az integritásirányítási rendszerét. Ezen belül meg kell határozni a szervezet értékrendszerét, amelynek kommunikálása is fontos, továbbá létre is kell hozni, illetve működtetni is kell a mindennapi feladatellátás során ezt az értékrendszert. Ebben nyújtanak segítséget a különböző eszközök, mint a szabályzatok, magatartási kódexek, etikai elvek stb. Ezek az integritáskontrollok.

Ebbe a kategóriába tartoznak azok az előírások is, amelyek tartalmazzák a szervezet értékeit és elveit, elősegítik azok megfelelő működését.

Az integritáskontrollok csoportosítása

Az integritáskontrollnak két csoportja van. Az első csoportba tartoznak azok az eszközök, amelyek fő célja a szabályosság, a másodikba pedig azok, amelyek elsősorban az értékek és elvek megnyilvánulását segítik elő.

Az első csoport kiépítésére jogszabályok köteleznek, míg a második csoporthoz nem tartoznak követelések. Bár léteznek olyan intézménytípusok, amelyek esetén kötelező az etikai irányelvek meghatározása.

Mi a különbség az integritás- és a belső kontrollok között?

Mindkettő célja: elérni, hogy a szervezet szabályosan működjön. Ugyanakkor a belső kontrollrendszer egy sokkal tágabb fogalom, amelyben ott az integritáskontroll, mint egyfajta alrendszer, amelynek feladata a dolgozók helyes magatartásának előmozdítása.

De vajon mit értünk helyes magatartás alatt?

Nem egyszerűen az erkölcsösségről van szó, hanem a viselkedésről is. A dolgozónak úgy kellene viselkednie a munkahelyen, ami megfelel a szervezet által kinyilvánított pozitív értékeknek.

Az Állami Számvevőszék, vagyis az ÁSZ szerepe pedig mindebben: elemezni, ellenőrizni és vizsgálni az integritási problémákat.

Milyen minőségben van jelen az integritás az ön szervezetében? Kialakították már a megfelelő integritáskontrollokat?

Ahhoz, hogy a felfüggesztésről beszélni tudjunk, érdemes tisztázni, mi is a költségvetési támogatás. Az Államháztartási Szabályozás szerint:

„A támogatások speciális fajtája, fogalmát az Áht. 1. § 14. pontja határozza meg, amely szerint főszabályként a társadalombiztosítás pénzügyi alapjai kivételével az államháztartás központi alrendszeréből, ellenérték nélkül, pénzben nyújtott juttatásokat tekintjük költségvetési támogatásoknak.”

Az Állami Számvevőszék célja többek között az államháztartáson kívülre nyújtott költségvetési támogatások ellenőrzése. Erre azért van szükség, hogy a különböző szervezetek, pártok és alapítványok átlátható módon és szabályszerűen használják fel a közpénzt.

Lássuk, mikor függesztheti fel az ÁSZ a támogatást, mik lehetnek vagyonmegóvó intézkedések, illetve, hogyan és mennyi időn belül lehet felszámolni a szabálytalanságokat.

A költségvetési támogatás felfüggesztésének kezdeményezése

A pénzforrások államháztartáson kívülre juttatása kockázati tényező. Ezért, ha az adott szervezet nemcsak államháztartási támogatást, de ingyenes vagyonjuttatást is kap, akkor az egész szervezet minden tevékenységét érintve kell elvégezni az ellenőrzést.

Amennyiben az ÁSZ-ellenőrzés során az derül ki, hogy:

akkor az ÁSZ kezdeményezheti a támogatás folyósításának felfüggesztését a kár megelőzése vagy enyhítése érdekében. Ez egyfajta vagyonmegóvó intézkedés.

Az ÁSZ elsősorban a nem állami humánszolgáltatókat, az alapítványokat, az önkormányzatokat, a közalapítványokat, a központi költségvetési fejezetet irányító szerv és a fejezetbe sorolt költségvetési szervek működését, a pártokat és a pártalapítványokat ellenőrzi rendszeresen. Emellett az államháztartásból származó források felhasználása miatt a központi költségvetésből gazdálkodó szervezeteket is, valamint a nemzeti vagyon kezelése érdekében az állami tulajdonban lévő önkormányzatokat, intézményeket stb.

Mi lehet vagyonmegóvó intézkedés?

A vagyonmegóvó intézkedés számos formában testet ölthet: felfüggeszthetik az államháztartás valamelyik alrendszeréből nyújtott támogatást, illetve a személyi jövedelemadó 1%-ából érkező részesedést, szankció lehet továbbá az előirányzat vagy az államháztartási vagyonelemek zárolása.

Ez utóbbit leginkább bűncselekmény gyanúja esetén szokták alkalmazni. Ezekben az esetekben az ÁSZ elnöke az illetékes hatóságokhoz fordul, akik kötelesek megtenni a szükséges intézkedéseket. Erről 15 napon belül értesíteniük kell az ÁSZ-t.

Fontos! Ha a szerv teljesíti a közreműködési kötelezettségét, akkor felfüggeszthetik a vagyonmegóvó intézkedést. Ez azt jelenti: ha megszünteti a szabálytalanságot, újraindíthatják a támogatás folyósítását. Ilyenkor az ÁSZ értesíti az intézkedést érintő hatóságot.

A szabálytalanságok felszámolása

Ha az ÁSZ a vizsgálat során valamilyen szabálytalanságot tapasztal, levélben szólítja fel az intézményeket azok megszüntetésére. Ha az első számú vezető 15 napon belül nem tájékoztatja a hivatalt a szabálytalanságok feloldásáról, akkor a vagyonmegóvó intézkedések továbbra is fennállnak.

2018. áprilisában az ÁSZ például azt jelentette be, hogy szabálytalanság miatt három önkormányzattól is megvonja a támogatást. Mivel ezek közül az egyik érintett, a kiscsécsi önkormányzat, a megadott határidőn belül eleget tett a közreműködési kötelezettségének, a szankciók fennállására már nem volt szükség.

Látható, hogy amennyiben az első számú vezető eleget tesz az ÁSZ felszólításának, újra érvénybe lép a támogatás.

Belső ellenőrként a belső kontrollrendszerek átvizsgálása során számos olyan tipikus hibával találkoztam már, amelyek időről időre felütik a fejüket a szervezeteknél. Ezekkel elsősorban két probléma van.

1. Ha jön egy ÁSZ vagy egyéb ellenőrzés, ők rögtön kiszúrják a hibákat.

2. Ezek közül sok orvoslása nemcsak az ellenőrzések, hanem a hatékonyság miatt is fontos.

Hiszen egyes hibák akadályozhatják a célok elérését, kivéreztethetik a hatékonyságot, negatív hatással lehetnek az eredményességre és még sorolhatnám. Következtetésképp: az első számú vezetőnek is érdeke, hogy a szerven belül fellépő problémákat minél hamarabb orvosolják.

Segítségképp összegyűjtöttem ezeket a hibákat a belső kontrollrendszer elemei alapján. Ez már önmagában is hasznos lesz, ám a legjobb, ha felkér egy szakembert annak érdekében, hogy a szervezete tényleg a lehető legmegfelelőbben működjön – akár a szabályokat, akár a célokat nézzük.

A belső kontrollrendszer tipikus hibái, amelyeket a belső ellenőrzések során tapasztaltam

Ismétlésképp: a belső kontrollrendszer elemei.

A kontrollkörnyezet általános hibái

Nem tervezik meg, nem alakítják ki a stratégiai vagy az operatív célokat, amely első sorban a felső vezetés feladata lenne. Továbbá a felügyeleti szerv nem ellenőrzi, nem hagyja jóvá a Szervezeti és Működési Szabályzatot (SzMSz). Vagy: az SzMSz nem az épp aktuális szervezeti felépítést tartalmazza.

A belső szabályzatok esetén probléma szokott lenni, hogy hiányzik valamilyen szabályzat, nincs kialakítva a megfelelő indikátorrendszer a gazdaságosságra, a hatékonyságra és az eredményességre. Pedig ahhoz, hogy a költségvetési szerv vezetése folyamatosan nyomon tudja követni a célkitűzések megvalósulását, szüksége van a megfelelő mutatószámokra, vagy más néven indikátorokra. Ezek használatával tudják mérni a teljesítés alakulását.

Szintén a kontrollkörnyezeten belül említhetjük, hogy a munkaköri leírások nem határozzák meg pontosan a felelősségi köröket és a feladatokat. Az is lehet, hogy nem áll rendelkezésre a megfelelő emberi vagy tárgyi erőforrás, a hiányzó munkaköröket pályáztatás nélkül töltik be, a vezetői megbízásokat is pályázatok nélkül adják, illetve, hogy a teljesítményértékelés nem valósul meg. Hiba lehet még, hogy az ellenőrzési nyomvonal nem naprakész vagy nem folyamatalapú, továbbá, hogy nincs Etikai Kódex.

Az integrált kockázatkezelési rendszer általános hibái

Alapvető probléma, hogy sok szervezetnél nem szabályozzák az integrált kockázatkezelési rendszert, illetve a koordinálására sem jelölik ki a felelőst. Gond továbbá, hogy nem valósul meg a kockázatok összegyűjtése, így a szerv képtelen felkészülni az esetleges vészhelyzetekre.

A kockázatok elemzése és értékelése is magában hordozza a hibákat: nem megfelelőek a skálák, az Excel-táblázatokban is fordulnak elő mulasztások. A kezelés során pedig az is előfordulhat, hogy nem a kockázati tűréshatár felett lévő kockázatokra helyezik a hangsúlyt.

A már kialakított kockázatkezelési rendszer sincs kőbe vésve, hiszen ezt is rendszeresen felül kell vizsgálni – ami általában szintén elmarad.

Az információs és kommunikációs rendszer általános hibái

Az egyik ilyen, hogy a vezetés nem kap pontos és naprakész információkat, vagy már alapból ki sem alakítják a Vezetői Információs Rendszert. Elmaradhat továbbá a szabályozás, nem készítenek emlékeztetőket a megbeszélésekről, értekezletekről, így a munkatársakhoz sem jutnak el a szükséges információk.

Hiba lehet, hogy a Levéltár nem hagyja jóvá az Iratkezelési Szabályzatot, továbbá az is, hogy az iratok nem kerülnek be az iktatási rendszerbe vagy hogy nem tartják be az ügyintézések határidejét.

A kontrolltevékenységek általános hibái

Például, ha a jóváhagyásokat nem az arra jogosult személyek írják alá, ha nem valósulnak meg a vezetői ellenőrzések. Fontos lenne továbbá, hogy szétválasszák a feladatköröket, így különítve el a teljesítést és az ellenőrzést, de legtöbbször ez sem valósul meg.

Szintén gyakran előfordul, hogy ha egy alkalmazott kilép, akkor nem adják át a munkaköri feladatokat, felelősségeket. Így megeshet, hogy bizonyos feladatokat nem végeznek el.

A nyomonkövetési rendszer általános hibái

Elmarad a mutatószámok ellenőrzése, a belső kontrollrendszer éves felülvizsgálata és az intézkedési tervekben szereplő feladatok elvégzése is. És amit szintén gyakran tapasztalok: nincs belső ellenőr. Vagy ha netán mégis van, akkor megfélemlítik.

Holott a belső ellenőr azért van a szervezetnél, hogy meglássa és megoldja azokat a hibákat, amelyek akadályozzák a célok elérését. Vagyis: valójában a belső ellenőr az első számú vezető barátja, nem pedig az ellensége. Sok helyen mégis így kezelik… Alapvetően ez az a gondolkodás, amelyet mindenképp meg kell változtatni ahhoz, hogy egy virágzó költségvetési szervet tudjunk „építeni”.

 

A mai cikkben a belső kontrollrendszer egy újabb eleméről lesz szó: a monitoringról, vagyis a nyomonkövetési-rendszerről. Ezért került ez is az alappillérek közé, mert a belső kontrollrendszereket folyamatosan nyomon kell követni. Pontosabban: fel kell mérni az egyes rendszerek eredményességét és teljesítményét az adott időintervallumban.

Most pedig menjünk mélyebbre a témában!

Mit jelent a nyomonkövetés vagy monitoring?

Ez egy dinamikus folyamat, amely figyeli és értékeli a szervezet céljait, adottságait, a belső kontrollrendszer elemeit és a külső, valamint belső változásokat. Általában ezekhez igyekeznek alkalmazkodni.

A monitoringrendszerek felépítése eltérő lehet, ám a Nemzetgazdasági Minisztérium útmutatója szerint az alábbiakban megegyeznek:

Köztudott, hogy az elsőszámú vezetőnek minden évben értékelnie kell a szervezet belső kontrollrendszerének működését. Ezt akkor tudja megtenni, ha a monitoringrendszer is rendben van.

A monitoringrendszer két fajtája

Alapvetően két vizsgálati területet különböztetünk meg egymástól. Az egyik a szervezeti teljesítmény, a másik pedig magának a belső kontrollrendszernek a monitoringja, vagyis ellenőrzése.

Az első esetben a vizsgálat a stratégiai célokhoz és azok teljesüléséhez kapcsolható. Ennek során a mérhető és mutatószámokban kifejezett outputokat figyeli és értékeli. Az utóbbi pedig a kontrollrendszer elemeinek a folyamatos figyelése annak érdekében, hogy a vezetőknek bizonyosságot adjon róla, hogy a belső kontrollrendszer hatékonyan és eredményesen működik.

Összességében a monitoringrendszer célja, hogy pontos és megbízható információkkal segítse a vezetést, hogy feltárja a belső kontrollrendszer hiányosságait, problémáit, illetve mérni tudja a rendszer működésének hatékonyságát.

Mi a monitoringrendszer alapja?

Elengedhetetlen, hogy a szervezeti kultúra támogassa a monitoringot. A vezetők hozzáállása is fontos. Tudatosítani kell a belső kontrollrendszer és a monitoring meglétének és működésének jelentőségét.

Hiszen ahogy a belső kontrollrendszer, úgy a monitoring kialakítása, felügyelete és működtetése is a vezetői szint felelőssége. Az elsőszámú vezető kérhet szakmai segítséget a belső ellenőrtől, aki azonban mindössze tanácsadóként lehet jelen, tehát nincs joga döntést hozni.

A monitoringrendszer minden esetben folyamatalapú, elengedhetetlen hozzá a belső kontrollrendszer megléte, és figyelembe kell vennie az azonosított kockázatokat és a válaszlépéseket. Továbbá fontos meghatározni azokat a kulcskontrollokat, amikre a monitoringnak fókuszálnia kell. Sőt, emellett számos kérdés van még, amelyre a vezetőségnek meg kell találnia a választ ebben a kérdésben.

A monitoringrendszer kialakítása összetett folyamat, ugyanakkor elengedhetetlen a minőségi működés. Ezért ajánlott egy képzett szakemberhez fordulnia, aki javaslataival és tanácsaival segítséget nyújthat a munkában.

Mit jelent a hatékonyság a monitoring esetén?

Ha már a szervezet rendelkezik a kontrollkörnyezet részeként kialakított indikátorrendszerrel, akkor nagyon lényeges, hogy az indikátorok megvalósulása folyamatosan figyelve, értékelve és felülvizsgálva legyenek. Ennek következménye, hogy ha az adott indikátor a meghatározott értéktől eltér, akkor intézkedni lehet az ok/ok mérséklésére, megszüntetésére.

Tekintettel arra, hogy az első számú vezetőnek évente nyilatkoznia szükséges a belső kontrollrendszerről, célszerű a nyilatkozat alátámasztásához az alsóbb szintű vezetőket is a nyilatkozat pontjairól beszámoltatni. Ma már az ÁSZ is ellenőrzi a nyilatkozatok valóság tartalmát és sok esetben leírásra kerül, hogy a nyilatkozat tartalma nem valós és e miatt az ÁSZ hívott már be vezetőt is jegyzőkönyv felvételére. Ennek elkerülésére az önértékeléstől hasznosabb lehet évente a külső értékelő bevonása.

Ide tartozik még a belső és külső ellenőrzések által feltárt hibák kijavítására készített intézkedési tervek megvalósulásának figyelemmel kísérése is, amelyről szintén évente be kell számolni.

Segítségre van szüksége a monitoringrendszer kialakításához? Netán átnézetné már meglévő nyomonkövetési-rendszerét? Külső értékelésre van szüksége?

A kommunikáció legismertebb meghatározása: információscsere valamilyen közös jelrendszer segítségével. Az általános iskolában megtanultuk, hogy minden élőlény kommunikál és hogy ez a mindennapjaink része. Most pedig arról fogunk beszélni, hogyan zajlik a kommunikáció, az információcsere egy költségvetési szerven belül.

Az információ és kommunikáció a belső kontrollrendszer egyik eleme az öt közül. Ismétlésképp nézzük meg, melyik a többi: monitoring, kontrolltevékenységek, kockázatfelmérés és kontrollkörnyezet.

Az információ és a kommunikáció nélkülözhetetlen eleme a költségvetési szervnek, alapvető a kontrollrendszer megfelelő működéséhez. Vagyis: egyetlen szervezet sem képes létezni enélkül. Tudniillik az információs rendszerek olyan jelentéseket állítanak elő, amelyek segítik a szervezet működését és irányítását.

Emellett ott van még a hatékony kommunikáció, amelynek a szervezet minden szintjén (alulról felfelé, fentről lefelé és keresztirányban) működnie kell. Hiszen, ha egy munkatárs nem kap világos üzenetet arról, hogy mi a szerepe a szerven belül, mit várnak el tőle, akkor hogyan dolgozhatna eredményesen?

A kommunikáció fajtái

A kommunikáció kétféle lehet: belső és külső. Ahogy a neve is mutatja, az egyik a szervezeten belüli, a másik a szervezeten kívüli kommunikációt jelenti.

Az előbbi: munkatársak egymás közötti, főnök és beosztottak közötti, tulajdonosok és vezetők közötti stb. kapcsolattartás. Az utóbbi pedig: a szervezetek egymás között, az ügyfelek, szállítók, hatóságok kommunikációja.

Az információs és kommunikációs rendszer felelős:

Elengedhetetlen továbbá, hogy az információk a lehető leghamarabb eljussanak a szerv szükséges szintjeire, majd a megfelelő formában intézzék a nyilvántartásukba vételüket. Erről a szerv vezetésének kell gondoskodnia.

A jó információ: mindig tartalmas, de lényegletörő, időszerű, releváns, vagyis kapcsolódik az adott munkakör ellátásához, pontos, hiszen, ha téves adatokat tartalmaz, az rossz döntéseket idézhet elő, lényegretörő és közérthető.

Hiszen a döntéshozatalhoz, a tervezéshez és a célok eléréséhez van szükség ezekre az információkra. Érthető tehát, hogy miért kell ennyire szigorúan venni ezt is – mint a kontrollrendszer többi elemét.

A vertikális és a horizontális információáramlás

Az információáramlás kétféle lehet: vertikális és horizontális. Ez utóbbi a rendszert alkotó, egymásra hatással lévő folyamatok kapcsolódási pontjaira beépített kontrollok működéséhez szükséges információk adását és vételét jelenti.

A vertikális információáramlás hierarchikus: az egymásra épülő részfolyamatokhoz az adott területen szükséges, pontos, minőségi és zavarmentes kommunikáció biztosítását jelenti. Fontos, hogy az alulról lefelé és lentről fölfelé áramló információk eljussanak a megfelelő szintekre és megtörténjen a visszacsatolás.

Hogyan lesz megbízható az információáramlás?

A megfelelő kommunikációs eszközökkel kell biztosítani a megbízhatóságot – mind horizontális, mind vertikálisan. Ezek meglétéről szintén a vezetésnek kell gondoskodnia.

Néhány példa a kommunikációs eszközökről: intranet, belső levelező listák, körlevelek, belső szabályzatok, folyamatleírások, értekezletek, ünnepségek, közös mappák, dokumentációk kialakítása, előadások, konzultációk, képzések és oktatások, hírlevelek, használati útmutatók, leírások stb.

Meg kell határozni továbbá a szervezetbe érkező információk útját is, ezért célszerű az információáramlás módját folyamatleírásokban, ellenőrzési nyomvonalakban meghatározni.

Az ellenőrzési nyomvonalak gyakorlatilag a tevékenységek egymás utáni felsorolásával tartalmazzák a kommunikáció áramlását is. Azonban fontos, hogy az előrevívő kommunikáció mellett ne jelenjen meg bomlasztó és problémákat generáló kommunikáció, vagy ha megjelenik akkor szükség van azonnal helyreigazító kommunikációra.

Fontos szerepe van az informális és az érdekképviseleti kommunikációnak is. Általánosan elmondható, hogy minél szegényebb a hivatalos kommunikáció, annál több az informális kommunikáció és még az is előfordulhat, hogy a vezető kirekesztődik a nem hivatalos kommunikációból.

Bármilyen úton és módon zajlik is az információáramlás, a bizalmas jellegűekkel mindig külön kell foglalkozni – nehogy illetéktelen személyekhez kerüljenek a szervezeten belül vagy kívül.

Úgy gondolja, ideje ráncba szedni az információs és kommunikációs rendszert a szervezetén belül?

Módosították a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló 2009. évi CXXII. törvényt a 2019. évi LXVI. törvény 69-70. §-ai. A 70. § már 2019. július 10-től hatályos, ám a 69. § csak 2020. január 1-től lép érvénybe.

Ezen bejegyzés segít felkészülni a törvényváltozásra és megérteni a jogszabályi előírásokat.

A köztulajdonban álló gazdasági társaságokat érintő 69. § tartalma

Ahogy a jogszabályban áll:

„Azon köztulajdonban álló gazdasági társaság – a Magyar Nemzeti Bank, a hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló törvény, valamint a biztosítási tevékenységről szóló törvény hatálya alá tartozó köztulajdonban álló gazdasági társaság kivételével –, amely esetében a tárgyévet megelőző két üzleti évben a mérlegforduló napján a következő három mutatóérték közül legalább kettő a társaság elfogadott (egyszerűsített) éves beszámolója, vagy – amennyiben konszolidált éves beszámolót is készít – a konszolidált éves beszámolója alapján meghaladja az alábbi határértéket:

a) a mérlegfőösszeg a 600 millió forintot,

b) az éves nettó árbevétel az 1 200 millió forintot,

c) az átlagosan foglalkoztatottak száma a 100 főt,

az e §-ban meghatározottak szerint belső kontrollrendszert működtet.”

Vagyis az elsőszámú vezető feladata és felelőssége egy olyan belső kontrollrendszer kiépítése és működtetése, amely:

Emellett az első számú vezetőnek gondoskodnia kell a belső ellenőrzési funkció kialakításáról és működtetéséről is. Fontos továbbá, hogy köztulajdonban álló gazdasági társaságnál csak az a belső ellenőr végezhet ellenőrzést, aki szerepel az államháztartásért felelős miniszter által vezetett nyilvántartásban.

A költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenység folytatására jogosult személyek névjegyzéke a https://allamhaztartas.kormany.hu/nevjegyzek helyen, betűrendben megjelenő dokumentumokban megtalálható! Például a t-zs belső ellenőrök_2019augusztus dokumentumban

Regisztrációs szám Név Telefon Elektronikus elérhetőség Regisztráció dátuma
5113195 Tóth Dezső 0620/982-7535 toth.dezso@gmail.com 2010.01.27

A belső kontrollrendszerre vonatkozó részletszabályokat a kormány egy külön rendeletben fogja megállapítani a 2009. évi CXXII. törvény 11. §-a alapján.

A köztulajdonban álló gazdasági társaságokat érintő 70. § tartalma

Ennek alapján kap a kormány felhatalmazást arra, hogy külön rendeletben állapítsa meg a belső kontrollrendszerre vonatkozó részletszabályokat a köztulajdonban álló gazdasági társaságoknál. Felhatalmazást kap továbbá az államháztartásért felelős miniszter, hogy rendeletben állapítsa meg a belső ellenőrzési tevékenységhez kapcsolódó elvárásokat és szabályokat.

A Belső Ellenőrök Magyarországi Közhasznú Szervezete szerint a törvényváltozás hozzájárulhat a társaságok vagyongazdálkodásának ellenőrzött biztosításához, ezért szintén kötelezővé tennék a belső ellenőrzési funkció kialakítását.

Ez a független belső ellenőrzési funkció ugyanis a belső kontrollrendszer felett működő ellenőrzési, vagyis monitoringrendszer egyik fontos eleme. A Bkr. 2. § b) pontja alapján a belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje, az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási és belső kontrollrendszerének hatékonyságát.

Az Áht. 70. § (2) bekezdése alapján a belső ellenőr bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenysége keretében a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, a tervezést, gazdálkodást, és a közfeladatok ellátását vizsgálva megállapításokat és javaslatokat fogalmaz meg a költségvetési szerv vezetője részére. A belső ellenőr ezenkívül más tevékenységbe nem vonható be.

Egy megfelelő belső kontrollrendszer kiépítésével ráadásul jobban érvényesülhet a gazdaságosság, az eredményesség és a hatékonyság a köztulajdonban álló gazdasági társaságoknál is. A belső ellenőrök alkalmazása pedig erősítené a vállalatok irányítási rendszerét.

Segítségre van szüksége a jogszabályi változások és azok követelményét illetően? Netán a belső kontrollrendszer vagy a belső ellenőrzési funkció kialakítását tervezi?

Referenciák
Copyright © 2024 Minden jog védve
Top cross